Lo scontrino elettronico e il documento commerciale in Italia: una guida completa

In Italia, il documento commerciale – conosciuto come scontrino elettronico fino al 2019 – è parte di una strategia di digitalizzazione pensata per migliorare la conformità fiscale e contrastare l’evasione. L’obbligo è scattato dal 1° luglio 2019 per le aziende con un fatturato superiore a 400.000 euro ed è stato esteso, da gennaio 2020, a tutti i titolari di partita IVA.

L’obiettivo è semplificare la rendicontazione verso l’Agenzia delle Entrate (AdE) e rendere più trasparente la gestione delle transazioni.

L’Italia verso la completa digitalizzazione del sistema fiscale

L’introduzione dello scontrino elettronico e del registratore telematico (RT) in Italia nel 2019 ha segnato l’inizio della digitalizzazione del sistema fiscale, ma ha richiesto registratori di cassa telematici certificati e costosi.

A partire dal 2026, le nuove normative consentiranno alle aziende di utilizzare soluzioni software certificate, come fiskaly SIGN IT, offrendo maggiore flessibilità e costi operativi competitivi che permetteranno la trasmissione dei corrispettivi telematici senza l’utilizzo di hardware. 

Fatturazione elettronica in Italia

La fatturazione elettronica in Italia è regolata da un quadro normativo che ha introdotto obblighi progressivi per amministrazioni pubbliche, imprese e professionisti. Dal 2019, l’Italia è stato il primo Paese dell’UE a rendere obbligatoria la e-fattura per transazioni B2B e B2C, con procedure specifiche per i casi in cui la fattura non è richiesta.

Il quadro normativo della fatturazione elettronica in Italia, stabilito dal Decreto Legislativo 148/2018 e dal Decreto 55/2013, si applica alle autorità pubbliche e ad altri enti. La fatturazione elettronica B2G è obbligatoria per le amministrazioni centrali, in conformità con la Direttiva Europea 2014/55/UE. Inizialmente limitata a ministeri, uffici fiscali e agenzie di sicurezza nazionale, dal 2015 è stata estesa a tutti gli enti pubblici. Dal gennaio 2019, l’Italia è il primo Paese dell’UE ad aver reso obbligatoria la fatturazione elettronica a livello nazionale anche per le transazioni B2B e B2C.

Nei casi in cui non è richiesta l’emissione di una fattura (Articolo 22 del D.P.R. 633/1972), le vendite devono essere certificate con uno scontrino digitale. I contribuenti esonerati dall’obbligo di fattura possono così certificare i ricavi tramite scontrino elettronico, con memorizzazione e trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate (AdE) e consegna di un documento commerciale al cliente.

Lo scontrino elettronico: Quadro normativo e trasmissione all'Agenzia delle Entrate (AdE)

Lo scontrino elettronico (noto anche come scontrino telematico o scontrino digitale) consente ai commercianti di memorizzare e inviare elettronicamente i dati delle transazioni all'Agenzia delle Entrate. Introdotto insieme alla fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2021, mira a contrastare l’evasione fiscale garantendo che ogni vendita venga registrata e trasmessa digitalmente all’agenzia.

Introdotto dal Decreto Fiscale e rafforzato dalla Legge di Bilancio, impone che, dal 1° gennaio 2020, tutte le aziende italiane, esentate dall’obbligo di emettere fattura e indipendentemente dalla loro dimensione, debbano emettere scontrini elettronici. Tra queste categorie rientrano:

• Alberghi, servizi di ristorazione e bevande
• Servizi di trasporto passeggeri, veicoli e trasporti
• Servizi in esercizi commerciali aperti al pubblico

Questi dati devono essere trasmessi telematicamente all’autorità fiscale italiana tramite un registratore telematico, tramite il portale web dell’AdE o sistemi di fatturazione.

Le aziende devono trasmettere giornalmente i dettagli di ogni scontrino all’autorità fiscale, garantendo il monitoraggio in tempo reale delle vendite e permettendo un controllo delle attività economiche in modo più efficace.

Quali dati deve includere lo scontrino elettronico?

Con l’introduzione della memorizzazione e trasmissione elettronica delle informazioni di vendita, i clienti ricevono un documento commerciale, spesso ancora chiamato "scontrino" invece del tradizionale scontrino fiscale. Il documento commerciale viene generato automaticamente tramite RT o il portale Fatture e Corrispettivi. Definito dal Decreto Interministeriale del 7 dicembre 2016, il documento deve riportare i seguenti dettagli:

• data e ora di emissione
• numero sequenziale
• informazioni sull’emittente (ragione sociale, denominazione legale o nome completo dell’emittente, sede dell’attività)
• descrizione dei beni o servizi
• totale della transazione
• informazioni fiscali del cliente (codice fiscale, partita IVA) se richiesto

Le transazioni vengono registrate giornalmente e i dati di vendita devono essere comunicati all'Agenzia delle Entrate entro 12 giorni se si utilizzano stampanti RT.

Quando viene emesso lo scontrino elettronico o il documento commerciale?

L'Articolo 1 del decreto interministeriale del 7 dicembre 2016 regola l'emissione del documento commerciale . Gli scontrini vengono solitamente forniti in forma cartacea, ma possono essere inviati elettronicamente previo accordo con il cliente. Il documento deve garantire "leggibilità, gestione e conservazione nel tempo".

I dati di vendita devono essere memorizzati al completamento della transazione presso il punto di vendita, e il documento commerciale o scontrino fiscale deve essere consegnato al cliente.

Quali contribuenti devono emettere scontrini elettronici?

Per le transazioni al dettaglio, l'emissione di una fattura non è obbligatoria, salvo richiesta esplicita del cliente." nvece, le aziende sono tenute a memorizzare e inviare elettronicamente i dati delle transazioni giornaliere all'Agenzia delle Entrate (AdE). Questa pratica sostituisce la necessità di emettere scontrini cartacei o fiscali e elimina il tradizionale "registro dei corrispettivi," come indicato nell'Articolo 24 del DPR 633/1972.

Il nuovo obbligo si applica a tutti i soggetti previsti dall'Articolo 22 del DPR 633/1972, ad eccezione di alcune transazioni esentate dal Decreto Ministeriale del 10 maggio 2019.

Lo scontrino elettronico può essere emesso utilizzando un registratore di cassa telematico, che deve essere collegato all'Agenzia delle Entrate. Questo sistema deve rispettare determinati parametri e ricevere la certificazione dall'Agenzia.

Esistono diversi modi per garantire la trasmissione dei corrispettivi telematici al fine di emettere uno scontrino:

• tramite registratori telematici,
• tramite server RT per punti vendita con almeno tre registratori di cassa,
• attraverso il portale web dell'Agenzia delle Entrate (AdE)

Sanzioni per il mancato rispetto dell’emissione degli scontrini

Le imprese che non rispettano le normative sugli scontrini elettronici possono incorrere in sanzioni da parte delle autorità fiscali, tra cui multe multe e ulteriori ispezioni.

Le recenti modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2021 hanno modificato il sistema di sanzioni per gli scontrini telematici e l'uso dei registratori di cassa. Le principali novità includono:

• una multa del 90% sull'imposta per omissione, ritardo o invio errato dei dati
• una multa di €100 per errori che non incidono sull'imposta
• la possibile sospensione delle licenze commerciali dopo quattro violazioni in cinque anni, con una durata che varia da 3 giorni a 1 mese, o da 1 a 6 mesi per importi superiori a €50.000

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