Kassaregister: Registratori di cassa certificati in Svezia

Se sei un’azienda svedese o operi in Svezia, ti imbatterai subito in tre termini chiave: Skatteverket (l’Agenzia delle Entrate svedese), kassaregister (registratore di cassa) e kontrollenhet (unità di controllo). Ecco i punti essenziali:

• quali sono le regole,
• perché esistono,
• chi deve conformarsi,
• e cosa cambierà.

Affronteremo anche le soluzioni più moderne, come i software POS basati sul cloud e le unità di controllo certificate in cloud.

Fiscalizzazione in Svezia: Termini chiave

• Skatteverket: L’autorità fiscale svedese. Definisce e fa rispettare le regole sui registratori di cassa, mantiene gli elenchi dei registratori dichiarati dai produttori e delle unità di controllo certificate, ed effettua ispezioni.
• Kassaregister: Il registratore di cassa. Qualsiasi sistema che registra vendite deve essere certificato e rispettare le regole tecniche dello Skatteverket (SKVFS 2014:9, ora in evoluzione verso SKVFS 2021:17). Deve funzionare con un’unità di controllo certificata.
• Kontrollenhet: L’unità di controllo, un componente di sicurezza che riceve ogni evento di ricevuta, genera un codice di controllo e archivia i dati per audit. Può essere hardware o cloud (via API).

Perché i registratori di cassa sono obbligatori in Svezia

La Svezia ha introdotto registratori certificati obbligatori per proteggere le imprese conformi ed ostacolare l’evasione fiscale nei settori a forte uso di contanti e carte. Le normesono definite dalla Legge sulla Procedura Fiscale e dai regolamenti emanati dallo Skatteverket:

• SKVFS 2014:9: definisce i requisiti tecnici che i registratori devono soddisfare per essere conformi.
• SKVFS 2014:10: stabilisce le regole per l’uso dei registratori di cassa.

Dal 2010, i commercianti che rientrano nei requisiti devono usare sistemi certificati con un’unità di controllo; l’obbligo è applicato a livello nazionale.

Quali sono i requisiti e qual è il ruolo dello Skatteverket?

Le aziende che accettano pagamenti in contanti, con carta o metodi elettronici equivalenti e superano la soglia di fatturato annuo (SEK 235.200, dal 2025) devono utilizzare un registratore di cassa certificato collegato a un’unità di controllo certificata.

L’unità genera codici di controllo unici e archivia i dati delle transazioni, e può essere fornita come dispositivo fisico o come servizio cloud via API.

Tutta l’attrezzatura fiscale deve essere registrata presso lo Skatteverket. Devono essere rispettate procedure quotidiane, come emettere una ricevuta per ogni transazione (cartacea o elettronica) e generare un report di fine giornata.

1. Certificazione del registratore e dell’unità di controllo

Elemento centrale della fiscalizzazione in Svezia è l’uso di apparecchi certificati. I registratori devono includere una dichiarazione del produttore che confermi la conformità con le regole tecniche dello Skatteverket (principalmente SKVFS 2014:9).

L’unità di controllo connessa deve anch’essa essere certificata, rispettando gli standard di sicurezza e funzionalità stabiliti dall’Agenzia Fiscale (come SKVFS 2009:2).

2. Registrazione presso l’Agenzia Fiscale

Dopo aver ottenuto un registratore e un’unità certificati, le aziende devono registrarli presso lo Skatteverket. La registrazione avviene principalmente online.

Eventuali modifiche all’attrezzatura registrata devono essere comunicate entro due settimane, inclusi:

• acquisizione di un registratore aggiuntivo,
• sostituzione di un registratore o unità,
• collegamento di un registratore a un’altra unità.

Cosa cambierà?

Dal 1° gennaio 2027, tutti i registratori coperti dalle regole dovranno rispettare gli standard tecnici aggiornati stabiliti dal regolamento SKVFS 2021:17.

Una novità centrale: i registratori con memoria giornale dovranno produrre log delle transazioni in formato XML standardizzato.

Ambito di applicazione

I requisiti di fiscalizzazione valgono su tutto il territorio nazionale. Non ci sono varianti regionali (come in Spagna): le regole sono definite e applicate centralmente dallo Skatteverket.

Chi deve conformarsi?

Devi usare un registratore certificato se vendi beni/servizi in Svezia, accetti contanti, carte o pagamenti elettronici equivalenti e le vendite annuali superano quattro volte l’importo base di riferimento (SEK 235.200 per il 2025). Se sei sotto questa soglia, sei esentato.

Esenzioni aggiuntive per attività includono, ad esempio, taxi e distributori automatici senza personale.

Opportunità per la fiscalizzazione in cloud: unità certificate via API

Il quadro normativo svedese non richiede esclusivamente hardware. Finché sono rispettati i requisiti funzionali e di sicurezza, l’unità di controllo può essere implementata anche come servizio cloud certificato via API, simile ad altri paesi come Germania o Austria.

La conformità tramite un servizio in cloud offre vantaggi rispetto a un approccio basato sull'hardware:

• Flessibilità: le unità cloud si integrano con sistemi POS moderni e altri strumenti aziendali, riducendo la dipendenza da hardware proprietario.
• Minore dipendenza dall’hardware: i POS mobili con API cloud non richiedono server locali ingombranti o hardware speciale. Questo riduce i costi e consente aggiornamenti centralizzati.
• Scalabilità: ideale per infrastrutture con molti registratori in più sedi.
• Affidabilità e conformità: i servizi in cloud certificati sono gestiti dal provider; aggiornamenti e modifiche normative vengono coperti rapidamente, alleggerendo le imprese.