Antes de la entrada en vigor de Verifactu para empresas, la Agencia Tributaria sigue ajustando detalles y respondiendo dudas sobre su aplicación. Una de las preguntas más comunes que recibimos de autónomos, empresas y desarrolladores de software es:
¿Puedo seguir facturando con Excel, Word o PDF sin incumplir la normativa Verifactu?
La respuesta corta: depende, pero hay muchos matices. Vamos a explicarlo.
Lo que dice la AEAT
Según las aclaraciones recientes de la Agencia Tributaria, el reglamento Verifactu no aplica si se utilizan procesadores de texto o hojas de cálculo únicamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
En esos casos, no se considera que se está usando un sistema informático de facturación (SIF), y por tanto, no se aplica Verifactu.
Pero cuidado: el reglamento sí aplica si el usuario utiliza Excel, Word o cualquier otro programa para procesar información fiscal, generar libros de IVA o IRPF, o automatizar cálculos relacionados con la contabilidad o los registros de facturación.
Por ejemplo:
- Si introduces los datos manualmente y solo imprimes las facturas, no aplica la normativa.
- Si usas fórmulas, macros o automatizaciones que generan registros o libros contables, sí debes cumplir con Verifactu.
Además, es importante que sepas que la AEAT puede verificar en cualquier momento si el uso de estas herramientas cumple con la definición técnica de un SIF.
Lo que esto significa en la práctica
Esta distinción introduce una línea muy fina entre lo permitido y lo no permitido.
Un profesional que use Excel solo para escribir e imprimir facturas manualmente podría quedar exento, siempre que no automatice nada. Pero cualquier fórmula, regla de cálculo o macro convierte esa hoja en un software de facturación regulado.
Por tanto, aunque la AEAT haya flexibilizado su postura, la mayoría de los casos reales acabarán dentro del ámbito de Verifactu, sobre todo si se procesan o almacenan datos que afectan al cumplimiento tributario.
Es decir:
- Sí puedes usar Excel o Word si introduces los datos a mano, sin cálculos ni automatizaciones.
- No puedes usarlo si el archivo procesa, calcula o genera registros de forma automática.
Los matices que debes tener en cuenta
El punto clave está en la definición de Sistema Informático de Facturación (SIF). Y aunque la AEAT ha dado ejemplos, sigue habiendo zonas grises. ¿Dónde termina la edición manual y empieza la automatización? ¿Qué nivel de cálculo convierte una hoja de Excel en un SIF?
Es decir, imagina que eres un autónom@ que emite sus facturas desde Excel o Word. Si introduces todos los datos a mano (sin fórmulas, sin macros, sin automatizaciones), estarías fuera del ámbito de aplicación de Verifactu. En otras palabras, si haces los cálculos en tu libreta o con una calculadora de mesa y solo anotas los totales finales en el documento, tu forma de facturar sería válida, como si usaras un talonario tradicional.
Pero si, en cambio, utilizas una celda para multiplicar unidades por precio, calcular el 21% de IVA o automatizar cualquier parte del proceso, ya estarías usando Excel como un sistema informático de facturación (SIF). En ese caso, tu método no cumpliría con la normativa y podría exponerte a sanciones de hasta 50.000€.
Ante esta ambigüedad, lo más recomendable es no asumir. La interpretación de la normativa dependerá del caso concreto, y la AEAT podrá evaluar si tu sistema cumple o no con los requisitos de Verifactu. Puedes consultar otras dudas frecuentes similares en nuestro Consultorio Verifactu.
No te la juegues: consulta con expertos
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Si eres una empresa o autónom@, te recomendamos que consultes directamente con la AEAT o con un proveedor de software de facturación antes de seguir usando Excel o Word.
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