Facturer avec Excel : le grand dilemme de Verifactu

À quelques semaines de l’entrée en vigueur de Verifactu pour les entreprises, l’Agence fiscale espagnole (AEAT) continue d’ajuster la réglementation et de répondre aux questions fréquentes. L’une des plus courantes parmi les indépendants, les entreprises et les développeurs de logiciels est :

Puis-je encore émettre des factures avec Excel, Word ou PDF sans enfreindre Verifactu?

La réponse courte : cela dépend. Mais il y a des nuances importantes.

Ce que dit l’Agence fiscale espagnole

Selon les dernières précisions de l’AEAT, la réglementation Verifactu ne s’applique pas lorsque les logiciels de traitement de texte ou les feuilles de calcul sont utilisés uniquement pour :

• Saisir les données de facturation
• Émettre et imprimer des factures
• Conserver les informations de facturation

Dans ces cas, l’outil n’est pas considéré comme un système informatique de facturation (SIF) et Verifactu ne s’applique donc pas.

Cependant, la réglementation s’applique si vous utilisez Excel, Word ou tout autre programme pour traiter des données fiscales, générer des registres de TVA ou d’impôt sur le revenu, ou automatiser la comptabilité ou les registres de facturation.

Par exemple :

• Si vous saisissez les données manuellement et ne faites qu’imprimer les factures, Verifactu ne s’applique pas.
• Si vous utilisez des formules, macros ou automatisations qui génèrent des registres comptables, vous devez être conforme à Verifactu.

Il est également important de noter que l’AEAT peut vérifier à tout moment si votre utilisation de ces outils répond à la définition technique d’un SIF.

Ce que cela signifie en pratique

Cette distinction trace une ligne très fine entre ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Un professionnel qui utilise Excel uniquement pour rédiger et imprimer manuellement ses factures pourrait être exempté, tant qu’aucune automatisation n’est utilisée. Mais toute formule, règle de calcul ou macro transforme ce fichier en un système de facturation réglementé.

Ainsi, même si l’AEAT a assoupli sa position, dans la majorité des cas réels, l’utilisation d’Excel tombera tout de même sous le champ de Verifactu — notamment si les données sont traitées ou stockées d’une manière ayant un impact fiscal.

En résumé : ✅ Vous pouvez utiliser Excel ou Word si vous saisissez les données manuellement, sans calculs ni automatisations. ❌ Vous ne pouvez pas les utiliser si le fichier traite, calcule ou génère des registres automatiquement.

Points clés à retenir

Le cœur du sujet réside dans la définition d’un système informatique de facturation (SIF). Même si l’AEAT a fourni des exemples, certaines zones grises subsistent. Où s’arrête la saisie manuelle et où commence l’automatisation? À partir de quel niveau de calcul une feuille Excel devient-elle un SIF?

Imaginez que vous soyez un travailleur indépendant qui émet ses factures avec Excel ou Word. Si vous saisissez toutes les données à la main —sans formules, sans macros, sans automatisations—, vous seriez en dehors du champ d’application de Verifactu. En d’autres termes, si vous effectuez vos calculs à la main ou avec une calculatrice de bureau et ne reportez que les totaux finaux dans le document, votre méthode de facturation serait valable, comme avec un carnet de factures traditionnel. 

En revanche, si vous utilisez une cellule pour multiplier les unités par le prix, calculer la TVA de 21% ou automatiser une partie du processus, vous utilisez déjà Excel comme un système informatique de facturation (SIF). Dans ce cas, votre méthode ne serait pas conforme à la réglementation et pourrait entraîner des amendes allant jusqu’à 50 000€.

Face à ces ambiguïtés, mieux vaut ne rien présumer. L’interprétation dépendra de chaque cas, et l’AEAT pourra évaluer si votre système respecte les exigences techniques de Verifactu.

Ne prenez pas de risques : faites appel aux experts

Chez fiskaly, nous savons que les réglementations fiscales peuvent être complexes — surtout lorsqu’elles évoluent fréquemment.

Si vous êtes une entreprise ou un indépendant, nous vous recommandons de vérifier directement avec l’AEAT ou avec votre fournisseur de logiciel de facturation avant de continuer à utiliser Excel ou Word.

Et si vous êtes développeur ou éditeur de logiciels, fiskaly SIGN ES peut vous aider à vous conformer à Verifactu facilement et à grande échelle, en garantissant que vos clients respectent toutes les exigences légales.

Notre API Verifactu s’intègre parfaitement à tout système ERP ou POS et vous aide à vous conformer à :

• La loi antifraude et Verifactu
• TicketBAI au Pays basque
• NaTicket, la future réglementation fiscale de Navarre
• La loi Crea y Crece et la facturation électronique B2B obligatoire

Tout cela via une seule intégration et avec des protocoles de sécurité stricts certifiés ISO 27001 et ISO 9001.

Évitez les zones grises. Confiez votre conformité fiscale à des experts et assurez-vous que votre logiciel — et celui de vos clients — reste toujours conforme à la réglementation espagnole.