Verifactu: FAQ a un mese dall’obbligo per gli sviluppatori di software.

Attualmente, in Spagna coesistono diverse normative fiscali, che hanno obiettivi simili ma ambiti di applicazione differenti:

Verifactu: È un sistema promosso dall’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) a livello nazionale. Richiede che tutti i software di fatturazione operativi in Spagna rispettino specifici requisiti tecnici a partire dal 29 luglio 2025. Dal 2026, i registri di fatturazione di aziende e lavoratori autonomi dovranno essere inviati automaticamente all’AEAT. Si applica alle imprese con sede fiscale in Spagna e un fatturato annuo inferiore a 6 milioni di euro.

SII (Suministro Inmediato de Información – Invio Immediato delle Informazioni): Questa normativa fiscale si applica alle aziende con un fatturato superiore a 6 milioni di euro, ai gruppi IVA o a chi è registrato nel REDEME. È un sistema parallelo già in vigore che impone l’invio quasi in tempo reale dei registri IVA. Tuttavia, il rispetto dell’SII non implica anche l’obbligo di conformarsi a Verifactu. In altre parole, i due sistemi si escludono a vicenda. Se già si rispetta l’SII, non è necessario implementare anche Verifactu. Al contrario, se un contribuente adotta Verifactu in un determinato esercizio e successivamente supera la soglia dei 6 milioni di euro di fatturato, non è obbligato a passare subito all’SII. Il passaggio all’SII, se applicabile, sarà obbligatorio solo a partire dall’esercizio successivo.

TicketBAI: È la normativa fiscale obbligatoria nei Paesi Baschi (Álava, Gipuzkoa e Bizkaia), che stabilisce un proprio sistema di fatturazione elettronica. Le aziende che già rispettano TicketBAI non sono tenute ad adottare anche Verifactu.

FACE: È la piattaforma utilizzata per inviare fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione. Rimarrà attiva e non sarà eliminata con l’introduzione di Verifactu. I due sistemi possono coesistere senza problemi.

In sintesi:

• Se già rispetti l’SII o TicketBAI, non sei obbligato a rispettare Verifactu.
• Verifactu si applicherà ai restanti contribuenti soggetti alla giurisdizione statale, i quali dovranno utilizzare software di fatturazione adeguato ai requisiti tecnici previsti.
• FACE continuerà a essere il canale valido per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione.

Verifactu sarà obbligatorio per qualsiasi azienda o lavoratore autonomo che emetta fatture all’interno del territorio IVA spagnolo. Tuttavia, la normativa prevede alcune esenzioni:

Aziende soggette all’SII: Non devono duplicare l’invio dei dati tramite Verifactu.

Aziende che operano nel Regime Speciale del Sovrapprezzo o nel REAGYP (Agricoltura, Allevamento e Pesca): Sono esenti dall’obbligo di emettere fattura, salvo in casi specifici. In tali casi, le fatture emesse devono rispettare i requisiti di Verifactu.

Contribuenti già soggetti a TicketBAI: Se rispettano già tale sistema, non sono tenuti ad adottare Verifactu.

Inoltre, l’obbligo di inviare le fatture all’AEAT inizierà in modo scaglionato:

• Dal 1° gennaio 2027 per le persone giuridiche (aziende)
• Dal 1° luglio 2027 per le persone fisiche (lavoratori autonomi)

Fino a queste date, è possibile inviare i dati in modo volontario e senza alcuna penalità da parte dell’AEAT in caso di errori. Questo approccio è fortemente consigliato per testare e validare i processi prima che l’obbligo entri in vigore. Questa possibilità è stata ufficialmente confermata dall’AEAT nella loro ultima pubblicazione di FAQ.

Sì. Le fatture emesse ai privati (persone fisiche senza codice fiscale dichiarato), come gli scontrini di un negozio o di una stazione di servizio, sono anch’esse soggette a Verifactu.

Un punto fondamentale da tenere presente: ogni scontrino, anche se il cliente non è identificato, deve generare un proprio registro di fatturazione individuale e rispettare tutti i requisiti tecnici – codice QR, CSV, hash, ecc.

Poiché la modalità Verifactu richiede una connessione Internet, l’AEAT prevede situazioni eccezionali in cui la connettività è limitata o assente (per un periodo di tempo limitato). In questi casi:

• La fattura deve essere generata localmente in conformità con Verifactu, includendo il codice QR e il CSV, e il registro deve indicare che si è verificato un incidente.
• La trasmissione all’AEAT può avvenire successivamente, una volta ripristinata la connessione.

L’aspetto fondamentale è che la fattura sia tecnicamente conforme fin dall’inizio, anche se verrà sincronizzata in un secondo momento.

La mancanza di connessione Internet non esonera dal rispetto dei requisiti tecnici, ma consente una certa flessibilità nella trasmissione.

Con la nostra API Verifactu siete coperti: SIGN ES rileva l’interruzione della connessione e riprende automaticamente l’invio dei registri non appena la connessione viene ripristinata, in modo che i vostri clienti possano continuare a emettere fatture conformi senza interrompere l’attività.

Se il vostro punto vendita non dispone di una connessione Internet stabile, potrebbe essere opportuno valutare la modalità di trasmissione Non-Verifactu, anche se ciò può comportare ulteriori complessità tecniche.

Sì. Le macchine che emettono scontrini – come i distributori di biglietti, i distributori automatici o i chioschi self-service – devono essere conformi a Verifactu, nella misura in cui sono tenute a emettere fatture semplificate.

Anche le macchine più datate (ad esempio quelle con pulsantiera e senza connettività) dovranno essere adattate per rispettare la normativa o sostituite con soluzioni compatibili.

Quando l’AEAT rifiuta un registro inviato in modalità Verifactu, possono verificarsi tre scenari, a seconda delle validazioni effettuate:

Rifiuto totale dell’invio: L’intero invio viene rifiutato quando ci sono errori strutturali (ad esempio, tag XML mal formati) o errori sintattici nell’intestazione. In questi casi, nessun registro viene elaborato e viene restituita una risposta SoapFault che indica l’errore tecnico.

Accettazione parziale: Se alcuni registri sono validi e altri no, si verifica un’accettazione parziale. I registri validi vengono accettati, mentre quelli non validi vengono rifiutati, con una spiegazione dettagliata per ciascuno. Gli errori di rifiuto possono includere:

Validazioni sintattiche (formato, lunghezza, valori in liste, ecc.)

Validazioni di regole di business (ad esempio, relazioni tra campi che non rispettano le regole definite) In questo caso, il contribuente deve correggere solo i registri non validi e inviarli nuovamente, purché non richiedano una fattura rettificativa o di annullamento.

Accettato con errori (errori ammissibili): Alcuni errori sono considerati “ammissibili” dall’AEAT. Questi registri vengono accettati ma contrassegnati come “Accettati con errori”, con una descrizione dell’incidente. Anche in questo caso, gli errori dovrebbero essere corretti se l’emittente desidera che i dati siano riportati correttamente, inviando un nuovo registro sostitutivo (correzione).

In tutti i casi, il SIF (Sistema Informatico di Fatturazione) deve conservare i registri originali esattamente come sono stati generati, anche se contengono errori. Non è consentito modificare i registri già creati. Tutte le correzioni devono essere presentate come nuovi registri – siano esse correzioni, annullamenti o rettifiche.

I registri rifiutati non saranno considerati ufficialmente inviati all’AEAT fino a quando non verranno accettati.

Sì. Anche se la tua attività è sporadica – ad esempio, se una persona fisica affitta un magazzino ed emette una sola fattura al mese – quella fattura deve essere conforme a Verifactu.

L’aspetto importante non è la frequenza con cui emetti le fatture, ma il fatto che utilizzi un software di fatturazione per farlo. Se generi le fatture manualmente (ad esempio con Word o Excel senza funzionalità di fatturazione), non rispetterai i requisiti tecnici e potresti incorrere in sanzioni da parte dell’AEAT.

La Dichiarazione Responsabile è un documento con cui il produttore o sviluppatore del software di fatturazione certifica che il proprio prodotto rispetta tutti i requisiti tecnici e funzionali stabiliti dalla normativa Verifactu.

Questo documento:

• Non deve essere presentato obbligatoriamente all’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT), ma deve essere redatto per iscritto e incluso in modo visibile all’interno del software di fatturazione, accessibile sia al cliente sia al rivenditore al momento dell’acquisto del prodotto.
• È una dichiarazione legalmente vincolante, il che significa che lo sviluppatore si assume la responsabilità in caso di dichiarazioni false o mancata conformità.

In sintesi: la Dichiarazione Responsabile attesta che il software è conforme a Verifactu senza necessità di una certificazione ufficiale preventiva. Si può considerare una forma di autocertificazione.

Per quanto riguarda il formato, l’AEAT ha pubblicato recentemente un modello di Dichiarazione Responsabile che specifica i contenuti obbligatori.

In fiskaly, abbiamo già un modello pronto all’uso che i nostri clienti possono compilare e integrare nel loro software. Se sei interessato, contattaci pure e te lo invieremo.

Sì. L’AEAT ha chiarito che la Dichiarazione Responsabile deve indicare chiaramente la versione del software a cui si riferisce.

Questo garantisce che ogni versione consegnata ai clienti sia esplicitamente collegata a una specifica Dichiarazione Responsabile e consente la tracciabilità in caso di future revisioni o ispezioni. Pertanto, se il tuo software evolve o viene aggiornato, ogni nuova versione dovrà essere accompagnata da una nuova Dichiarazione Responsabile.

Avere una Dichiarazione Responsabile non esonera automaticamente lo sviluppatore dalle sanzioni. Si tratta di un requisito obbligatorio, ma se viene accertato che il software non è realmente conforme a Verifactu, potrebbero esserci conseguenze legali per lo sviluppatore.

Detto ciò, disporre di una dichiarazione correttamente emessa e mantenere la tracciabilità della conformità fornisce un importante supporto legale in caso di audit o ispezioni.