«Come si fa una fattura elettronica?» «Cosa succede se lo SDI la scarta?» «I forfettari devono farlo?» Ogni giorno milioni di ricerche su Google ruotano intorno a queste domande. Le risposte ufficiali dell'Agenzia delle Entrate esistono, ma sono spesso frammentate, scritte in burocratese e difficili da navigare.
Questo articolo raccoglie le 15 domande più cercate sulla fattura elettronica e risponde in modo diretto, aggiornato al 2026, con un occhio ai casi pratici che riguardano imprese, professionisti e chi sviluppa software gestionale.
1. Cos'è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in formato digitale strutturato, nello specifico, un file XML conforme alle specifiche dell'Agenzia delle Entrate. Non basta un PDF via email: il documento deve transitare obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), l'infrastruttura dell'AdE che valida ogni fattura prima di recapitarla al destinatario.
In Italia il sistema è attivo dal 2014 per la Pubblica Amministrazione e dal 2019 per tutte le transazioni B2B e B2C tra soggetti IVA.
2. Chi è obbligato a emettere fattura elettronica?
Dal 1° gennaio 2024, l'obbligo si applica a tutti i soggetti IVA italiani senza eccezioni: imprese di qualsiasi dimensione, professionisti, forfettari, contribuenti in regime di vantaggio, agricoltori in regime speciale. Non esistono più soglie di ricavo o esenzioni temporanee.
Sono esclusi solo i soggetti che effettuano operazioni esclusivamente con controparti estere non stabilite in Italia per queste operazioni vale l'esterometro, non lo SDI.
3. I forfettari devono emettere fattura elettronica nel 2026?
Sì, senza eccezioni. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo è pieno per tutti i forfettari, indipendentemente dai ricavi o dalla tipologia di attività. Il regime transitorio che esentava i forfettari con compensi inferiori a 25.000 euro è scaduto definitivamente il 31 dicembre 2023.
Nel tracciato XML, i forfettari usano il codice regime fiscale RF19 e non indicano l'IVA in fattura (sono esenti ex art. 1, co. 54-89, L. 190/2014). Questo non cambia l'obbligo di trasmissione via SDI.
4. Come si emette una fattura elettronica?
Servono tre cose:
- Un software che generi il file XML nel formato FatturaPA (specifiche SDI 1.9.1 in vigore da maggio 2026)
- Un canale di trasmissione verso lo SDI: portale web AdE, web service SOAP, FTP o PEC
- Il codice destinatario o la PEC del destinatario, da inserire nel file XML prima dell'invio
Il portale gratuito «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia delle Entrate permette di emettere fatture senza software aggiuntivo, adatto solo a volumi bassi e non integrabile con gestionali. Per volumi elevati o automatizzazione, è necessario un software dedicato o un'API di fatturazione elettronica connessa al proprio gestionale.
5. Entro quando devo inviare la fattura elettronica?
La normativa italiana prevede termini di trasmissione allo SDI diversi in base alla tipologia di fattura:
- Le fatture immediate, emesse per cessione di beni o prestazione di servizi, devono essere trasmesse entro e ore 24:00 del 12° giorno successivo all'operazione.
Le fatture differite, accompagnate da DDT o documento di trasporto, devono essere trasmesse entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna.
Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (Fattura PA), i termini seguono le condizioni contrattuali nel rispetto dei limiti civilistici.
Ad esempio un'operazione del 10 giugno deve essere trasmessa allo SDI entro il 22 giugno (fattura immediata).
6. Qual è la differenza tra data di emissione e data di trasmissione?
Fonte di molti errori pratici.
Data di emissione (campo Data nel file XML): è la data dell'operazione, quando si è effettuata la vendita o la prestazione. Ha rilevanza IVA: determina il periodo di liquidazione dell'operazione.
Data di trasmissione: è il giorno in cui il file viene inviato allo SDI. Deve rientrare entro 12 giorni dalla data di emissione per le fatture immediate.
Esempio: operazione il 1° giugno → campo Data = 1 giugno → trasmissione allo SDI entro il 13 giugno. Mettere nel campo Data la data di trasmissione invece di quella dell'operazione è l'errore più comune.
7. Cosa succede se lo SDI scarta la fattura?
Lo SDI invia una ricevuta di scarto entro 5 giorni, con un codice errore specifico (struttura XML non valida, P.IVA non trovata, codice destinatario errato, ecc.). La fattura scartata è considerata non emessa.
Procedura:
- Correggere l'errore indicato nel codice di scarto
- Ritrasmettere con lo stesso numero e data entro 5 giorni dalla notifica → la fattura mantiene la data originale
- Oppure emettere una nuova fattura con numero e data correnti → nuova emissione a tutti gli effetti
Se i 5 giorni scadono senza ritrasmissione: sanzione per tardiva emissione, pari al 70% dell'imposta, minimo 300 euro.
8. Cosa succede se la Pubblica Amministrazione rifiuta la fattura?
Il rifiuto PA è diverso dallo scarto SDI: il documento è stato consegnato correttamente, ma l'ente emette una notifica di esito (EC02 — Rifiuto). Cause tipiche: assenza del CIG/CUP, dati non coerenti con il contratto, codice univoco IPA errato.
La fattura rifiutata non si annulla automaticamente. Va emessa una nota di credito (TD04) per stornare il documento originale e, se necessario, una nuova fattura corretta con i dati aggiornati.
9. Come si corregge una fattura elettronica già consegnata?
Una fattura consegnata dallo SDI non si può annullare direttamente. Le opzioni sono:
- Nota di credito (TD04): storna in tutto o in parte il valore della fattura originale. È il metodo standard.
- Nota di debito (TD05): integra una fattura con importi aggiuntivi non fatturati inizialmente.
Non esiste un tasto «annulla» nel sistema SDI. Qualsiasi correzione passa dalla logica contabile nota di credito + nuova fattura.
10. Dove e come devo conservare le fatture elettroniche?
La conservazione sostitutiva è un obbligo separato dall'emissione. Non basta tenerle nel gestionale o su disco: la legge richiede che il processo garantisca integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità per 10 anni, con firma digitale e marca temporale del Responsabile della Conservazione.
Per l'archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche esistono tre approcci principali.
- Il portale gratuito «Conservazione» dell'Agenzia delle Entrate è adatto a volumi bassi e utilizzo manuale.
- I provider accreditati AgID offrono soluzioni a pagamento per volumi medi e alti, con maggiore automazione.
- Per le software house, l'opzione più efficiente è l'archiviazione tramite API embedded nel gestionale, inclusa nel servizio e completamente automatica.
Attenzione: lo SDI conserva le fatture solo per 5 anni a fini di controllo AdE — non sostituisce l'obbligo di conservazione decennale del contribuente.
11. Entro quando devo mettere le fatture in conservazione?
Il processo va avviato entro 3 mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno di riferimento. Per le fatture 2024, con dichiarazione in scadenza a settembre 2025, il termine cade indicativamente entro il 31 dicembre 2025 – 31 gennaio 2026.
Sanzione per omessa conservazione: da 1.000 a 8.000 euro (raddoppiabile se è accertata evasione superiore a 50.000 euro).
12. Quali sono le sanzioni per fattura non emessa o in ritardo?
Le sanzioni per la mancata o tardiva emissione di fatture elettroniche variano in base alla tipologia di violazione. Per le operazioni con IVA, l'omessa o tardiva emissione comporta una sanzione pari al 70% dell'imposta dovuta, con un minimo di 300 euro.
Per le operazioni esenti o non soggette a IVA, la sanzione va da 250 a 2.000 euro per singola violazione. L'omessa conservazione sostitutiva delle fatture è punita con sanzioni da 1.000 a 8.000 euro.
Per l'esterometro tardivo si applicano 2 euro per documento, con un minimo di 500 euro e un massimo di 1.000 euro a trimestre. È possibile ridurre le sanzioni tramite ravvedimento operoso: entro 30 giorni si applica 1/10 della sanzione minima, entro 90 giorni 1/9, entro un anno 1/8.
Le sanzioni si riducono con il ravvedimento operoso: entro 30 giorni si applica 1/10 della sanzione minima; entro 90 giorni 1/9; entro 1 anno 1/8.
13. Come gestisco le fatture da fornitori esteri?
Le fatture da fornitori non stabiliti in Italia non transitano dallo SDI: arrivano direttamente (come PDF o file nel formato del paese del fornitore). L'esterometro richiede di comunicarle all'AdE trasmettendo un'autofattura o integrazione XML allo SDI entro il 15° giorno del mese successivo al ricevimento.
Tipi documento da usare:
- TD17 — acquisto di servizi dall'estero (UE e extra-UE)
- TD18 — acquisto di beni intra-UE
- TD19 — acquisto di beni già in Italia da fornitore estero
14. Fattura elettronica e consumatori privati (B2C): come funziona?
Con i consumatori privati senza P.IVA, la fattura va comunque trasmessa allo SDI usando il codice destinatario 0000000 (sette zeri). Lo SDI la mette a disposizione nell'area riservata AdE del consumatore.
Il cedente è tenuto a consegnare una copia cartacea o PDF al consumatore, salvo rinuncia esplicita. La copia non sostituisce la fattura elettronica — è solo una copia di cortesia. L'originale valido ai fini fiscali è il file XML trasmesso allo SDI.
15. La fattura elettronica cambierà con ViDA?
Sì, ma non immediatamente. La riforma europea ViDA (VAT in the Digital Age) introduce l'obbligo di fatturazione elettronica e reporting digitale per le transazioni B2B intra-UE dal 1° luglio 2030. Per le operazioni domestiche italiane, lo SDI rimane invariato.
L'Italia ha già compiuto il primo passo formale con la Legge 36/2026 (marzo 2026), che delega al Governo il recepimento di ViDA. Per chi gestisce clienti o fornitori europei, il 2026-2028 è il momento giusto per verificare che il proprio sistema supporti anche il formato UBL / Peppol BIS 3.0, che diventerà standard per il cross-border.
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