5 fatti sul futuro della fatturazione elettronica che ti sorprenderanno

Le nuove normative europee e internazionali sulla fatturazione elettronica e l’IVA costringono le imprese a ripensare radicalmente al modo in cui gestiscono le transazioni commerciali. Ciò che può sembrare un cambiamento tecnico è in realtà una trasformazione fondamentale, che ridefinisce il modo in cui imprese, governi e dati interagiscono.

Le regole consolidate del commercio vengono riscritte in tempo reale

Nonostante l’obiettivo dell’UE di un mercato unico armonizzato, la realtà dell’implementazione della fatturazione elettronica è quella di una frammentazione profonda. Gli Stati membri non adottano un approccio unificato: stanno invece costruendo sistemi molto diversi tra loro, creando un mosaico complesso e impegnativo per qualsiasi azienda che operi oltre confine. Un approccio “one-size-fits-all” alla fatturazione elettronica europea è praticamente impossibile.

Sulla base delle analisi delle autorità fiscali, degli analisti di settore e dei pionieri tecnologici, abbiamo identificato cinque punti cruciali. Questi trasformeranno il tuo modo di considerare la fatturazione elettronica., spostando l’attenzione dalla sfida immediata all’opportunità strategica di lungo termine.

Fatto 1: La fatturazione elettronica riguarda prima di tutto la conformità

Un decennio fa, i progetti di fatturazione elettronica venivano presentati come soluzioni per accelerare i cicli e ridurre i costi dei conti da pagare AP. Oggi, il motore è la politica fiscale, semplice e chiara: ridurre il divario IVA e ottenere i dati delle transazioni quasi in tempo reale. La riforma ViDA (VAT in the Digital Age) dell’UE mira esplicitamente alla riduzione delle frodi e alla modernizzazione della rendicontazione. Il divario IVA europeo ammonta ancora a decine di miliardi di euro l’anno, il che spiega perché le amministrazioni spingano così tanto per dati strutturati e dichiarabili.

Fatto 2: La differenza tra fatturazione elettronica ed e-reporting

Il termine “fatturazione elettronica” viene spesso usato come un contenitore che include anche l’e-reporting. Nella pratica, però, i regolatori europei trattano questi concetti in modo distinto. Qual è quindi la differenza?

✅ Fatturazione elettronica: descrive lo scambio di una fattura legalmente valida tra partner commerciali

A seconda della giurisdizione, la fattura deve rispettare requisiti di contenuto, formato, trasmissione e altro ancora.

✅ E-reporting riguarda la trasmissione dei dati delle fatture all’autorità fiscale

Anche qui, i requisiti variano molto da paese a paese. Alcuni richiedono informazioni aggiuntive: la Francia, ad esempio, impone di comunicare lo stato di elaborazione della fattura (accettata, in corso, rifiutata, ecc.). Anche le tempistiche differiscono: in certi mercati, la rendicontazione e la validazione devono avvenire prima che la fattura venga ufficialmente emessa, in altri possono avvenire simultaneamente o subito dopo.

Fatto 3: La tua fattura in PDF è obsoleta

Un errore comune è pensare che l’invio via email di documenti elettronici come PDF o file Word equivalga a “fatturazione elettronica”. Oggi non è così.

Un PDF è solo un documento elettronico leggibile dall’uomo, non contiene dati strutturati leggibili da una macchina. Come ha osservato con forza l’autorità fiscale belga, affidarsi a PDF e OCR non è altro che “il modo inefficiente di digitalizzare”.

Questa convinzione crea rischi di conformità significativi, spesso trascurati, specialmente per quanto riguarda gli obblighi di ricezione.

La Germania è l’esempio più chiaro. Mentre l’obbligo di emettere fatture elettroniche strutturate entrerà gradualmente in vigore tra il 2027 e il 2028, un requisito più immediato è già operativo: Dal 1° gennaio 2025, ogni azienda in Germania deve essere in grado di ricevere fatture elettroniche strutturate conformi allo standard EN16931.

L’impatto è enorme. Molte aziende credono di avere anni per prepararsi, senza rendersi conto che l’obbligo legale è già iniziato. Se un fornitore invia una fattura elettronica conforme, il destinatario è obbligato per legge a poterla elaborare.

Il periodo transitorio per l’invio di fatture cartacee o PDF è solo una misura temporanea. Il futuro della fatturazione B2B è nel formato dati strutturato, e l’obbligo legale di gestirlo arriverà molto prima di quanto la maggior parte delle imprese pensi.

Fatto 4: I modelli nazionali di fatturazione elettronica divergono per scelta

Nonostante l’obiettivo dell’UE di un mercato unico armonizzato, la realtà è una frammentazione profonda. Gli Stati membri non avanzano in modo coordinato. È vero che ViDA armonizzerà alcune regole nel tempo. Ma per chi opera oltre confine, la realtà (per ora) è un mosaico di requisiti diversi. Ad esempio:

• Fatturazione elettronica in Polonia 🇵🇱 KSeF, un modello di scambio centralizzato. L'uso obbligatorio del KSeF entrerà in vigore il 1° febbraio 2026 per le grandi imprese (>200 milioni di PLN all'anno) e il 1° aprile 2026 per le altre. Ogni fattura viene inoltrata attraverso la piattaforma centrale dello Stato.
• Fatturazione elettronica in Belgio 🇧🇪 Un obbligo di fatturazione elettronica decentralizzata basato su PEPPOL. A partire dal 1° gennaio 2026, le fatture B2B nazionali dovranno essere strutturate e scambiate elettronicamente sulla base di PEPPOL come impostazione predefinita (con la rendicontazione elettronica che seguirà a partire dal 2028).
• Fatturazione elettronica in Francia 🇫🇷 I flussi passano tramite piattaforme private certificate (PAs) con dati inviati anche a un portale pubblico (PPF). Le grandi imprese (>50M EUR/anno o >250 dipendenti) devono inviare/ricevere e-fatture e dichiarare le transazioni B2B internazionali dal 1° settembre 2026. Tutte le altre imprese devono ricevere e-fatture dal 1° settembre 2026. Dal 1° settembre 2027, tutte le imprese dovranno inviare, ricevere e dichiarare fatture elettroniche allo stesso modo.

Come si vede, non esiste un manuale unico. Una roadmap multicountry deve rispettare i requisiti locali anticipando al contempo la rendicontazione digitale transfrontaliera di ViDA dal 2030.

Fatto 5: Decentralizzato non significa senza regole, ma regole più intelligenti

Quando governi come quello belga scelgono un modello decentralizzato come Peppol, è facile interpretarlo come un approccio più libero e meno regolamentato. È il contrario. Le reti decentralizzate non si basano sull’assenza di regole, ma su un potente insieme comune di regole che garantiscono l’interoperabilità per tutti.

Questo si oppone al vecchio mondo degli accordi EDI bilaterali, che spesso fallivano perché creavano sistemi chiusi e inefficienze di mercato. Come sottolinea il Servizio pubblico federale Finanze del Belgio, un ambiente non regolamentato non porta libertà, ma al dominio dei player più forti.

Senza regole, i più forti stabiliscono le regole. Le grandi aziende possono imporre sistemi proprietari ai fornitori più piccoli, costringendoli ad adeguarsi o perdere affari.

Le reti aperte come Peppol ribaltano questa dinamica. Proprio come il sistema telefonico internazionale, Peppol abilita l’interoperabilità: finché tutti rispettano lo standard, ogni partecipante può connettersi con qualsiasi altro, indipendentemente dal provider o dall’infrastruttura.

Sei pronto al futuro della fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è molto più di un requisito tecnico o di un progetto amministrativo. È un cambiamento di paradigma fondamentale nella conformità, nell’intelligenza dei dati e nella stessa natura dell’interazione tra imprese e governi. Le aziende che prospereranno saranno quelle che guarderanno oltre le scadenze immediate e vedranno la trasformazione più profonda in atto.

E il cambiamento non si ferma alle fatture. Con i flussi di dati strutturati e in tempo reale che diventano norma, la vera domanda è: quali altri documenti aziendali seguiranno? Dagli ordini di acquisto alle conferme di pagamento, la fatturazione elettronica rappresenta  solo l’inizio di un ecosistema digitale molto più ampio.

In fiskaly, monitoriamo gli sviluppi della fatturazione elettronica e della fiscalizzazione in tutta Europa per supportare le imprese nell’affrontare questi rapidi cambiamenti.