Fatturazione elettronica: quando è obbligatoria e chi deve emetterla?

La domanda su quando la fattura elettronica diventa obbligatoria in Spagna non ha una risposta univoca. Dipende da chi si è, quanto si fattura e a chi si fattura. E nel 2026, con la fattura elettronica obbligatoria sempre più vicina per le imprese e i liberi professionisti, la confusione è comprensibile: due normative distinte coesistono, le loro scadenze si sovrappongono e riguardano soggetti diversi.

Prima di entrare nelle scadenze e nei profili, vale la pena chiarire una distinzione che evita molti malintesi: Verifactu e la Ley Crea y Crece non sono la stessa cosa. Verifactu disciplina il software di fatturazione e i suoi requisiti tecnici di integrità e tracciabilità. La Ley Crea y Crece disciplina il formato con cui le fatture vengono scambiate tra imprese. Si tratta di obblighi distinti, con scadenze distinte e con implicazioni diverse a seconda del profilo del soggetto obbligato.

Tre tipi di obbligo: non è lo stesso per tutti

Prima di entrare nei calendari e nei profili, è utile capire che in Spagna coesistono tre situazioni distinte che spesso vengono confuse sotto l'etichetta "fattura elettronica obbligatoria":

1. Fatturazione elettronica con la Pubblica Amministrazione (B2G). Quest'obbligo è già pienamente in vigore. Le società (SA, SL, UTE e stabili organizzazioni di non residenti) sono tenute a emettere fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione dal gennaio 2015. I liberi professionisti persone fisiche che stipulano contratti con la PA hanno lo stesso obbligo per contratti superiori a 5.000 euro dalla stessa data. Non c'è nulla di pendente in questo ambito: se si fattura alla PA e non lo si fa in formato elettronico, si è già inadempienti.

2. Verifactu (software di fatturazione certificato). Non si tratta dell'obbligo di emettere fatture in formato elettronico: è l'obbligo di utilizzare un software di fatturazione che soddisfi i requisiti tecnici del Real Decreto 1007/2023, ovvero integrità, immodificabilità e tracciabilità dei registri. Riguarda il software che genera le fatture, non il formato del documento in sé. I produttori di software erano tenuti ad adeguare i propri prodotti dal luglio 2025. Per le imprese e i liberi professionisti che li utilizzano, le scadenze sono fissate dal RDL 15/2025.

3. Fatturazione elettronica B2B (Ley Crea y Crece). È l'obbligo di emettere e ricevere fatture in formato elettronico strutturato nelle operazioni tra imprese e professionisti. Il 16 aprile 2026, il Ministero delle Finanze ha pubblicato la bozza dell'Ordine Ministeriale che disciplinerà la soluzione pubblica di fatturazione elettronica dell'AEAT, l'ultimo passaggio normativo necessario per attivare le scadenze definitive.

Chi è obbligato a emettere fattura elettronica?

L'obbligo di fatturazione elettronica B2B, disciplinato dalla Legge 18/2022 (Ley Crea y Crece), riguarda un ampio insieme di soggetti, ma prevede anche esclusioni importanti.

Soggetti obbligati:

• Tutte le imprese, incluse le società per azioni, le società a responsabilità limitata, le cooperative, le associazioni e le fondazioni, nelle operazioni con altre imprese o professionisti (B2B).
• Tutti i liberi professionisti e i professionisti autonomi nelle operazioni con altre imprese o professionisti (B2B).
• Qualsiasi imprenditore o professionista stabilito in Spagna che fatturi alla Pubblica Amministrazione (B2G). Quest'obbligo è in vigore dal 2015.

Operazioni escluse:

• Operazioni con consumatori finali privati (B2C). Un negozio che vende a privati, un bar, un parrucchiere: non rientrano nella Ley Crea y Crece. La normativa disciplina esclusivamente le relazioni tra imprese e professionisti. 
• Anche le fatture semplificate (scontrini) sono escluse, a eccezione delle "fatture semplificate qualificate" definite dal regolamento attuativo. 
• Sono escluse anche le operazioni in cui una delle parti non ha sede o stabile organizzazione in Spagna. La normativa si applica alle operazioni in cui sia l'emittente sia il destinatario sono stabiliti nel territorio spagnolo. 
• Possibili esenzioni settoriali per settori particolarmente vulnerabili potranno essere previste nel regolamento definitivo, ma al momento non sono ancora state definite.

Caso speciale: soggetti obbligati al SII

Le grandi imprese con fatturato superiore a 6 milioni di euro sono soggette al sistema di Fornitura Immediata di Informazioni (SII) dell'AEAT, che già prevede un sistema strutturato di dichiarazione IVA. La normativa SII stabilisce che le imprese soggette a questo sistema sono escluse dall'obbligo di invio dei registri all'AEAT nell'ambito di Verifactu, ma non sono esentate dal futuro obbligo di fatturazione elettronica B2B. Si tratta di obblighi che coesistono e rispondono a finalità diverse.

Quando diventa obbligatoria la fattura elettronica? Il calendario per profilo

L'obbligo di fatturazione elettronica in Spagna non scatta in un'unica data. Il calendario varia in base al profilo del soggetto obbligato e alla normativa applicabile.

Già obbligatorio: i produttori di software

• La fatturazione elettronica con la Pubblica Amministrazione (B2G) è in vigore dal gennaio 2015 per le società. Se si fattura alla PA senza farlo in formato Facturae, si è inadempienti da anni.
• Software di fatturazione certificato (Verifactu): il RDL 15/2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 3 dicembre 2025, fissa le seguenti scadenze. Produttori di software: i loro prodotti devono essere adeguati ai requisiti tecnici del RD 1007/2023 dal luglio 2025. Imprese soggette all'imposta sulle società: dal 1° gennaio 2027. Liberi professionisti e altri soggetti obbligati: dal 1° luglio 2027.

Ancora in attesa: la fatturazione elettronica B2B

Il 16 aprile 2026, il Ministero delle Finanze ha pubblicato la bozza dell'Ordine Ministeriale che svilupperà la soluzione pubblica di fatturazione elettronica B2B. Questa bozza stabilisce le specifiche tecniche della piattaforma pubblica gestita dall'AEAT, i requisiti di accreditamento per le piattaforme private, i formati ammessi e il modello di interoperabilità tra soluzioni pubbliche e private. Secondo la bozza, l'Ordine Ministeriale entrerebbe in vigore il 1° ottobre 2026, data che verrà confermata definitivamente con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.

A partire da tale data, le scadenze di obbligatorietà sarebbero le seguenti. 

• Imprese con fatturato annuale superiore a 8 milioni di euro: obbligo di emettere e ricevere fatture elettroniche B2B dal 1° ottobre 2027 (12 mesi dall'entrata in vigore dell'OM). 
• Tutte le altre imprese e professionisti: scadenza al 1° ottobre 2028 (24 mesi dall'entrata in vigore dell'OM).

La bozza conferma inoltre che il sistema spagnolo di fatturazione elettronica B2B sarà misto: le imprese potranno scegliere tra piattaforme private accreditate, la soluzione pubblica gratuita dell'AEAT o una combinazione di entrambe. Il formato di riferimento per la soluzione pubblica è l'UBL, sebbene la bozza ammetta anche altri formati strutturati come Facturae. Il RD 238/2026 stabilisce inoltre l'obbligo di comunicare lo stato delle fatture, inclusa la data di pagamento effettivo e l'eventuale rifiuto, entro un massimo di quattro giorni, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata.

Anche se le scadenze sembrano lontane, l'impatto tecnico e organizzativo inizia già oggi, in particolare per chi sviluppa e gestisce software di fatturazione. Integrare per tempo fa la differenza tra un adeguamento controllato e una corsa contro il tempo.

Cosa succede se non rispetto l'obbligo di fatturazione elettronica?

La Ley Crea y Crece prevede un regime sanzionatorio per il mancato rispetto dell'obbligo di fatturazione elettronica B2B una volta entrato in vigore. Le conseguenze hanno due dimensioni.

Conseguenze legali. Le sanzioni riguardano sia l'emittente (che non emette in formato elettronico conforme) sia il destinatario (che non è in grado di ricevere e processare fatture elettroniche). L'inadempienza di entrambe le parti è contemplata nel regime sanzionatorio della legge.

Conseguenze commerciali. Al di là delle sanzioni dirette, il mancato adeguamento genera frizioni operative concrete: clienti che non riescono a processare fatture cartacee perché i loro sistemi accettano solo formato strutturato, ritardi nel ciclo di incasso o esclusione da filiere che già richiedono la fattura elettronica come requisito contrattuale.

Responsabilità dei fornitori di software. I produttori di software che commercializzano sistemi non adeguati ai requisiti tecnici applicabili possono incorrere in responsabilità. Si tratta di un rischio rilevante per ISV, ERP e sviluppatori che distribuiscono soluzioni di fatturazione. Se si vuole preparare un'API per la fatturazione elettronica B2B per tempo, valutare un'integrazione che incorpori la conformità può essere l'opzione più efficiente.

Cosa mi serve per rispettare l'obbligo di fatturazione elettronica?

La risposta dipende dal profilo. Ecco i passaggi concreti per ciascuna situazione.

Se fatturi alla Pubblica Amministrazione (B2G)

Quest'obbligo è in vigore dal 2015. Se non si sta rispettando, si è già inadempienti. Verifica che il tuo software generi fatture in formato Facturae e che vengano inviate tramite FACe o la piattaforma equivalente dell'amministrazione di riferimento.

Se fatturi ad altre imprese o professionisti (B2B)

• Passo 1: verifica che il tuo software di fatturazione sia adeguato a Verifactu. I produttori di software erano tenuti a farlo dal luglio 2025. Per le imprese soggette all'imposta sulle società, la scadenza è il 1° gennaio 2027; per i liberi professionisti e gli altri soggetti obbligati, il 1° luglio 2027 (RDL 15/2025).
• Passo 2: prepara l'adeguamento ai formati strutturati B2B per la fatturazione elettronica. La bozza dell'Ordine Ministeriale pubblicata il 16 aprile 2026 conferma il formato UBL come standard di riferimento per la soluzione pubblica e ammette anche Facturae. Non è ancora urgente, ma avviare l'adeguamento tecnico adesso, in particolare per la gestione degli stati delle fatture e la connessione alla piattaforma pubblica o privata accreditata, evita rilavorazioni quando le scadenze si attiveranno.
• Passo 3: informa clienti e fornitori. L'obbligo riguarda entrambe le parti. Quando entrerà in vigore, sia gli emittenti sia i destinatari dovranno essere pronti. Anticipare questa conversazione con la propria catena del valore riduce le sorprese.

Se fatturi solo a privati (B2C)

La Ley Crea y Crece non si applica: disciplina esclusivamente le operazioni tra imprese e professionisti. Tuttavia, se si utilizza un sistema informatico di fatturazione, è necessario verificare che soddisfi i requisiti tecnici di Verifactu nelle scadenze fissate dal RDL 15/2025.

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