Fatturazione elettronica in Portogallo: cosa devi sapere in vista del 2026

Con il commercio globale sempre più digitale, il Portogallo sta compiendo passi significativi per modernizzare la propria conformità fiscale attraverso la fatturazione elettronica. Per le entità B2B (Business-to-Business) e B2G (Business-to-Government), comprendere i requisiti attuali è fondamentale per mantenere operazioni fluide e conformi.

Questa guida fornisce una panoramica professionale ma accessibile del panorama della fatturazione elettronica in Portogallo, coprendo obblighi, formati e scadenze cruciali.

Definizione dei termini essenziali della fatturazione elettronica

Prima di esaminare i requisiti, chiariamo alcuni termini essenziali che incontrerai nel quadro della fatturazione elettronica portoghese:

Fatturazione elettronica

Oggi la fatturazione elettronica è guidata meno dai guadagni di efficienza e più dalla conformità fiscale, poiché i governi mirano a ridurre le frodi IVA e ad avere un accesso più rapido ai dati delle transazioni. Iniziative dell’UE come VAT in the Digital Age riflettono questo cambiamento.

In questo contesto, è importante distinguere tra fatturazione elettronica ed e-reporting:

• la fatturazione elettronica si riferisce all’emissione, trasmissione e ricezione delle fatture in un formato elettronico strutturato, che consente l’elaborazione elettronica automatica,
• mentre l’e-reporting si concentra sulla trasmissione dei dati delle fatture all’autorità fiscale, spesso secondo tempistiche e requisiti di dati diversi a seconda del paese.

EN 16931, CIUS-PT e UBL 2.1

Per le fatture elettroniche obbligatorie, in particolare nel B2G, il formato richiesto è un XML strutturato basato sullo standard europeo EN 16931. La specifica nazionale del Portogallo si chiama CIUS-PT, che viene spesso implementata utilizzando UBL 2.1 (Universal Business Language 2.1), uno standard internazionale per la struttura XML dei documenti di e-business. Quando viene citato in Portogallo, significa specificamente l’adattamento nazionale, UBL 2.1 CIUS-PT.

e-Fatura

Questo è il nome del portale online gestito dall’Autorità Fiscale portoghese (Autoridade Tributária e Aduaneira, o AT). Le aziende utilizzano software certificati per comunicare i dati delle fatture a questo sistema, che consente anche ai consumatori di visualizzare e gestire le fatture comunicate ai fini delle detrazioni fiscali.

ATCUD e Codice QR

Questi codici sono obbligatori su tutte le fatture (cartacee o elettroniche) generate da software certificati dall’AT.

• ATCUD (Código Único do Documento, o Codice Unico del Documento): un identificativo univoco per ogni fattura.
• Codice QR: un codice obbligatorio su tutte le fatture che facilita la validazione e la comunicazione.

Autorità Fiscale portoghese (AT)

L’Autorità Fiscale portoghese supervisiona la conformità IVA, le comunicazioni SAF-T, il software di fatturazione certificato e tutto ciò che riguarda la comunicazione delle fatture.

Fatturazione elettronica strutturata obbligatoria per il Business to Government B2G

Spinti dalla Direttiva UE 2014/55/UE, i fornitori delle autorità pubbliche portoghesi devono emettere fatture elettroniche strutturate per tutte le transazioni B2G. Queste utilizzano lo standard nazionale CIUS-PT, che implementa lo standard UE per la fatturazione elettronica (EN 16931) e utilizza comunemente formati come UBL 2.1.

Le fatture devono essere inviate tramite canali autorizzati (ad esempio, la piattaforma pubblica FE-AP o altri meccanismi di consegna accettati).

Fatturazione elettronica volontaria ma regolamentata per il B2B

La fatturazione elettronica strutturata non è obbligatoria per le transazioni B2B in Portogallo. Le aziende possono continuare a emettere fatture tradizionali (ad esempio, PDF) tra imprese.

Tuttavia, tutte le aziende devono rispettare le regole fiscali in materia di fatturazione: le fatture devono essere emesse utilizzando software certificati dall’autorità fiscale (Autoridade Tributária e Aduaneira, AT), includere identificativi univoci (ad esempio ATCUD) e codici QR, e i dati delle fatture devono essere comunicati (ad esempio tramite i processi di fatturazione SAF-T).

Le fatture elettroniche, inclusi i PDF, continuano ad avere lo stesso valore legale delle fatture cartacee in Portogallo fino al 31 dicembre 2026. In base alla bozza della Legge di Bilancio 2026, le aziende possono continuare a emettere fatture PDF senza una Firma Elettronica Qualificata (QES), con l’obbligo della QES che entrerà in vigore solo dal 1° gennaio 2027.

Fino ad allora, gli emittenti restano responsabili di garantire l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei dati delle fatture tramite adeguati controlli interni, mentre dal 2027 in poi la QES diventerà il metodo formale e qualificato per dimostrare tali garanzie per le fatture elettroniche in PDF.