Fatturare con Excel: il grande dilemma di Verifactu

A poche settimane dall’entrata in vigore di Verifactu per le imprese, l’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) continua a perfezionare la normativa e a rispondere ai dubbi più comuni. Una delle domande più frequenti tra liberi professionisti, aziende e sviluppatori di software è:

Posso continuare a emettere fatture con Excel, Word o PDF senza violare le regole di Verifactu?

La risposta è: dipende. Ci sono importanti sfumature da considerare.

Cosa dice l’Agenzia delle Entrate spagnola

Secondo le ultime precisazioni dell’AEAT, la normativa Verifactu non si applica quando i programmi di videoscrittura o i fogli di calcolo vengono usati solo per:

• Inserire i dati delle fatture
• Emettere e stampare le fatture
• Conservare le informazioni di fatturazione

In questi casi, lo strumento non è considerato un sistema informatico di fatturazione (SIF) e quindi Verifactu non si applica.

Tuttavia, la normativa si applica se Excel, Word o qualsiasi altro programma viene utilizzato per elaborare dati fiscali, generare registri IVA o IRPEF, o automatizzare calcoli contabili o di fatturazione.

Per esempio:

• Se inserisci i dati manualmente e ti limiti a stampare le fatture, Verifactu non si applica.
• Se usi formule, macro o automazioni che generano registri contabili, devi rispettare Verifactu.

È anche importante sapere che l’AEAT può verificare in qualsiasi momento se l’uso di questi strumenti rispetta la definizione tecnica di un SIF.

Cosa significa nella pratica

Questa distinzione crea una linea sottile tra ciò che è consentito e ciò che non lo è.

Un professionista che usa Excel solo per scrivere e stampare manualmente le fatture potrebbe essere esente, purché non utilizzi automazioni.

Ma qualsiasi formula, regola di calcolo o macro trasforma quel foglio in un software di fatturazione regolamentato.

Quindi, anche se l’AEAT ha reso la sua posizione più flessibile, nella maggior parte dei casi pratici l’uso di Excel rientrerà comunque nell’ambito di Verifactu, soprattutto se vengono trattati o archiviati dati che influenzano la conformità fiscale.

In sintesi: ✅ Puoi usare Excel o Word se inserisci i dati manualmente, senza calcoli né automazioni. ❌ Non puoi usarli se il file elabora, calcola o genera registri in modo automatico.

Aspetti chiave da considerare

Il punto cruciale è la definizione di Sistema Informatico di Fatturazione (SIF). Anche se l’AEAT ha fornito alcuni esempi, esistono ancora aree grigie. Dove finisce la modifica manuale e inizia l’automazione? Quale livello di calcolo trasforma un foglio Excel in un SIF?

Immagina di essere un libero professionista che emette le proprie fatture con Excel o Word. Se inserisci tutti i dati manualmente, senza formule, senza macro, senza automazioni, Verifactu non si applica. In altre parole, se fai i calcoli a mano o con una calcolatrice da tavolo e annoti solo i totali finali nel documento, il tuo metodo di fatturazione sarebbe valido, come se usassi un blocchetto di ricevute tradizionale. 

Ma se invece utilizzi una cella per moltiplicare le unità per il prezzo, calcolare l’IVA al 21% o automatizzare qualsiasi parte del processo, stai già usando Excel come un sistema informatico di fatturazione (SIF). In tal caso, il tuo metodo non sarebbe conforme alla normativa e potresti incorrere in sanzioni fino a 50.000€.

Data questa ambiguità, è meglio non dare nulla per scontato. L’interpretazione dipenderà dal singolo caso, e l’AEAT potrà valutare se il sistema rispetta i requisiti tecnici di Verifactu.

Meglio non rischiare: chiedi agli esperti

In fiskaly sappiamo che la normativa fiscale può essere complessa, soprattutto perché è in costante evoluzione.

Se sei un’azienda o un libero professionista, ti consigliamo di verificare direttamente con l’AEAT o con il tuo fornitore di software di fatturazione prima di usare Excel o Word.

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