Che cos'è una fattura elettronica? Un'introduzione in parole semplici
Un ufficio amministrativo può inviare una fattura come PDF, come immagine scansionata o come testo incollato in un'e-mail e definire ragionevolmente il processo «elettronico». Secondo il diritto dell'UE, nessuna di queste opzioni è una fattura elettronica.
La distinzione non è estetica: decide se un'azienda rispetta i propri obblighi di fatturazione elettronica in Germania, Italia, Spagna e in ogni altro mercato dell'UE che introduce l'obbligo di fatturazione strutturata, oppure se sta ancora inviando carta digitale che viaggia su internet anziché per posta.
In breve
- Una fattura elettronica è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato di dati strutturato che consente l'elaborazione automatica ed elettronica, come definito dalla Direttiva UE 2014/55/UE.
- Un PDF, una fattura scansionata o una fattura nel corpo di un'e-mail è digitale, ma nessuna di queste è strutturata, quindi nessuna si qualifica come fattura elettronica.
- La norma europea EN 16931 definisce questa struttura e supporta due sintassi XML: UBL e CII.
- Una fattura elettronica strutturata attraversa creazione, validazione, trasmissione in rete e registrazione automatica, senza alcun passaggio in cui una persona ridigiti i dati.
- La fatturazione elettronica B2G è obbligatoria in tutta l'UE dalla Direttiva 2014/55/UE, sebbene gli Stati membri avessero tempo fino al 2019 (amministrazione centrale) e al 2020 (enti sub-centrali) per attuare concretamente la capacità di ricezione; gli obblighi B2B vengono introdotti paese per paese, in vista del requisito ViDA a livello UE per gli scambi intracomunitari da luglio 2030.
Che cos'è esattamente una fattura elettronica?
Una fattura elettronica è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato di dati elettronico strutturato che un sistema informatico può leggere ed elaborare senza che una persona apra il file e reinserisca i dati. La definizione giuridica proviene dalla Direttiva 2014/55/UE: una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato strutturato che consente l'elaborazione automatica ed elettronica.
Quest'ultima espressione racchiude l'intera definizione. In una fattura elettronica strutturata, il numero della fattura, gli identificativi di acquirente e venditore, le righe di dettaglio e gli importi delle imposte si trovano tutti in uno schema fisso e leggibile dalla macchina. Un sistema di contabilità o ERP la importa direttamente nella contabilità fornitori, senza che alcun dipendente ridigiti un solo campo.
Cosa rende una fattura strutturata anziché semplicemente digitale?
Una fattura strutturata separa i dati dal loro aspetto, collocando ogni campo in una posizione definita che un sistema può leggere, invece di disporli come testo destinato alla lettura di una persona.
Una fattura cartacea unisce tre elementi che la maggior parte delle persone non pensa mai di separare: i dati, un layout visivo per leggerli e un oggetto fisico da consegnare. Scansionare la carta, esportarla come PDF o incollarla in un'e-mail elimina la consegna fisica ma mantiene gli altri due problemi, perché qualcuno deve comunque guardare il layout e digitare i numeri nel sistema successivo.
Una fattura elettronica strutturata abbandona completamente il livello visivo come fonte di verità. Una rappresentazione leggibile dall'uomo può comunque esistere per chi desidera consultarla, così come ZUGFeRD e Factur-X ne incorporano una, ma quella rappresentazione è un sottoprodotto. La fattura sono i dati.
In che modo una fattura elettronica è diversa da un PDF o da una fattura scansionata?
Una fattura PDF e una vera fattura elettronica possono descrivere la stessa transazione ed essere comunque documenti giuridicamente diversi, perché la differenza sta nel fatto che a leggere sia un computer o una persona.
| Tipo di fattura | Formato dei dati | Richiede lettura manuale | Struttura leggibile dalla macchina | Soddisfa gli obblighi UE di fatturazione elettronica |
|---|---|---|---|---|
| Fattura cartacea | Testo stampato | Sì | No | No |
| Fattura PDF o scansionata | Immagine digitale o testo non strutturato | Sì | No | No |
| Fattura via e-mail o web (HTML) | Testo digitale non strutturato | Sì | No | No |
| Fattura elettronica strutturata (XML UBL o CII) | XML strutturato | No | Sì | Sì, se conforme a EN 16931 o a un CIUS nazionale |
Il blocco eInvoicing della Commissione europea è esplicito nel precisare che le fatture elettroniche non sono file PDF o Word, immagini di una fattura, fatture HTML non strutturate o l'output OCR di una fattura cartacea scansionata, per quanto digitale possa apparire il canale di consegna.
Cosa significa davvero «emessa, trasmessa e ricevuta in formato strutturato»?
La definizione della Direttiva 2014/55/UE indica tre passaggi distinti, e una fattura deve superarli tutti e tre per contare.
Emessa in formato strutturato significa che il sistema del venditore genera la fattura direttamente nello schema richiesto, non come un PDF convertito in seguito. Ogni campo obbligatorio — numero della fattura, data di emissione, identificativi delle parti, righe di dettaglio, dettaglio dell'IVA — deve essere presente dal momento in cui il documento esiste.
Trasmessa in formato strutturato significa che il file passa dal venditore all'acquirente senza perdere quella struttura lungo il percorso. Un file XML strutturato può tecnicamente viaggiare come allegato e-mail, ma la maggior parte degli obblighi nazionali lo instrada su una rete definita, come Peppol, così che il lato ricevente possa validare il messaggio prima che raggiunga l'acquirente.
Ricevuta in formato strutturato significa che il sistema dell'acquirente acquisisce gli stessi dati strutturati inviati dal venditore, intatti, e può operarvi senza un passaggio di conversione. La norma europea sulla fatturazione elettronica inquadra tutto ciò come un modello di conformità a tre livelli: il documento della fattura deve seguire il modello CORE o un CIUS nazionale, il sistema di invio deve essere in grado di creare tali fatture e il sistema di ricezione deve accettare ed elaborare ogni fattura conforme senza rifiutare campi facoltativi validi.
Se si struttura correttamente la fattura e poi la si invia come PDF via e-mail, oppure si invia un vero file XML che il sistema dell'acquirente non riesce ad acquisire, lo scambio non supera uno dei tre passaggi, per quanto digitale possa sembrare dall'esterno.
Quali formati utilizzano le fatture elettroniche strutturate?
La maggior parte delle fatture elettroniche strutturate in Europa si basa su EN 16931, il modello semantico dei dati pubblicato dal Comitato europeo di normazione (CEN) su richiesta della Commissione europea. EN 16931 definisce quali informazioni una fattura deve contenere, non un singolo formato di file; due sintassi trasportano tali dati.
| Sintassi | Elemento radice / contenitore | Uso comune |
|---|---|---|
| UBL 2.1 | <Invoice> per le fatture, <CreditNote> per le note di credito | Peppol BIS Billing 3.0 e diversi altri profili CIUS nazionali dell'UE |
| UN/CEFACT CII | Cross Industry Invoice XML | La variante CII della XRechnung tedesca e il formato ibrido ZUGFeRD/Factur-X |
Chi invia non sempre può scegliere liberamente tra le due. Sulla rete Peppol, UBL è la sintassi obbligatoria per Peppol BIS Billing 3.0: ogni access point deve supportarla, anche se un destinatario può facoltativamente registrarsi per accettare anche CII. Gli ibridi ZUGFeRD/Factur-X, al contrario, non lasciano alcuna scelta: CII è l'unica sintassi supportata dal formato. Le amministrazioni nazionali aggiungono le proprie regole a EN 16931 tramite un CIUS: la XRechnung tedesca, attualmente alla versione 3.0.2, ne è un esempio, anche se per la fine del 2026 è attesa una revisione 4.0 allineata a una versione aggiornata della norma EN 16931, quindi conviene verificare questo numero di versione prima della pubblicazione. La FatturaPA italiana si colloca del tutto al di fuori di questo sistema, poiché precede EN 16931 e non utilizza né UBL né CII; è il formato richiesto dal Sistema di Interscambio per la fatturazione nazionale, non l'unico formato che il SdI accetta, dato che i fornitori transfrontalieri che fatturano a enti pubblici italiani possono utilizzare invece un profilo CIUS-IT conforme a EN 16931. L'API E-INVOICE di fiskaly genera e valida queste varianti CIUS in più mercati da un'unica integrazione, invece di richiedere una pipeline di formato separata per ogni paese.
Punti chiave
- Una fattura elettronica è una categoria giuridica, non un tipo di file. La Direttiva 2014/55/UE la definisce in base a ciò che accade ai dati (strutturati, elaborazione automatica), non in base al fatto che la fattura sia arrivata per via elettronica.
- «Digitale» e «strutturato» sono proprietà diverse. Un PDF può essere digitale senza essere strutturato, e solo le fatture strutturate soddisfano gli obblighi UE di fatturazione elettronica.
- EN 16931 è la norma alla base della maggior parte delle fatture elettroniche dell'UE e supporta due sintassi XML, UBL e CII, anziché un unico formato di file.
- Alcuni schemi nazionali si collocano del tutto al di fuori di EN 16931. La FatturaPA italiana e la Facturae spagnola precedono la norma europea e non utilizzano né UBL né CII.
- L'asticella della conformità ha tre parti: emissione, trasmissione e ricezione devono avvenire tutte in formato strutturato perché uno scambio conti come vera fattura elettronica.
Come si sposta una fattura elettronica dall'emittente al destinatario?
- Il sistema del venditore genera la fattura in uno schema strutturato. Un ERP, una piattaforma di contabilità o un'API di fatturazione popola direttamente i campi obbligatori di EN 16931 o del CIUS, invece di produrre prima un PDF.
- La fattura viene validata rispetto alle regole di business applicabili. Controlli automatici confermano che i campi obbligatori siano presenti, che i calcoli delle imposte siano corretti e che i codici utilizzati (valuta, paese, categoria IVA) siano validi prima che il documento lasci il sistema del venditore.
- La fattura viene trasmessa su una rete strutturata. Molti mercati dell'UE la instradano attraverso un Peppol Access Point, che valida il formato del messaggio prima di inoltrarlo; altri utilizzano una piattaforma nazionale come il Sistema di Interscambio italiano.
- Il sistema ricevente valida il file in arrivo. L'access point o la piattaforma dell'acquirente controlla la fattura rispetto allo stesso schema e alle stesse regole di business prima di accettarla.
- La fattura viene registrata automaticamente nella contabilità fornitori. Nessuno ridigita gli importi, il numero della fattura o il dettaglio delle imposte; i campi strutturati confluiscono direttamente nella contabilità dell'acquirente.
La fattura viene archiviata per il periodo di conservazione richiesto. La maggior parte degli ordinamenti dell'UE richiede che i documenti fiscali siano conservati per diversi anni in una forma a prova di manomissione e verificabile, spesso tramite un'infrastruttura di archiviazione dedicata come fiskaly SAFE, ed è per questo che l'archiviazione di solito procede in parallelo alla fatturazione elettronica anziché come ripensamento.
Costruire da zero ciascuno di questi passaggi — generazione dello schema, validazione, trasmissione in rete e archiviazione — rappresenta un impegno ingegneristico significativo per qualsiasi azienda che voglia affrontarlo da sola. Un'integrazione tramite API di fatturazione elettronica come fiskaly E-INVOICE si collega a un ERP, a un sistema di fatturazione o a una piattaforma POS esistente per gestire direttamente generazione, validazione e trasmissione, invece di richiedere che quel sistema venga ricostruito attorno ai requisiti di ogni paese.
Perché i governi impongono la fatturazione elettronica strutturata?
Le autorità fiscali vogliono la stessa cosa che vogliono gli uffici amministrativi: dati che non debbano ridigitare e che possano verificare automaticamente. Una fattura strutturata consente a un'autorità fiscale di validare i calcoli dell'IVA e segnalare le frodi quasi in tempo reale, cosa che un PDF o una traccia cartacea rende molto più difficile su larga scala.
Questa logica è alla base della riforma UE «IVA nell'era digitale» (ViDA), che estende la fatturazione elettronica strutturata alle transazioni B2B intracomunitarie da luglio 2030. I singoli Stati membri sono già avanti rispetto a questa scadenza. L'obbligo tedesco di fatturazione elettronica B2B impone alle aziende di ricevere fatture elettroniche strutturate dal 1° gennaio 2025, con gli obblighi di invio introdotti gradualmente per le aziende più grandi nel 2027 e per tutte le altre entro il 2028. Il Sistema di Interscambio italiano richiede la fatturazione elettronica per le transazioni B2G dal 2014, estesa alle transazioni nazionali B2B e B2C da gennaio 2019. La legge spagnola Crea y Crece sta introducendo un obbligo B2B parallelo: le grandi aziende (fatturato superiore a 8 mln di €) dovrebbero partire intorno a ottobre 2027 e tutte le altre aziende interessate entro ottobre 2028, anche se le scadenze spagnole in materia di fatturazione elettronica hanno una storia di rinvii, quindi conviene trattare queste date come indicative anziché fisse. Per le scadenze paese per paese alla base di questi obblighi, vedi la guida di fiskaly agli obblighi di fatturazione elettronica in Europa.
Chi deve occuparsi della fatturazione elettronica proprio ora?
Qualsiasi azienda che fatturi a un ente del settore pubblico nell'UE necessita già della capacità di fatturazione elettronica strutturata: la fatturazione elettronica B2G è obbligatoria in tutto il blocco da quando la Direttiva 2014/55/UE è entrata in vigore, con gli Stati membri tenuti a disporre della capacità di ricezione per l'amministrazione centrale entro il 2019 e per gli enti sub-centrali entro il 2020. I requisiti B2B stanno recuperando terreno mercato per mercato, e i fornitori di software che servono queste aziende — piattaforme POS, ERP, strumenti di contabilità — sono quelli effettivamente responsabili di costruire questa capacità, poiché i loro clienti si aspettano che funzioni da subito anziché essere indirizzati a una soluzione separata.
In conclusione
La linea di confine tra «digitale» e «strutturato» è ciò che separa una fattura scansionata da una fattura elettronica giuridicamente conforme. Un PDF o un'immagine inviata via e-mail chiede ancora a una persona di leggere e reinserire i dati; una fattura elettronica strutturata — emessa in uno schema definito, trasmessa intatta e ricevuta in una forma su cui il sistema dell'acquirente può operare direttamente — no. Per un confronto formato per formato tra UBL, XRechnung, FatturaPA e Facturae, vedi la guida di fiskaly ai formati di fattura elettronica. Per le scadenze paese per paese alla base di questi obblighi, vedi la guida di fiskaly agli obblighi di fatturazione elettronica in Europa. Per generare, validare e trasmettere fatture elettroniche strutturate in più mercati da un'unica integrazione, vedi fiskaly E-INVOICE.