GoBD: comprender los requisitos para una contabilidad digital adecuada
Los GoBD son un marco normativo central para la contabilidad digital y la conservación de datos relevantes para impuestos en Alemania. La versión revisada de las directrices GoBD estipula que deben cumplirse ciertos requisitos para el archivado de recibos. En combinación con la Ordenanza de Seguridad de Cajas Registradoras (KassenSicherungsverordnung), garantizan que los procesos empresariales digitales cumplan con los requisitos de las autoridades fiscales. Para las empresas, esto significa: deben documentar cuidadosamente, revisar regularmente y estructurar legalmente sus sistemas de TI y procesos internos, para evitar sanciones, estimaciones o riesgos durante auditorías. Veamos en detalle los requisitos.
¿Qué son los GoBD?
Los GoBD (por su acrónimo en alemán de Principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como el acceso a los datos) son una norma administrativa y un componente central del sistema fiscal alemán.
Definen cómo deben registrarse, almacenarse, conservarse y proporcionarse los datos fiscales a las autoridades en caso de una auditoría. El objetivo es garantizar la transparencia, trazabilidad e inmutabilidad de los registros digitales.
¿Cuáles son los principios legales de los GoBD?
Los GoBD se basan principalmente en los §§ 146 y 147 del Código Fiscal Alemán (AO). Estas secciones regulan la obligación de llevar libros y conservar documentos fiscales. Los GoBD especifican estos reglamentos para procesos y sistemas digitales, y se aplican a todas las empresas, autónomos y freelancers en Alemania, sin importar su tamaño o sector.
Requisitos clave de los GoBD:
- Trazabilidad y verificabilidad de todas las entradas y registros
- Inmutabilidad de los datos tras su registro
- Registro oportuno de las transacciones comerciales
- Conservación adecuada de documentos digitales durante 10 años
- Documentación de los sistemas y procesos de TI utilizados
- Derechos de acceso para las autoridades fiscales
- Obligaciones de registro según los GoBD para garantizar documentación inalterable y verificable
La versión actual de los GoBD entró en vigor el 1 de enero de 2020.
¿Para qué documentos se aplican las regulaciones GoBD?
Las regulaciones GoBD se aplican a todos los documentos relevantes para impuestos, tanto en formato electrónico como en papel, especialmente si fueron creados, recibidos, procesados o archivados digitalmente. El objetivo es garantizar la corrección de la contabilidad y una trazabilidad completa para la Agencia Tributaria.
Tipos de documentos más importantes afectados por los GoBD:
- Registros y transacciones comerciales (informes de caja, datos individuales de caja, facturas emitidas y recibidas)
- Documentos electrónicos y recibos (facturas electrónicas en formato estructurado, registros del sistema, registros TSS)
- Documentos contables
- Correspondencia comercial
- Documentación de sistemas y procesos
¿Es obligatorio el archivo conforme a los GoBD?
Sí, los GoBD son obligatorios. Aunque no constituyen una ley independiente, son una regulación administrativa del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) que especifica las obligaciones legales del Código Fiscal Alemán (AO).
Fundamentos legales:
- § 146 AO – Normas para la contabilidad
- § 147 AO – Conservación de documentos
Esto significa: quien esté legalmente obligado a llevar libros o lo haga voluntariamente (autónomos, comerciantes, freelancers) debe cumplir con los GoBD. Incluso en contabilidad digital parcial o totalmente, los requisitos se aplican sin excepción.
Los GoBD y su relación con la KassenSichV
Además de la Ley de Cajas Registradoras y la KassenSichV, los GoBD son relevantes para los operadores de cajas. Las directrices del BMF desde 2014 regulan el tratamiento y conservación adecuados de datos electrónicos. Las empresas son responsables de su cumplimiento, incluso si delegan su contabilidad a asesores fiscales.
Los GoBD definen requisitos clave como la inmutabilidad de los datos y la trazabilidad de transacciones, requisitos también presentes en la KassenSichV. Ambas normativas garantizan el cumplimiento técnico y contable, aportando seguridad jurídica y permitiendo auditorías fiscales eficientes.
Requisitos para conservar datos de cajas registradoras
En Alemania no existe aún una obligación general de usar cajas registradoras electrónicas. Las empresas pueden optar por cajas electrónicas o cajones abiertos. Las electrónicas deben estar equipadas con un Sistema de Seguridad Técnica (TSS), mientras que las abiertas requieren una documentación más estricta según los GoBD. El acuerdo de coalición CDU/CSU/SPD prevé una obligación de caja registradora a partir del 1 de enero de 2027 para empresas con ventas anuales superiores a 100.000 euros.
Los datos deben conservarse durante 10 años, de forma completa e inalterable. Cualquier cambio en el sistema o en los datos debe registrarse y conservarse también.
Además, deben estar siempre disponibles, legibles y evaluables por máquina. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones y pagos retroactivos.
