Rechnungen mit Excel: Das große Verifactu-Dilemma

Nur wenige Wochen vor Inkrafttreten von Verifactu für Unternehmen verfeinert die spanische Steuerbehörde (AEAT) weiterhin die Regelung und beantwortet häufige Fragen. Eine der meistgestellten lautet:

Kann ich weiterhin Rechnungen mit Excel, Word oder PDF erstellen, ohne gegen Verifactu zu verstoßen?

Die kurze Antwort: Es kommt darauf an – aber es gibt entscheidende Unterschiede.

Was die spanische Steuerbehörde sagt

Laut den neuesten Klarstellungen der AEAT gilt Verifactu nicht, wenn Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme ausschließlich verwendet werden, um:

• Rechnungsdaten einzugeben
• Rechnungen zu erstellen und zu drucken
• Rechnungsinformationen zu speichern

In diesen Fällen wird das Tool nicht als Rechnungssoftwaresystem (SIF) betrachtet, und Verifactu kommt nicht zur Anwendung.

Die Regelung gilt jedoch, wenn Excel, Word oder ein anderes Programm verwendet wird, um steuerliche Informationen zu verarbeiten, Umsatzsteuer- oder Einkommenssteuerbücher zu generieren oder Buchhaltungs- bzw. Rechnungsdaten zu automatisieren.

Zum Beispiel:

• Wenn Sie die Daten manuell eingeben und nur drucken, gilt Verifactu nicht.
• Wenn Sie Formeln, Makros oder Automatisierungen nutzen, die Buchhaltungsaufzeichnungen erzeugen, müssen Sie Verifactu einhalten.

Wichtig: Die AEAT kann jederzeit prüfen, ob die Nutzung dieser Tools der technischen Definition eines SIF entspricht.

Was das in der Praxis bedeutet

Diese Unterscheidung zieht eine sehr feine Grenze zwischen dem, was erlaubt ist, und dem, was nicht.

Ein Profi, der Excel ausschließlich verwendet, um Rechnungen manuell zu schreiben und zu drucken, könnte ausgenommen sein – solange keine Automatisierungen im Spiel sind.

Aber jede Formel, Berechnungsregel oder jedes Makro verwandelt das Dokument in ein reguliertes Rechnungssystem.

Auch wenn die AEAT ihre Haltung gelockert hat, wird die Nutzung von Excel in der Praxis in den meisten Fällen unter Verifactu fallen – insbesondere, wenn Daten verarbeitet oder gespeichert werden, die die steuerliche Compliance betreffen.

Kurz gesagt: ✅ Sie können Excel oder Word verwenden, wenn Sie Daten manuell eingeben – ohne Berechnungen oder Automatisierungen. ❌ Sie dürfen sie nicht verwenden, wenn die Datei Daten automatisch verarbeitet, berechnet oder speichert.

Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten

Der entscheidende Punkt liegt in der Definition eines Rechnungssoftwaresystems (SIF). Auch wenn die AEAT Beispiele genannt hat, bleiben viele Grauzonen. Wo endet die manuelle Bearbeitung und wo beginnt die Automatisierung? Ab welchem Grad an Berechnung wird eine Excel-Datei zu einem SIF?

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein selbstständig, und erstellen Rechnungen mit Excel oder Word.. Wenn Sie alle Daten manuell eingeben —ohne Formeln, ohne Makros, ohne Automatisierungen—, fallen Sie nicht unter den Anwendungsbereich von Verifactu. Mit anderen Worten: Wenn Sie Berechnungen von Hand oder mit einem Taschenrechner machen und nur die Endbeträge ins Dokument eintragen, ist Ihre Rechnungsstellung gültig, ähnlich wie bei einem herkömmlichen Rechnungsblock. 

Wenn Sie jedoch im Excel eine Zelle verwenden, um Stückzahl mal den Preis zu multiplizieren, die 21% Mehrwertsteuer zu berechnen oder irgendeinen Teil des Prozesses zu automatisieren, nutzen Sie Excel bereits als Rechnungssoftwaresystem (SIF). In diesem Fall wäre Ihre Methode nicht regelkonform und könnte zu Bußgeldern von bis zu 50.000€ führen.

Angesichts dieser Unsicherheiten ist es besser, keine Annahmen zu treffen. Die Auslegung hängt vom jeweiligen Fall ab, und die AEAT kann prüfen, ob Ihr System den technischen Anforderungen von Verifactu entspricht.

Gehen Sie kein Risiko ein: Fragen Sie die Experten

Bei fiskaly wissen wir, dass Steuerregelungen komplex sein können – besonders, wenn sie sich ständig ändern.

Wenn Sie ein Unternehmen oder selbstständig sind, empfehlen wir, sich direkt bei der AEAT oder deinem Rechnungssoftwareanbieter zu erkundigen, bevor Sie weiterhin Excel oder Word verwenden.

Und wenn Sie Softwareentwickler oder -anbieter sind, kann fiskaly SIGN ES Ihnen helfen, Verifactu einfach und skalierbar einzuhalten und sicherzustellen, dass Ihre Kunden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Unsere Verifactu-API lässt sich nahtlos in jedes ERP- oder POS-System integrieren und hilft Ihnen, folgende Vorschriften zu erfüllen:

• Das Antibetrugsgesetz und Verifactu
• TicketBAI im Baskenland
• NaTicket, das kommende Steuersystem in Navarra
• Das Gesetz “Crea y Crece” und die verpflichtende B2B-E-Rechnung

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Vermeiden Sie Grauzonen. Überlassen Sie die steuerliche Compliance den Experten und stellen sicher, dass Ihre Software – und die Ihrer Kunden – stets konform mit den spanischen Vorschriften bleibt.