Fatturazione elettronica europea: cosa sapere sui nuovi obblighi in arrivo

Un’ondata di nuove, complesse e talvolta contraddittorie normative sulla fatturazione elettronica sta attraversando l’Europa, e le scadenze si avvicinano rapidamente. Per qualsiasi azienda che operi in Europa, quello che fino a poco tempo fa sembrava un obbligo futuro  è ora una necessitàoperativa concreta. La transizione è una componente fondamentale dell’impegno dell’UE verso un Mercato Unico Digitale semplificato, progettato per migliorare la trasparenza e l’efficienza fiscale.

Cos’è l’iniziativa ViDA (IVA nell’Era Digitale) dell’Unione Europea?

L’iniziativa IVA nell’Era Digitale (ViDA) è il piano completo dell’Unione Europea per modernizzare il sistema IVA attraverso la digitalizzazione. Adottata nel marzo 2025, ViDA mira a semplificare il commercio transfrontaliero, ridurre le frodi e armonizzare la fatturazione elettronica e la rendicontazione digitale in tutti gli Stati membri dell’UE.

Introduce un quadro standardizzato per la segnalazione in tempo reale delle transazioni, rendendo la fatturazione elettronica il sistema di fatturazione predefinito, consentendo al contempo ai paesi di allineare i modelli nazionali alle nuove regole limitando le esenzioni speciali.

Nei prossimi anni, ViDA mira a sostituire gradualmente i sistemi nazionali frammentati, garantendo una maggiore trasparenza, interoperabilità ed efficienza nella conformità in tutto il mercato unico europeo.

Cos’è una fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è la creazione, lo scambio e l’elaborazione completamente digitali delle fatture in un formato elettronico strutturato, come XML, che consente la lettura e la convalida automatizzata da parte dei sistemi contabili o fiscali.

Garantisce l’accuratezza dei dati, un’elaborazione più rapida e la conformità alle normative fiscali trasmettendo le informazioni della fattura direttamente tra fornitore, acquirente e autorità fiscali.

Un PDF è una fattura elettronica?

No, la fatturazione elettronica non significa semplicemente inviare un PDF o un documento scansionato via e-mail. Formati come PDF, TIF, JPEG o Word sono non strutturati e richiedono l’inserimento manuale per estrarre i dati.

La fatturazione elettronica conforme significa dati leggibili dalla macchina, trasmissione sicura e convalida tracciabile, non solo documenti digitalizzati.

Conformità EN 16931: Lo standard europeo per le fatture elettroniche

Per creare un “linguaggio” comune per le e-fatture, l’UE ha istituito lo Standard Europeo EN 16931. Questo modello di dati semantico definisce le informazioni di base che una fattura elettronica deve contenere, servendo come base per l’interoperabilità in tutta Europa.

Per garantire che le fatture elettroniche siano strutturate, interoperabili e leggibili dalla macchina, consentendo uno scambio senza interruzioni tra fornitori, acquirenti e amministrazioni pubbliche, lo standard stabilisce tre livelli obbligatori di conformità:

• il livello del documento della fattura,
• il livello di implementazione,
• e il livello di specifica.

Al livello del documento della fattura, la fattura elettronica deve includere tutti i dati richiesti, utilizzare strutture e codici standardizzati ed eseguire calcoli come definiti nel modello principale (CORE) o in una variante nazionale approvata nota come CIUS (Core Invoice Usage Specification).

Il livello di implementazione garantisce l’interoperabilità, il che significa che gli emittenti devono essere in grado di generare fatture conformi e i destinatari devono essere in grado di elaborare qualsiasi fattura che rispetti il modello CORE o CIUS.

Infine, al livello di specifica, qualsiasi CIUS deve rimanere pienamente compatibile con lo standard CORE, funzionando come un sottoinsieme che non ne altera le regole. Ciò garantisce che i sistemi che supportano il modello CORE completo possano anche elaborare fatture CIUS conformi. Le entità pubbliche dell’UE sono legalmente obbligate, ai sensi della Direttiva 2014/55/UE, a ricevere fatture conformi alla EN 16931, promuovendo un ecosistema di fatturazione elettronica unificato e interoperabile in tutta Europa.

In sintesi, la tua  impresa è soggetta agli stessi requisiti di contenuto previsti per le fatture:

• devi essere in grado di inviare e ricevere fatture,
• strutturare correttamente le fatture in modo sicuro,
• la struttura della fattura elettronica deve essere pienamente compatibile con la Norma Europea (EN16931)

La fatturazione elettronica in Europa non è più una questione di “se”, ma di “quando e come”

’UE stabilisce le linee guida generali, ma ogni  paese sta definendo un proprio calendario, spesso più rapido e suddiviso in diverse fasi. La direzione è chiara e le scadenze sono rigide.

Per le imprese, l’attenzione deve spostarsi dal decidere se adottare la fatturazione elettronica al definire quando conformarsi e come implementare i cambiamenti tecnici e di processo i richiesti in ciascun mercato. Le scadenze scaglionate e multi-fase significano che le imprese devono adottare una strategia di implementazione mercato per mercato.

Requisiti per la fatturazione elettronica in Europa: un obiettivo comune con regole frammentate

Paradossalmente, i paesi dell’UE hanno talvolta diversi casi d’uso e pratiche per le fatture elettroniche. Tali casi d’uso nazionali possono essere soddisfatti con un ulteriore livello di formati e regole specifici per paese. Un formato conforme in un paese può non essere sufficiente in un altro.

Polonia 🇵🇱

• Mandato B2B: Febbraio 2026 (Aziende con fatturato >€46M) Aprile 2026 (Tutte le altre aziende)
• Formato: Impone rigorosamente il proprio schema XML proprietario, FA(3), senza consentire altri formati per le transazioni B2B.

Francia 🇫🇷

• Mandato B2B: Settembre 2026 (Ricezione per tutti; emissione per grandi/medie imprese) Settembre 2027 (anche emissione per PMI)
• Formato:

Richiede che le aziende e le loro piattaforme accreditate siano in grado di elaborare tre formati distinti: UBL, CII e il formato ibrido nazionale, Factur-X.

Belgio 🇧🇪

• Mandato B2B: Gennaio 2026 (Emissione e ricezione per tutte le imprese)
• Formato: Obbliga l’uso di Peppol-BIS come formato standard per tutte le transazioni trasmesse tramite la rete Peppol richiesta.

Germania 🇩🇪

• Mandato B2B: Gennaio 2025 (Ricezione obbligatoria per tutte le imprese) Gennaio 2027 (Emissione obbligatoria per >€800k di fatturato) Gennaio 2028 (Emissione obbligatoria per tutte le imprese)
• Formato: Non impone un formato unico, ma consente qualsiasi formato conforme allo standard EN 16931. Esempi comuni includono XRechnung e ZUGFeRD.

Italia 🇮🇹

• Mandato B2B: già in vigore
• Formato: Opera un regime di autorizzazione centralizzato tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e impone l’uso del formato XML nazionale FatturaPA come unico formato valido per i flussi B2B, B2C e B2G nazionali; altri formati conformi a EN 16931 devono essere convertiti in FatturaPA per l’invio.

Spagna 🇪🇸

• Mandato B2B: Una volta che il regolamento tecnico della Spagna sarà ufficialmente pubblicato, le aziende con fatturato >€8M dovranno conformarsi entro 12 mesi, e tutte le altre imprese entro 24 mesi. Molti osservatori prevedono un’implementazione graduale tra il 2026 e il 2027.
• Formato: La Spagna prevede un modello interoperabile (piattaforme pubbliche + private) che accetta molteplici formati strutturati, in particolare Facturae, opzioni allineate come UBL ed EDI, e coesisterà con regolamenti fiscali come Verifactu, TicketBAI e NaTicket. I fornitori devono essere in grado di elaborare e interoperare tra questi sistemi.

Grecia 🇬🇷

• Mandato B2B: Febbraio 2026 (>1M €) Ottobre 2026 (tutti)
• Formato: in sospeso

Danimarca 🇩🇰

• Mandato B2B: Gennaio 2026
• Formato: Peppol BIS 3.0, OIOUBL

Croazia 🇭🇷

• Mandato B2B: Gennaio 2026
• Formato: PEPPOL BIS 3.0, UBL 2.1, CII

Slovacchia 🇸🇰

• Mandato B2B: Gennaio 2027
• Formato: Peppol BIS 3.0, UBL, CII

Portogallo 🇵🇹

• Mandato B2B: Ancora nessun mandato, ma da gennaio 2026 il codice QR dovrà essere incorporato nella fattura
• Formato: probabilmente CIUS-PT

Svezia 🇸🇪

• Mandato B2B: ancora nessun mandato, ma ampiamente adottato
• Formato: Svefaktura, EDIFACT, Peppol BIS 3.0

Austria 🇦🇹

• Mandato B2B: ancora nessun mandato
• Formato: ebInterface, Peppol BIS 3.0, CIUS-AT NAT, CIUS-AT GOV

La conclusione chiave per la tua azienda? La conformità alla fatturazione elettronica non è una soluzione tecnica unica per tutti.

Una strategia solida deve includere un fornitore di servizi o una capacità interna per affrontare i requisiti specifici di ciascun paese.

Con l’avvicinarsi di queste scadenze, la domanda cruciale non è più se la tua azienda si adatterà, ma come. Hai già scelto un partner strategico e sviluppato una roadmap organizzativa per trasformare questo complesso mandato di conformità in un vantaggio competitivo?