Exploiter une caisse enregistreuse en Italie : Ce que les entreprises doivent savoir
Le contenu, les formats, les méthodes opérationnelles et autres aspects des reçus de caisses enregistreuses, ainsi que les caractéristiques des équipements requis, sont spécifiques aux réglementations de chaque pays.
L'Italie a été l'un des premiers pays au monde à introduire des réglementations fiscales au début des années 1980, visant à éliminer le risque de manipulation des données et à assurer l'authenticité et l'intégrité des registres de transactions.
Réglementations fiscales en Italie
Avant 2019, les lois et réglementations italiennes sur les caisses enregistreuses étaient stipulées par le Décret du 23 mars 1983. Ces réglementations ont ensuite été largement mises à jour pour mettre en œuvre les caisses enregistreuses télématiques (connues sous le nom de "registratori telematici" ou RT) et les reçus électroniques (scontrini elettronici, maintenant connus sous le nom de document commercial ou documento commerciale).
Depuis cette importante réforme fiscale, tous les dispositifs fiscaux doivent maintenant transmettre automatiquement les données de transactions quotidiennes à l'Agence des Revenus (l'Agenzia delle Entrate, AdE). Les commerçants sont tenus d'utiliser des dispositifs RT certifiés, tels que les caisses enregistreuses RT (connues sous le nom d'imprimantes RT), ou les serveurs RT, qui facilitent la communication directe entre le détaillant et les serveurs de l'Autorité fiscale.
Que fait une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un dispositif utilisé dans les environnements de vente au détail et commerciaux pour gérer les transactions de vente, suivre les revenus et assurer une comptabilité précise. Bien que les exigences exactes d'une caisse enregistreuse dépendent des réglementations spécifiques à chaque pays, son objectif principal est d'enregistrer les transactions de vente, calculer les taxes, stocker les paiements et imprimer les reçus.
De nombreuses caisses enregistreuses peuvent s'intégrer avec d'autres dispositifs, comme des scanners de codes-barres, des imprimantes et des terminaux de paiement. Cela permet des opérations rationalisées, facilite la gestion de l'inventaire des produits et améliore la sécurité. Les caisses enregistreuses modernes sont également capables de communiquer avec des plateformes basées sur le cloud et les autorités fiscales, assurant des transactions précises et une conformité facile.
Depuis quand la caisse enregistreuse télématique est-elle obligatoire ?
La caisse enregistreuse télématique (RT) est devenue obligatoire en Italie le 1er janvier 2020 pour la plupart des entreprises. Cette exigence faisait partie d'une réforme fiscale plus large introduite pour améliorer la transparence et lutter contre l'évasion fiscale en s'assurant que les données de vente sont automatiquement transmises aux Autorités fiscales italiennes (Agenzia delle Entrate). La loi a introduit un calendrier en deux phases pour la conformité obligatoire :
- L'obligation a été introduite progressivement, à partir du 1er juillet 2019, pour les entreprises ayant des revenus annuels dépassant 400 000 €.
- À partir du 1er janvier 2020, le mandat s'est étendu à toutes les entreprises, indépendamment du niveau des revenus, les obligeant à utiliser des caisses enregistreuses télématiques certifiées pour transmettre électroniquement les données de transactions quotidiennes aux Autorités fiscales. La date limite finale a été prolongée au 1er janvier 2021.
Le système RT a remplacé les systèmes traditionnels de reçus fiscaux, assurant une plus grande précision, des rapports en temps réel et la conformité aux réglementations fiscales modernes.
Quelles sont les exigences pour la caisse enregistreuse en Italie ?
Comme indiqué dans le Décret fiscal lié à la Loi de budget 2019, toutes les caisses enregistreuses en Italie doivent être connectées à Internet pour la transmission des frais télématiques. Cela a nécessité que les fabricants modifient leurs équipements pour répondre aux nouvelles exigences légales.
L'ancien "livre de correspondance" enregistrant les gains quotidiens a été supprimé. De plus, le livret fiscal des caisses enregistreuses a été numérisé et peut maintenant être consulté via un code QR apposé sur la caisse enregistreuse. Le reçu fiscal traditionnel a été remplacé par le document commercial.
Depuis 2019, l'équipement de caisse enregistreuse est appelé caisse enregistreuse télématique (RT). Les données fiscales au format télématique XML sont envoyées quotidiennement et automatiquement à l'AdE, tandis que les clients reçoivent un reçu non fiscal (soit papier soit numérique) comme preuve d'achat ou de paiement.
Comment fonctionne la caisse enregistreuse télématique ?
La caisse enregistreuse fiscale dispose généralement d'un pavé numérique ou d'un écran tactile, d'une imprimante fiscale et d'un clavier personnalisable pour saisir les données. Elle est liée à une base de données distante, permettant le téléchargement des informations fiscales et la synthèse des transactions.
Que dois-je faire pour installer une caisse enregistreuse télématique ?
Pour obtenir une caisse enregistreuse télématique (RT) en Italie et assurer la conformité aux exigences actuelles de déclaration fiscale italienne, les étapes suivantes sont nécessaires :
- Choisir un dispositif certifié : Sélectionner un modèle RT approuvé.
- Acheter et installer : Le faire installer par un technicien autorisé.
- Enregistrer le dispositif : L'activer auprès de l'AdE pour obtenir une identification unique.
- Configurer la transmission : Configurer la transmission automatique quotidienne des données de vente.
- Maintenir la conformité : Maintenir le dispositif à jour et entretenu régulièrement.
Combien coûte l'enregistrement et l'exploitation d'une caisse enregistreuse ?
Le coût d'enregistrement d'une caisse enregistreuse télématique (RT) en Italie implique principalement l'achat et l'installation du dispositif lui-même, car il n'y a pas de frais d'enregistrement séparés imposés par l'Agenzia delle Entrate.
Les coûts sont généralement répartis en
- L'achat du dispositif RT certifié
- L'installation et l'activation
- La maintenance et les mises à jour
Explorer des alternatives logicielles certifiées peut offrir une solution plus rentable pour les entreprises. Les changements réglementaires récents ont introduit des solutions logicielles comme alternatives aux dispositifs RT physiques. Ces options logicielles certifiées peuvent être installées sur des dispositifs existants, réduisant l'investissement initial et les dépenses de maintenance continues.
Des solutions matérielles aux solutions de fiscalisation basées sur le cloud : L'avenir de la caisse enregistreuse
Le Décret législatif 1/2024 de l'Italie introduit une nouvelle approche pour la transmission des reçus électroniques via logiciel, éliminant la dépendance aux caisses enregistreuses physiques et dispositifs RT. La transition vers des solutions basées sur le cloud telles que SIGN IT de fiskaly est conçue pour simplifier la conformité fiscale, réduire les coûts opérationnels et unifier les processus administratifs.
À partir de 2025, les entreprises en Italie auront l'option de passer à des solutions logicielles certifiées pour transmettre les données fiscales. Cependant, l'Agence des Revenus italienne n'a pas encore publié les spécifications techniques requises pour ces solutions logicielles. Jusqu'à ce que ces directives soient publiées et que les détails réglementaires soient clarifiés, les entreprises sont tenues de continuer à utiliser les systèmes matériels existants, y compris les caisses enregistreuses télématiques et dispositifs RT, pour assurer la conformité aux réglementations fiscales actuelles.
SIGN IT Lite de fiskaly permet déjà la transmission automatique entièrement conforme des corrispettivi en connectant votre système POS au portail web de l'AdE.
En prenant la première étape vers la fiscalisation basée sur le cloud, les entreprises pourront passer en douceur à la solution SIGN IT à venir, couvrant toutes les exigences du cadre fiscal italien à venir dès que les détails seront publiés.