Navigare le normative in materia di fiscalità in Europa.

La Kassensicherungsverordnung è una normativa volta a garantire la sicurezza antimanomissione dei sistemi di registratori di cassa elettronici. Essa impone alle aziende l'utilizzo di un sistema di sicurezza tecnico (TSE) per registrare in modo sicuro tutte le transazioni e impedire eventuali manipolazioni.

L'ordinanza sulla sicurezza dei registratori di cassa (KassenSichV) si applica a tutte le aziende che utilizzano sistemi di registrazione elettronici per documentare le transazioni commerciali.

Ciò riguarda principalmente settori come il commercio al dettaglio, l'ospitalità e altre industrie di servizi in cui sono comuni le transazioni in contanti.

Non si rivolge solo agli utenti di questi sistemi, ma anche ai produttori e ai fornitori di registratori di cassa, sistemi di punti vendita e software correlati. Queste aziende sono tenute a progettare i loro prodotti in modo conforme ai requisiti tecnici e organizzativi previsti dalla KassenSichV.

A partire dal 1° gennaio 2020, i sistemi di registratori di cassa devono essere dotati di un TSS certificato. Il TSS deve memorizzare in modo sicuro ogni transazione e tutti i sistemi devono essere sottoposti a controlli e manutenzione regolari. Il sistema deve inoltre soddisfare i requisiti di segnalazione alle autorità fiscali.

Le aziende che operano in Germania hanno la possibilità di scegliere tra soluzioni TSE basate su cloud, come fiskaly SIGN DE, e opzioni basate su hardware, che vengono installate direttamente sui registratori di cassa.

Le soluzioni basate su cloud sono gestite e aggiornate dal fornitore del servizio, rendendo facile rimanere conformi alle modifiche normative dopo l'integrazione iniziale e scalabili quando si desidera espandersi.

Le soluzioni TSE hardware hanno una scalabilità limitata, il che può rappresentare una sfida in caso di modifiche al sistema o volumi di transazioni elevati.

Indipendentemente dall'opzione scelta, il TSE deve essere certificato dall'Ufficio federale tedesco per la sicurezza informatica (BSI). Ciò garantisce che il meccanismo di sicurezza soddisfi i rigorosi standard nazionali in materia di integrità dei dati e protezione contro la manipolazione.

I dati delle transazioni devono essere registrati nel formato standardizzato DSFinV-K, facilitando così  la revisione e l'analisi dei dati durante i controlli fiscali. Questa standardizzazione garantisce che tutti i dati dei registratori di cassa siano completi, tracciabili e verificabili dalle autorità fiscali.

Con l'introduzione dell'obbligo di emissione delle ricevute e dell'ordinanza sulla sicurezza dei registratori di cassa, dal 1° gennaio 2020 la Germania richiede alle aziende che utilizzano sistemi di registratori di cassa elettronici di emettere una ricevuta per ogni transazione, indipendentemente dal metodo di pagamento. La ricevuta emessa può essere cartacea o digitale.

Una componente fondamentale dell'obbligo di emissione della ricevuta è la precisa specificazione delle informazioni che una ricevuta deve contenere per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle transazioni. Ogni ricevuta emessa deve includere i seguenti dettagli obbligatori:

• Nome completo e indirizzo dell'azienda che fornisce il servizio
• Data e ora di emissione della ricevuta
• Quantità e tipo di beni consegnati o servizi forniti
• Importo della fattura e aliquota fiscale applicabile
• Numero della transazione
• Numero di serie del sistema di registratore di cassa elettronico e del modulo di sicurezza
• Valore di verifica e contatore delle firme

A partire dal gennaio 2025, tutte le aziende che operano in Germania dovranno segnalare alle autorità fiscali i sistemi di registrazione elettronica (registratori di cassa, tassametri UE e contachilometri) e i relativi dettagli TSS per ottemperare all'obbligo di segnalazione POS (Meldepflicht). 

Le imprese sono tenute a trasmettere all'ufficio delle imposte una serie di informazioni sui sistemi di registratori di cassa e sui TSS (sistemi di sicurezza tecnica) utilizzati in ciascuna sede aziendale. I dettagli sono specificati nel § 146a (4) frase 2 del Codice fiscale tedesco (AO):

• Tipo di sistema di registratore di cassa: descrizione del sistema utilizzato (ad esempio, registratore fisso, sistema mobile, sistema basato su cloud).
• Numero di serie del sistema: identificativo univoco per ogni registratore di cassa.
• Dettagli del TSE: numero di serie, numero di certificato, produttore e tipo.
• Data di messa in servizio: quando il sistema è stato utilizzato per la prima volta.
• Ubicazione: indirizzo in cui viene utilizzato il registratore di cassa.
• Informazioni sulle modifiche: dismissione, sostituzione o aggiornamenti del TSS.

Questa segnalazione è necessaria per garantire l'uso legittimo dei sistemi e per tenere informate le autorità fiscali su tutti i registratori di cassa in funzione.

Dal 1° gennaio 2016, le aziende austriache sono tenute a rispettare tre obblighi principali:

• l'obbligo di registrare individualmente tutte le entrate e le uscite,
• la necessità di un sistema di registrazione elettronico quando vengono superate determinate soglie di reddito,
• l'obbligo di emettere ricevute per ogni transazione in contanti.

Questi requisiti costituiscono la base del regolamento sulla sicurezza dei registratori di cassa (RKSV) e definiscono le modalità di utilizzo dei registratori di cassa nell'ambiente aziendale.

Qualsiasi attività commerciale in Austria con un fatturato annuo superiore a 15.000 euro e transazioni in contanti pari ad almeno 7.500 euro deve utilizzare un registratore di cassa conforme alla normativa RKSV che soddisfi specifici standard tecnici e di sicurezza per garantire la registrazione accurata delle transazioni di vendita.

Un registratore di cassa conforme alla normativa RKSV deve disporre di:

• un protocollo di registrazione dei dati,
• una stampante per ricevute,
• un'interfaccia per un dispositivo di sicurezza,
• un algoritmo di crittografia AES 256
• un numero di identificazione univoco.

Deve inoltre essere registrato presso le autorità fiscali austriache tramite il portale FinanzOnline (FON). Questo ID collega il dispositivo all'azienda, fornendo una traccia di audit trasparente.

Le imprese che operano in Austria sono tenute a tenere registri individuali (ovvero la registrazione continua e individuale di tutte le entrate e le uscite).

Come in altri paesi, gli esercenti  sono obbligati a emettere uno scontrino per ogni pagamento in contanti contenente informazioni dettagliate sulla transazione, al fine di creare trasparenza e prevenire la frode fiscale.

Per essere conforme alle normative RKSV, una ricevuta deve includere le seguenti informazioni:

• Nome dell'azienda
• Numero sequenziale della ricevuta
• Data e ora di emissione della ricevuta
• Quantità e descrizione dei beni o servizi
• Importo del pagamento suddiviso per aliquote fiscali
• Numero di identificazione del registratore di cassa
• Firma leggibile da un dispositivo elettronico

Ogni ricevuta emessa da un registratore di cassa conforme alla normativa deve includere un codice QR che riassume la firma e tutte le informazioni essenziali relative alla transazione in un formato leggibile da un dispositivo elettronico. I clienti e i revisori possono scansionare questo codice per verificare la validità della ricevuta.

La "Signaturpflicht" (§ 131b BAO) richiede che le ricevute siano firmate digitalmente utilizzando un dispositivo sicuro di creazione della firma, garantendo che eventuali alterazioni ai dati siano immediatamente rilevabili. Questa firma digitale assicura l'autenticità dei registri delle transazioni.

Per soddisfare i requisiti RKSV, la firma elettronica di una transazione in contanti deve includere dettagli specifici:

• Numero di identificazione del registratore di cassa
• Ora della transazione
• Ripartizione dell'importo della transazione in base alle aliquote fiscali
• Firma leggibile da un dispositivo elettronico (codice QR)

Il requisito della firma viene implementato tramite un dispositivo di sicurezza tecnico che appone una firma elettronica a ciascuna transazione. Ciò può essere realizzato tramite una carta di firma fisica o una soluzione basata su cloud.

Il quadro normativo fiscale spagnolo si basa su un approccio puramente cloud, ma è anche complesso perché il Paese ha cinque diverse autorità fiscali, ciascuna con una propria legislazione. Ciò crea requisiti diversi a seconda della regione e del tipo di azienda.

Il sistema SII (Suministro Inmediato de Información) impone la trasmissione digitale dei dati relativi alle transazioni IVA all'agenzia fiscale nazionale spagnola (Agencia Tributaria, AEAT).

Dal 2017, le aziende con un fatturato annuo superiore a 6 milioni di euro sono tenute a comunicare i dati fiscali attraverso il sistema SII.

Per le aziende con un fatturato inferiore a 6 milioni di euro, si applicano (o si applicheranno presto) tre diverse normative, a seconda delle autorità fiscali regionali:

• Verifactu (nazionale, eccetto Paesi Baschi e Navarra)
• TicketBAI (regioni dei Paesi Baschi)
• Normativa della Navarra

Con le specifiche tecniche recentemente approvate nell'ottobre 2024 dalle autorità fiscali nazionali (Agencia Tributaria, AEAT), la regolamentazione dei sistemi Verifactu mira a creare un sistema di fatturazione standardizzato.

Il software Verifactu aderisce alla legge antifrode spagnola e alla normativa che definisce gli standard che i software di fatturazione devono rispettare, inclusa la capacità di comunicazione in tempo reale con l'AEAT.

La conformità ai requisiti di Verifactu si applicherà a imprese e liberi professionisti in tutta la Spagna a partire da gennaio 2026, ad eccezione di coloro che hanno residenza fiscale nei Paesi Baschi e nella regione della Navarra.

È importante notare che tutti i software di fatturazione operanti in Spagna devono rispettare i requisiti tecnici di Verifactu da luglio 2025.

TicketBAI è un sistema per fiscalizzare basato su software che garantisce che tutte le fatture siano firmate digitalmente e segnalate alle autorità fiscali locali. Si tratta di una normativa promossa dalle autorità fiscali regionali dei Paesi Baschi (Vizcaya, Guipúzcoa e Álava).

In Biscaglia TicketBAI fa parte di un quadro più ampio di controllo fiscale chiamato BATUZ. TicketBAI è in fase di implementazione dal 2021 al 2026 e, sebbene la regolamentazione sia la stessa, ogni provincia presenta requisiti tecnici specifici da rispettare. Per questo motivo, è importante conoscere le specifiche tecniche specifiche quando si opera in diverse regioni.

Le autorità fiscali di questa regione stanno attualmente sviluppando una nuova legislazione simile a TicketBAI e Verifactu, che richiederà alle aziende di inviare tutti i dati fiscali delle transazioni in tempo reale alle autorità fiscali. Sebbene non vi sia ancora una tempistica ufficiale per questa legislazione, si prevede che venga approvata nel 2026.

Le normative fiscali in Italia si concentrano

• sul corrispettivo telematico (anche noto come scontrino elettronico)
• sui sistemi di fatturazione elettronica obbligatoria

Dal 1° gennaio 2020, le aziende sono tenute a emettere ricevute elettroniche per tutte le transazioni e a trasmettere i dati all'Agenzia delle Entrate (AdE).

La trasmissione avviene tramite l'uso di dispositivi hardware certificati noti come “Registratori Telematici” (RT) o tramite la procedura di documento commerciale online messa a disposizione di ogni commerciante dall'AdE sul portale web “Fatture e Corrispettivi”.

Le imprese sono obbligate a utilizzare dispositivi elettronici certificati (Registratori telematici, RT o la procedura del Documento Commerciale Online) per registrare e trasmettere in modo sicuro i dati delle transazioni. Questi strumenti certificati generano identificatori univoci per ogni scontrino e devono garantire la registrazione sicura e la trasmissione digitale giornaliera dei dati delle transazioni e dei corrispettivi telematici all'Agenzia delle Entrate (AdE).

Il quadro normativo italiano per la fatturazione elettronica, delineato dal Decreto Legislativo 148/2018 e dal Decreto 55/2013, si concentra sulle autorità pubbliche e altre entità. In conformità con la Direttiva Europea 2014/55/UE, la fatturazione elettronica B2G è diventata obbligatoria per le amministrazioni centrali.

Inizialmente applicabile solo a ministeri, uffici fiscali e agenzie di sicurezza nazionale, l'obbligo è stato esteso a tutte le entità pubbliche nel 2015.

Nel gennaio 2019, l'Italia è diventata il primo paese dell'UE a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica a livello nazionale per le transazioni B2B e B2C.

Il 7 marzo 2025, l'Agenzia delle Entrate italiana ha pubblicato il Provvedimento Prot. n. 111204/2025, che definisce le specifiche tecniche per lo sviluppo, l'approvazione e il rilascio di soluzioni certificate software per l'archiviazione e la trasmissione elettronica dei dati delle transazioni giornaliere.

Inoltre, il provvedimento che disciplina le soluzioni software per i corrispettivi, insieme alle specifiche tecniche pubblicate il 7 marzo 2025 dall'Agenzia delle Entrate, non si limita a definire gli aspetti funzionali e tecnologici, ma delinea con chiarezza i ruoli dei soggetti coinvolti nel nuovo ecosistema digitale, con l’obiettivo di garantire responsabilità, tracciabilità e qualità del servizio.

Le soluzioni software rappresentano una valida alternativa ai tradizionali dispositivi fiscali (Registratori Telematici RT), consentendo alle aziende di gestire i propri dati fiscali interamente nel cloud, compresa l'integrazione con sistemi POS avanzati, senza la necessità di hardware.

I dati delle transazioni devono essere trasmessi all’AdE per il monitoraggio continuo delle attività commerciali. Se il contribuente utilizza la procedura dei documenti commerciali online, la trasmissione deve avvenire in tempo reale.

In alternativa, se si utilizza un dispositivo RT, i dati vengono inviati alla fine della giornata, al massimo entro 12 giorni dal giorno della registrazione. Queste misure contribuiscono a ridurre l'evasione fiscale e a garantire una corretta riscossione dell'IVA.

La Francia ha introdotto la fiscalizzazione il 1° gennaio 2018, richiedendo alle aziende soggette a IVA che effettuano vendite B2C di utilizzare software POS o registratori di cassa certificati.

Dal 1° gennaio 2018, le imprese soggette all'IVA che effettuano vendite B2C devono utilizzare software certificati da organismi accreditati (come NF525) o fornire una prova equivalente di conformità.

Il software del registratore di cassa deve garantire

• Inalterabilità (nessuna modifica retroattiva dei dati)
• Sicurezza (protezione contro la manomissione)
• Conservazione (i dati devono essere archiviati in modo sicuro)
• Verificabilità (tracciabilità completa per le ispezioni fiscali)

Fino a poco tempo fa, le aziende potevano dimostrare la conformità attraverso l'autocertificazione. La legge finanziaria del febbraio 2025 (articolo 286 del codice fiscale generale) ha posto fine a questa opzione: tutti i sistemi POS devono ora ottenere una certificazione esterna da un organismo accreditato entro i seguenti termini:

• 31 agosto 2025: i fornitori di POS devono aver avviato il processo di certificazione esterna.
• 1° marzo 2026: è obbligatoria una certificazione di terze parti valida.

Il mancato rispetto di questi requisiti può comportare sanzioni sostanziali, creando una notevole pressione in termini di tempo.

• Fatturazione elettronica per le transazioni B2G: obbligatoria dal gennaio 2020 (con introduzione anticipata dal 2017 per le grandi imprese).
• Fatturazione elettronica B2B e rendicontazione in tempo reale: introduzione in tre fasi fino al gennaio 2026, con copertura di tutte le imprese.

Gli scontrini cartacei o digitali devono includere campi obbligatori specifici, come la data e l'ora della transazione, l'importo totale (inclusa la suddivisione dell'IVA) e un identificativo univoco o il numero della fattura.

Nell'ambito della Legge anti-spreco (Legge n. 2020-105 del 10 febbraio 2020 o "Loi anti-gaspillage"), i commercianti devono stampare lo scontrino  solo su esplicita richiesta del cliente, che deve avere anche l'opzione di riceverle in formato elettronico.

Qualsiasi azienda che accetta pagamenti in contanti, con carta o metodi elettronici equivalenti, e supera la soglia annua (SEK 235.200 nel 2025), deve usare un registratore certificato connesso a un’unità certificata.

Le attrezzature devono essere registrate presso lo Skatteverket. Ogni giorno è obbligatorioemettere ricevute (in formato digitale o cartaceo) e generare un report di chiusura.

Qualsiasi azienda che vende beni o servizi in Svezia, accetta contanti, carte o equivalenti, e supera la soglia (SEK 235.200 nel 2025).

È un componente certificato di sicurezza che opera insieme al registratore. Per ogni transazionegenera un codice di controllo unico, archivia i dati e li rende disponibili per eventuali audit da parte dello Skatteverket. Può essere implementato come dispositivo hardware o in cloud via API.

GKS 2.0 (Geregistreerd Kassasysteem) o SCE 2.0 (Système de Caisse Enregistr­euse) è la nuova versione basata su cloud del sistema di cassa registratrice del Belgio. A differenza della precedente configurazione basata su hardware, consente la trasmissione dei dati in tempo reale alla FPS Finance, supporta le ricevute digitali ed elimina la necessità di ispezioni in loco. Sostituisce la black box (FDM) e la smart card IVA (VSC).

Come per l’attuale sistema, l’obbligo si applica alle imprese del settore HoReCa (hotel, ristoranti e catering) con vendite in sede superiori a 25.000 euro. Tuttavia, il governo sta valutando di estendere il requisito anche ad altri settori con un elevato volume di transazioni in contanti in futuro.

L’introduzione di GKS 2.0 è stata rinviata per consentire più tempo per la certificazione e la preparazione tecnica:

• Le nuove imprese devono conformarsi dal 1° gennaio 2026.
• Gli utenti esistenti di SCE 1.0 passeranno gradualmente a partire dal 1° luglio 2026, a seconda della data di attivazione del loro sistema attuale.

Le aziende passeranno dall’archiviazione locale dei dati nell’FDM al report basato su cloud, garantendo che le transazioni siano trasmesse in modo sicuro alla FPS Finance in tempo reale. L’aggiornamento consente anche ricevute digitali, un’elaborazione più rapida e una conformità semplificata, riducendo la necessità di ispezioni fisiche.

Per operare legalmente in Portogallo, i sistemi di fatturazione e POS devono essere certificati dall’AT e rispettare una serie definita di standard tecnici e di sicurezza. Il software certificato deve garantire l’integrità dei dati, la tracciabilità e una corretta verificabilità di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali.

SAF-T (PT) è il file standard di audit fiscale, un file XML strutturato definito dall’autorità fiscale portoghese che contiene dati dettagliati di contabilità e fatturazione. Le aziende devono inviare i loro dati di fatturazione all’AT ogni mese, rendendo SAF-T una componente centrale della conformità fiscale in Portogallo.

ATCUD (Código Único do Documento) è un codice che identifica in modo univoco ogni fattura e documento fiscalmente rilevante. Esso collega ogni documento a una serie autorizzata e garantisce piena tracciabilità per l’autorità fiscale. Per i fornitori POS, supportare correttamente ATCUD è essenziale per la conformità legale.