Pubblicata dall'AdE la guida operativa per il collegamento POS-RT

L’Agenzia delle Entrate ha rilasciato la nuova guida operativa dedicata alle modalità tecniche di collegamento tra i sistemi di pagamento (POS) e i Registratori Telematici (RT).

Questo documento rappresenta un tassello fondamentale per la corretta gestione dei flussi fiscali, chiarendo i passaggi necessari per garantire il collegamento logico richiesto dalle Specifiche Tecniche pubblicate il 31 ottobre 2025 dall’Agenzia delle Entrate.

Cosa contiene la guida in breve:

• Specifiche tecniche per la sincronizzazione dei dati tra terminali di pagamento e moduli fiscali.
• Procedure operative per l'attivazione e la manutenzione dei collegamenti.
• Chiarimenti sui ruoli dei soggetti coinvolti nella trasmissione dei dati.

La guida chiarisce in cosa consiste il collegamento tra terminale POS e registratore telematico, fornendo indicazioni operative sia per gli esercenti che certificano i corrispettivi tramite RT sia per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale online”. Viene inoltre specificato che il collegamento può essere configurato in modalità multipla: un singolo POS, fisico o virtuale, può essere associato a più RT oppure, viceversa, più POS possono essere collegati a un unico RT.

Le scadenze operative

Il calendario è già definito e le scadenze sono ravvicinate. La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata a partire dai primi giorni di marzo 2026 e riguarderà i terminali POS attivi nel mese di gennaio 2026. Successivamente, l'aggiornamento sarà richiesto solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni.

Per i terminali attivati dopo gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto giorno e l'ultimo giorno del secondo mese successivo all'attivazione; gli stessi termini si applicano in caso di modifiche o dismissioni. Abbiamo realizzato un webinar sul topic, lo trovi qui.

Collegamento POS e RT: chi non deve provvedere

La guida chiarisce con precisione quali operatori e quali tipologie di corrispettivi restano fuori dall'obbligo di collegamento. Non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), quelli relativi alla cessione di carburante e quelli derivanti da operazioni di ricarica di veicoli elettrici. Questi ultimi esclusi anche quando il pagamento avviene in modalità elettronica.

Più in generale, sono esonerati tutti i corrispettivi per cui la legge già prevede l'esonero dall'obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica. Rientrano in questa categoria, a titolo di esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio e le vendite a distanza, anch'esse escluse indipendentemente dalla modalità di incasso. Il criterio dirimente, quindi, non è il mezzo di pagamento utilizzato, bensì la natura fiscale dell'operazione sottostante.

Attenzione al caso misto. L'esonero non si applica in modo automatico quando uno stesso POS viene utilizzato per incassare sia corrispettivi soggetti all'obbligo di certificazione tramite RT o "Documento Commerciale online", sia corrispettivi esonerali. In questo scenario, l'Agenzia delle Entrate precisa che l'esercente è comunque tenuto a registrare il collegamento. L'obbligo, in altre parole, segue il terminale: se il POS transita anche una sola categoria di corrispettivi soggetti a obbligo, il collegamento va dichiarato per intero.

Gestione operativa: deleghe, intermediari e inserimento manuale

La guida fornisce indicazioni utili anche sul piano pratico. È possibile delegare l'adempimento a intermediari abilitati, come commercialisti o consulenti fiscali, con una eccezione importante: chi utilizza la procedura "Documento Commerciale online" deve eseguire la registrazione del collegamento in prima persona, senza possibilità di delega.

Un'ulteriore indicazione riguarda i terminali non ancora censiti in procedura: in questi casi è consentito inserire il terminlae POS manualmente, indicando anche il numero di contratto di convenzionamento con l'operatore finanziario di riferimento.

Nel complesso, il nuovo obbligo si inserisce in un quadro di progressiva digitalizzazione e tracciabilità dei corrispettivi. Per gli operatori, inclusi i pubblici esercizi, questo si traduce nella necessità di verificare con attenzione le proprie modalità di incasso e la configurazione degli strumenti di pagamento, tenendo conto delle specificità dell'attività svolta e degli eventuali casi di esonero applicabili.

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