GoBD: Comprendere i requisiti per una corretta contabilità digitale

I GoBD sono un quadro normativo centrale per la contabilità digitale e la conservazione dei dati rilevanti ai fini fiscali in Germania. La versione rivista delle linee guida GoBD stabilisce che devono essere soddisfatti determinati requisiti per l’archiviazione delle ricevute. In combinazione con l’Ordinanza sulla Sicurezza dei Registratori di Cassa (Kassensicherungsverordnung), garantiscono che i processi aziendali digitali siano conformi ai requisiti delle autorità fiscali. Per le aziende, questo significa: devono documentare attentamente, controllare regolarmente e strutturare legalmente i loro sistemi IT e i processi interniper evitare sanzioni, stime o rischi di verifica. Diamo uno sguardo dettagliato ai requisiti.

Cosa sono i GoBD?

I GoBD (abbreviazione di “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – Principi per la corretta gestione e conservazione digitale di libri contabili, registrazioni e documenti, e per l’accesso ai dati elettronici.) sono una regolamentazione amministrativa e un elemento centrale del sistema fiscale tedesco.

La definizione dei GoBD sottolinea il loro ruolo nella contabilità digitale, nonché i requisiti di documentazione per garantire la conformità con l’ufficio delle imposte. Sono stati introdotti dal Ministero Federale delle Finanze (BMF) e specificano i requisiti derivanti dal Codice Fiscale Tedesco (AO) e da altre normative fiscali.

I GoBD definiscono in dettaglio come le aziende devono acquisire, archiviare, conservare e fornire i dati rilevanti per il fisco alle autorità fiscali in caso di controllo. L’obiettivo è garantire trasparenza, tracciabilità e immutabilità dei documenti digitali.

Quali sono i principi legali dei GoBD?

I GoBD si basano su varie basi giuridiche, in particolare sui §§ 146 e 147 del Codice Fiscale (AO). Questi paragrafi regolano l’obbligo di gestione dei libri contabili e la conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali. I GoBD definiscono queste regole in relazione ai processi e ai sistemi digitali e si applicano a tutte le aziende, lavoratori autonomi e liberi professionisti in Germania—indipendentemente da dimensioni o settore.

I requisiti principali dei GoBD includono:

• Tracciabilità e verificabilità di tutte le registrazioni e documenti
• Immutabilità dei dati dopo la loro registrazione
• Registrazione tempestiva delle operazioni aziendali
• Conservazione corretta dei documenti digitali per 10 anni
• Documentazione dei sistemi IT e dei processi utilizzati
• Diritti di accesso per le autorità fiscali
• Obblighi di registrazione secondo i GoBD per garantire una documentazione immodificabile e verificabile delle ricevute e delle registrazioni

La versione attuale dei GoBD è entrata in vigore il 1° gennaio 2020.

Per quali documenti si applicano le norme GoBD?

Le normative GoBD si applicano a tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali, indipendentemente dal fatto che siano in formato elettronico o cartaceo—soprattutto se sono creati, ricevuti, elaborati o archiviati digitalmente. L’obiettivo è garantire la correttezza della contabilità e la completa tracciabilità per l’ufficio delle imposte.

I tipi di documenti più importanti coperti dai GoBD includono:

• Registrazioni e operazioni aziendali (rapporti di cassa, dati singoli di cassa, fatture in uscita e in entrata)
• Documenti e ricevute elettronici (fatture elettroniche in formato di dati elettronici strutturati, log di sistema, log TSS)
• Documenti contabili
• Corrispondenza commerciale e aziendale
• Documentazione di sistema e di processo

L’archiviazione conforme ai GoBD è obbligatoria?

Sì, i GoBD sono obbligatori—tuttavia, non sotto forma di una legge indipendente, ma come regolamento amministrativo del Ministero Federale delle Finanze (BMF). Tuttavia, i requisiti sono vincolanti, poiché specificano gli obblighi legali del Codice Fiscale (AO).

I GoBD si basano sui seguenti paragrafi del Codice Fiscale:

• § 146 AO – Regole per la contabilità
• § 147 AO – Conservazione dei documenti

Questo significa: chi è legalmente obbligato a tenere i libri contabili o tiene volontariamente libri e registrazioni (es. lavoratori autonomi, commercianti, liberi professionisti) deve rispettare i GoBD. Anche nella contabilità puramente digitale o parzialmente digitale, i requisiti dei GoBD si applicano senza eccezioni.

I GoBD e il loro ruolo in relazione alla KassenSichV

Oltre alla Legge sui Registratori di Cassa e alla KassenSichV, i GoBD sono rilevanti per gli operatori di registratori di cassa. Le linee guida pubblicate dal Ministero Federale delle Finanze nel 2014 regolano la gestione corretta e la conservazione dei dati elettronici. Gli imprenditori stessi sono responsabili del rispetto dei GoBD, anche se affidano i documenti contabili a un consulente fiscale. Anche se sono una regolamentazione amministrativa e non una legge, hanno rilevanza legale.

I GoBD definiscono requisiti chiave come l’immutabilità dei dati di registrazione e la tracciabilità delle operazioni aziendali—requisiti anch’essi sanciti nella KassenSichV e obbligatori per le aziende. Insieme, la KassenSichV e i GoBD assicurano che le aziende non solo soddisfino i requisiti tecnici per la protezione contro le manipolazioni, ma rispettino anche correttamente gli obblighi contabili generali. Ciò contribuisce a garantire certezza giuridica e permette alle autorità fiscali di controllare in modo efficace il rispetto delle normative tributarie.

Requisiti per la conservazione dei dati del registratore di cassa

In Germania, finora non esiste un obbligo generale di utilizzare registratori di cassa elettronici. Le aziende possono scegliere tra registratori elettronici e le casse aperte. I registratori di cassa elettronici devono essere dotati di un Sistema di Sicurezza Tecnico (TSS). Le casse apertesono esenti da questo requisito ma richiedono una documentazione più rigorosa secondo i GoBD. Tuttavia, l’accordo di coalizione tra CDU, CSU e SPD prevede l’introduzione dell’obbligo del registratore di cassa per le aziende con un fatturato annuo superiore a 100.000 euro a partire dal 1° gennaio 2027.

I dati dei registratori di cassa devono essere generalmente conservati per dieci anni. Questo periodo di conservazione si applica a tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali, compresi i dati del registratore di cassa, in conformità con i requisiti legali del Codice Commerciale Tedesco (HGB) e del Codice Fiscale (AO).

Devono essere conservati in modo completo e immutabile. Ogni modifica al sistema del registratore e ogni successiva modifica dei dati deve essere registrata e anch’essa conservata.

Inoltre, i dati devono essere sempre disponibili, immediatamente leggibili e valutabili automaticamente. Carenze nella conservazione dei dati possono portare a significativi pagamenti fiscali arretrati e sanzioni.