Con il commercio globale sempre più digitale, il Portogallo sta compiendo passi significativi per modernizzare la propria conformità fiscale attraverso la fatturazione elettronica. Per le entità B2B (Business-to-Business) e B2G (Business-to-Government), comprendere i requisiti attuali è fondamentale per mantenere operazioni fluide e conformi.
Questa guida fornisce una panoramica professionale ma accessibile del panorama della fatturazione elettronica in Portogallo, coprendo obblighi, formati e scadenze cruciali.
Definizione dei termini essenziali della fatturazione elettronica
Prima di esaminare i requisiti, chiariamo alcuni termini essenziali che incontrerai nel quadro della fatturazione elettronica portoghese:
Fatturazione elettronica
Oggi la fatturazione elettronica è guidata meno dai guadagni di efficienza e più dalla conformità fiscale, poiché i governi mirano a ridurre le frodi IVA e ad avere un accesso più rapido ai dati delle transazioni. Iniziative dell’UE come VAT in the Digital Age riflettono questo cambiamento.
In questo contesto, è importante distinguere tra fatturazione elettronica ed e-reporting:
- la fatturazione elettronica si riferisce all’emissione, trasmissione e ricezione delle fatture in un formato elettronico strutturato, che consente l’elaborazione elettronica automatica,
- mentre l’e-reporting si concentra sulla trasmissione dei dati delle fatture all’autorità fiscale, spesso secondo tempistiche e requisiti di dati diversi a seconda del paese.
EN 16931, CIUS-PT e UBL 2.1
Per le fatture elettroniche obbligatorie, in particolare nel B2G, il formato richiesto è un XML strutturato basato sullo standard europeo EN 16931. La specifica nazionale del Portogallo si chiama CIUS-PT, che viene spesso implementata utilizzando UBL 2.1 (Universal Business Language 2.1), uno standard internazionale per la struttura XML dei documenti di e-business. Quando viene citato in Portogallo, significa specificamente l’adattamento nazionale, UBL 2.1 CIUS-PT.
e-Fatura
Questo è il nome del portale online gestito dall’Autorità Fiscale portoghese (Autoridade Tributária e Aduaneira, o AT). Le aziende utilizzano software certificati per comunicare i dati delle fatture a questo sistema, che consente anche ai consumatori di visualizzare e gestire le fatture comunicate ai fini delle detrazioni fiscali.
ATCUD e Codice QR
Questi codici sono obbligatori su tutte le fatture (cartacee o elettroniche) generate da software certificati dall’AT.
- ATCUD (Código Único do Documento, o Codice Unico del Documento): un identificativo univoco per ogni fattura.
- Codice QR: un codice obbligatorio su tutte le fatture che facilita la validazione e la comunicazione.
Autorità Fiscale portoghese (AT)
L’Autorità Fiscale portoghese supervisiona la conformità IVA, le comunicazioni SAF-T, il software di fatturazione certificato e tutto ciò che riguarda la comunicazione delle fatture.
Fatturazione elettronica strutturata obbligatoria per il Business to Government B2G
Spinti dalla Direttiva UE 2014/55/UE, i fornitori delle autorità pubbliche portoghesi devono emettere fatture elettroniche strutturate per tutte le transazioni B2G. Queste utilizzano lo standard nazionale CIUS-PT, che implementa lo standard UE per la fatturazione elettronica (EN 16931) e utilizza comunemente formati come UBL 2.1.
Le fatture devono essere inviate tramite canali autorizzati (ad esempio, la piattaforma pubblica FE-AP o altri meccanismi di consegna accettati).
Fatturazione elettronica volontaria ma regolamentata per il B2B
La fatturazione elettronica strutturata non è obbligatoria per le transazioni B2B in Portogallo. Le aziende possono continuare a emettere fatture tradizionali (ad esempio, PDF) tra imprese.
Tuttavia, tutte le aziende devono rispettare le regole fiscali in materia di fatturazione: le fatture devono essere emesse utilizzando software certificati dall’autorità fiscale (Autoridade Tributária e Aduaneira, AT), includere identificativi univoci (ad esempio ATCUD) e codici QR, e i dati delle fatture devono essere comunicati (ad esempio tramite i processi di fatturazione SAF-T).
Le fatture elettroniche, inclusi i PDF, continuano ad avere lo stesso valore legale delle fatture cartacee in Portogallo fino al 31 dicembre 2026. In base alla bozza della Legge di Bilancio 2026, le aziende possono continuare a emettere fatture PDF senza una Firma Elettronica Qualificata (QES), con l’obbligo della QES che entrerà in vigore solo dal 1° gennaio 2027.
Fino ad allora, gli emittenti restano responsabili di garantire l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei dati delle fatture tramite adeguati controlli interni, mentre dal 2027 in poi la QES diventerà il metodo formale e qualificato per dimostrare tali garanzie per le fatture elettroniche in PDF.