Navegando las regulaciones fiscales en Europa.

La “Kassensicherungsverordnung” es una normativa diseñada para garantizar la seguridad a prueba de manipulaciones de los sistemas de cajas registradoras electrónicas. Exige a las empresas utilizar un sistema de seguridad técnico (TSE) para registrar de forma segura todas las transacciones y evitar manipulaciones.

La Ordenanza sobre seguridad de las cajas registradoras (KassenSichV) se aplica a todas las empresas que utilizan sistemas de registro electrónico para documentar las transacciones comerciales.

Esto afecta principalmente a sectores como el comercio minorista, la hostelería y otras industrias de servicios en las que son habituales las transacciones en efectivo.

No solo se dirige a los usuarios de estos sistemas, sino también a los fabricantes y proveedores de cajas registradoras, sistemas de punto de venta y software relacionado. Estas empresas están obligadas a diseñar sus productos de manera que cumplan los requisitos técnicos y organizativos exigidos por la KassenSichV.

A partir del 1 de enero de 2020, los sistemas de cajas registradoras deben estar equipados con un TSE certificado. El TSE debe almacenar de forma segura cada transacción, y todos los sistemas deben someterse a revisiones y mantenimiento periódicos. El sistema también debe cumplir los requisitos de información a las autoridades fiscales.

Las empresas tienen la flexibilidad de elegir entre sistemas TSE basados en la nube, como fiskaly SIGN DE, y opciones basadas en hardware, que se instalan directamente en las cajas registradoras.

Las soluciones basadas en la nube son mantenidas y actualizadas por el proveedor de servicios, lo que facilita el cumplimiento de los cambios normativos tras la integración inicial y la ampliación cuando se desea expandirse.

Las soluciones TSE de hardware tienen una escalabilidad limitada, lo que puede suponer un reto en caso de cambios en el sistema o de altos volúmenes de transacciones.

Independientemente de la opción elegida, el TSE debe estar certificado por la Oficina Federal Alemana de Seguridad de la Información (BSI). Esto garantiza que el mecanismo de seguridad cumpla con los estrictos estándares nacionales para la integridad de los datos y la protección contra manipulaciones.

Los datos de las transacciones deben registrarse en el formato estandarizado DSFinV-K (Interfaz Digital de las Autoridades Fiscales para Sistemas de Cajas Registradoras), lo que facilita la revisión y el análisis de los datos durante las inspecciones fiscales. Esta estandarización asegura que todos los datos de las cajas registradoras sean completos, rastreables y verificables por las autoridades fiscales.

Con la introducción de la obligación de emitir recibos y la Ordenanza sobre seguridad de las cajas registradoras, Alemania exige desde el 1 de enero de 2020 a las empresas que cuentan con sistemas de cajas registradoras electrónicas que emitan un recibo por cada transacción, independientemente del método de pago. El recibo emitido puede ser un recibo físico en papel o un recibo digital.

Un componente clave de la obligación de emitir recibos es la especificación precisa de la información que debe contener un recibo para garantizar la transparencia y la trazabilidad de las transacciones. Cada recibo emitido debe incluir los siguientes datos obligatorios:

• Nombre completo y dirección de la empresa que presta el servicio
• Fecha y hora de emisión del recibo
• Cantidad y tipo de bienes entregados o servicios prestados
• Importe de la factura y tipo impositivo aplicable
• Número de transacción
• Número de serie del sistema de caja registradora electrónica y del módulo de seguridad
• Valor de verificación y contador de firmas

Desde enero de 2025, todas las empresas que operan en Alemania deben informar a las autoridades fiscales sobre los sistemas de registro electrónico (cajas registradoras, taxímetros de la UE y cuentakilómetros) y los datos correspondientes del TSE (sistema de seguridad técnica) para cumplir con la obligación de informar sobre los puntos de venta (Meldepflicht). 

Las empresas están obligadas a transmitir a la oficina de Hacienda información diversa sobre los sistemas de caja registradora y los TSE (sistemas de seguridad técnica) utilizados en cada establecimiento comercial. Los detalles se especifican en el artículo 146a, apartado 4, frase 2, del Código Fiscal alemán (AO):

• Tipo de sistema de caja registradora: descripción del sistema utilizado (por ejemplo, caja registradora fija, sistema móvil, sistema basado en la nube).
• Número de serie del sistema: identificador único para cada caja registradora.
• Detalles del TSE: número de serie, número de certificado, fabricante y tipo.
• Fecha de puesta en servicio: fecha en la que se utilizó el sistema por primera vez.
• Ubicación: dirección en la que se utiliza la caja registradora.
• Información sobre cambios: retirada del servicio, sustitución o actualizaciones del TSE.

Esta notificación es necesaria para garantizar el uso legal de los sistemas y para mantener informadas a las autoridades fiscales sobre todas las cajas registradoras en funcionamiento.

Desde el 1 de enero de 2016, las empresas de Austria deben cumplir tres obligaciones principales:

• el requisito de registrar individualmente todos los ingresos y gastos,
• la necesidad de disponer de un sistema de registro electrónico cuando se superan determinados umbrales de ingresos,
• y la obligación de emitir recibos por cada transacción en efectivo.

Estos requisitos constituyen la base del Reglamento de Seguridad de Cajas Registradoras (RKSV) y definen cómo deben utilizarse las cajas registradoras en el entorno empresarial.

Cualquier empresa en Austria con una facturación anual superior a 15.000 € y transacciones en efectivo por un importe mínimo de 7.500 € debe utilizar una caja registradora que cumpla con la normativa RKSV y que satisfaga unos requisitos técnicos y de seguridad específicos para garantizar el registro preciso de las transacciones de venta.

Una caja registradora que cumpla con la normativa RKSV debe tener:

• un protocolo de registro de datos,
• una impresora de recibos,
• una interfaz para un dispositivo de seguridad,
• un algoritmo de cifrado AES 256,
• y un número de identificación único de caja registradora.

También debe estar registrada en las autoridades fiscales austriacas a través del portal FinanzOnline (FON). Esta identificación vincula el dispositivo con la empresa, lo que proporciona un registro de auditoría transparente.

Las empresas que operan en Austria están obligadas a mantener registros individuales, es decir, el registro continuo e individual de todos los ingresos y gastos.

Similar a otros países, las empresas están obligadas a emitir un recibo para cada pago en efectivo, que contenga información detallada sobre la transacción con el fin de crear transparencia y prevenir el fraude fiscal.

Para cumplir con la normativa RKSV, un recibo debe incluir la siguiente información:

• Nombre comercial
• Número secuencial del recibo
• Fecha y hora de emisión del recibo
• Cantidad y descripción de los bienes o servicios
• Importe del pago desglosado por tipos impositivos
• Número de identificación de la caja registradora
• Firma legible digitalmente

Todos los recibos emitidos por una caja registradora que cumpla con la normativa deben incluir un código QR que resuma la firma y toda la información esencial de la transacción en un formato legible digitalmente. Los clientes y los auditores pueden escanear este código para verificar la validez del recibo.

La “Signaturpflicht” (§ 131b BAO) exige que los recibos sean firmados digitalmente mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, lo que asegura que cualquier alteración en los datos sea inmediatamente detectable. Esta firma digital garantiza la autenticidad de los registros de transacciones.

Para cumplir con los requisitos de la RKSV, la firma electrónica de una transacción en efectivo debe incluir datos específicos:

• Número de identificación de la caja registradora
• Hora de la transacción
• Desglose del importe de la transacción por tipos impositivos
• Firma legible digitalmente (código QR)

El requisito de firma se implementa mediante un dispositivo técnico de seguridad que adjunta una firma electrónica a cada transacción. Esto se puede realizar mediante una tarjeta de firma física o una solución basada en la nube.

La fiscalización española se basa en un enfoque puramente en la nube, pero también es compleja porque el país cuenta con cinco autoridades fiscales diferentes, cada una con su propia legislación. Esto genera requisitos diferentes según la región y el tipo de empresa.

El SII (Suministro Inmediato de Información) exige la presentación digital de los datos de las transacciones relacionadas con el IVA a la Agencia Tributaria (AEAT) de España.

Las empresas con una facturación anual superior a 6 millones de euros están obligadas desde 2017 a comunicar sus datos fiscales a través del sistema SII.

Para las empresas con un volumen de negocios inferior a 6 millones de euros, se aplican tres legislaciones diferentes, dependiendo de las autoridades fiscales regionales:

• Verifactu (nacional, excepto País Vasco y Navarra)
• TicketBAI (regiones del País Vasco)
• Legislación de Navarra

Con especificaciones recientemente aprobadas en octubre de 2024 por la Agencia Tributaria (AEAT), la regulación de los sistemas Verifactu se centra en crear un sistema de facturación estandarizado.

El software Verifactu cumple con la Ley Antifraude de España y la normativa que establece los estándares que debe cumplir el software de facturación, incluida la capacidad de comunicación en tiempo real con la AEAT.

El cumplimiento de los requisitos de Verifactu será obligatorio para empresas y autónomos en toda España a partir de enero de 2026, excepto para aquellos con residencia fiscal en el País Vasco y la región de Navarra.

Es importante destacar que todo el software de facturación que opere en España debe cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu desde julio de 2025.

TicketBAI es un sistema de fiscalización basado en software que garantiza que todas las facturas se firmen digitalmente y se comuniquen a las autoridades fiscales locales. Se trata de una normativa promovida por las autoridades fiscales regionales del País Vasco (Vizcaya, Guipúzcoa y Álava).

En Vizcaya, TicketBAI forma parte de un marco de control fiscal más amplio llamado BATUZ. TicketBAI se ha implementado gradualmente desde 2021 hasta 2026, y aunque la normativa es la misma, cada provincia tiene sus propios requisitos técnicos para cumplir. Por ello, es importante conocer las especificaciones específicas al operar en diferentes regiones.

Las autoridades fiscales de esta región están desarrollando actualmente una nueva legislación similar a TicketBAI y Verifactu, que exigirá a las empresas enviar en tiempo real todos los datos fiscales de sus transacciones a las autoridades fiscales.

Aunque aún no hay un cronograma oficial para esta legislación, se espera que sea publicada entre 2026 y 2027.

Las normativas de fiscalización en Italia se centran en

• el documento commerciale (el documento comercial, anteriormente conocido como scontrino elettronico o recibo electrónico)
• y en los sistemas de facturación electrónica obligatorios

Desde el 1 de enero de 2020, las empresas están obligadas a emitir recibos electrónicos para todas las transacciones y transmitir los datos a la Agencia Tributaria Italiana (Agenzia delle Entrate, AdE).

La transmisión se realiza mediante el uso de dispositivos de hardware certificados conocidos como «Registratori Telematici» (RT) o el procedimiento de documentación comercial en línea que la AdE pone a disposición de todos los comerciantes en el portal de facturas y recibos («Fatture e Corrispettivi»).

Las empresas están obligadas a utilizar dispositivos electrónicos certificados (Registratori Telematici, RT) para registrar y enviar de forma segura los datos de las transacciones. Estas cajas registradoras certificadas generan identificadores únicos para cada recibo y deben garantizar el registro seguro y la transmisión digital diaria de los datos de las transacciones y las tasas telemáticas a la Agencia Tributaria Italiana (AdE).

El marco legal de Italia para la facturación electrónica, establecido en el Decreto Legislativo 148/2018 y el Decreto 55/2013, se centra en las autoridades públicas y otras entidades. En cumplimiento de la Directiva Europea 2014/55/UE, la facturación electrónica B2G se hizo obligatoria para las administraciones centrales.

Inicialmente aplicable solo a ministerios, oficinas fiscales y agencias de seguridad nacional, el requisito se extendió a todas las entidades públicas en 2015.

En enero de 2019, Italia se convirtió en el primer país de la UE en hacer obligatoria la facturación electrónica a nivel nacional para transacciones B2B y B2C.

El 7 de marzo de 2025, la Agencia Tributaria italiana publicó la Disposición Prot. n.º 111204/2025, en la que se definen las especificaciones técnicas para el desarrollo, la aprobación y el lanzamiento de soluciones certificadas basadas en la nube para el almacenamiento y la transmisión electrónica de datos de transacciones diarias.

Además, la normativa que regula las soluciones de software de facturación, junto con las especificaciones técnicas publicadas el 7 de marzo de 2025 por la Agencia Tributaria Italiana, va más allá de la definición de aspectos funcionales y tecnológicos. Describe claramente las funciones de las partes involucradas en el nuevo ecosistema digital, con el objetivo de garantizar la responsabilidad, la trazabilidad y la calidad del servicio.

Estas soluciones representan una alternativa válida a los dispositivos fiscales tradicionales (Registratori Telematici RT), ya que permiten a las empresas gestionar sus datos fiscales íntegramente en la nube, incluida la integración con sistemas POS avanzados, sin necesidad de hardware.

Los datos de las transacciones deben transmitirse a las autoridades fiscales para el seguimiento continuo de las actividades comerciales. Si el contribuyente utiliza el procedimiento de documento comercial en línea, la transmisión se realizará en tiempo real.

Alternativamente, cuando se utiliza un dispositivo RT, los datos se envían al final del día, a más tardar en un plazo de 12 días a partir del día de registro. Esta supervisión ayuda a reducir la evasión fiscal y garantiza la correcta recaudación del IVA.

Francia introdujo los requisitos de fiscalización el 1 de enero de 2018, estipulando que las empresas que realicen ventas B2C usen un software de facturación o sistema POS certificado.

Desde el 1 de enero de 2018, las empresas sujetas al IVA y que realicen ventas B2C deben utilizar software certificado por organismos acreditados (como NF525) o proporcionar una prueba equivalente de cumplimiento

Estos sistemas deben garantizar:

• Inalterabilidad: sin cambios retroactivos en los datos
• Seguridad: protección contra la manipulación
• Conservación: los datos deben almacenarse de forma segura
• Auditabilidad: trazabilidad completa para inspecciones fiscales

Hasta hace poco, las empresas podían demostrar el cumplimiento mediante la autocertificación. La Ley Financiera de febrero de 2025 (artículo 286 del Código General Tributario) ha puesto fin a esa opción: ahora todos los sistemas de punto de venta deben obtener una certificación externade un organismo acreditado en los siguientes plazos:

• 31 de agosto de 2025: los proveedores de puntos de venta deben haber iniciado el proceso de certificación externa.
• 1 de marzo de 2026: es obligatorio contar con una certificación válida de terceros.

El incumplimiento de estos requisitos puede acarrear sanciones importantes, lo que genera una gran presión de tiempo.

• Facturación electrónica para transacciones B2G: obligatoria desde enero de 2020 (con implantaciones anticipadas desde 2017 para las grandes empresas).
• Facturación electrónica B2B y presentación de informes en tiempo real: implantación en tres fases hasta enero de 2026, que abarcará a todas las empresas.

Los recibos en papel o digitales deben incluir campos obligatorios específicos, como la fecha y hora de la transacción, el monto total (incluyendo el desglose del IVA) y un identificador único o número de factura.

Como parte de la Ley contra el Desperdicio (Ley N.º 2020-105 del 10 de febrero de 2020 o "Loi anti-gaspillage"), los comerciantes solo tienen que proporcionar recibos impresos si el cliente lo solicita explícitamente, y se debe ofrecer a los clientes la opción de recibir los recibos de forma electrónica.

Toda empresa que acepte pagos en efectivo, tarjeta o métodos electrónicos equivalentes, y cuyo volumen anual supere el umbral vinculado al importe base (235.200 SEK en 2025), debe operar una caja registradora certificada conectada a una unidad de control certificada.

Esta unidad, que genera códigos de control y registra datos de transacciones, puede ser un dispositivo físico o un servicio basado en la nube vía API.

El equipo fiscal debe registrarse ante Skatteverket (la Agencia Tributaria Sueca), y las empresas deben cumplir con requisitos diarios como emitir un recibo por cada transacción (digital o en papel) y generar un reporte al final de cada día hábil.

Toda empresa que venda bienes o servicios en Suecia, acepte efectivo, tarjeta o pagos electrónicos equivalentes y supere el umbral de facturación (235.200 SEK en 2025), debe usar una caja registradora certificada conectada a una unidad de control certificada.

La unidad de control es un componente de seguridad certificado que funciona junto con la caja registradora. Recibe cada transacción, genera un código de control único y almacena los datos de forma segura para auditoría por parte de Skatteverket.

Las unidades de control pueden ser dispositivos de hardware o servicios certificados en la nube accesibles vía API.

GKS 2.0 (Geregistreerd Kassasysteem) o SCE 2.0 (Système de Caisse Enregistr­euse) es la nueva versión basada en la nube del sistema de caja registradora registrado de Bélgica. A diferencia de la configuración anterior basada en hardware, permite la transmisión de datos en tiempo real a FPS Finance, admite recibos digitales y elimina la necesidad de inspecciones in situ. Sustituye la caja negra (FDM) y la tarjeta inteligente de IVA (VSC).

Al igual que el sistema actual, la obligación se aplica a las empresas del sector HoReCa (hoteles, restaurantes y catering) con ventas en el establecimiento superiores a 25.000 euros. Sin embargo, el Gobierno está considerando ampliar el requisito a otros sectores con un elevado volumen de transacciones en efectivo en el futuro.

La introducción de GKS 2.0 se ha pospuesto para permitir más tiempo para la certificación y la preparación técnica:

• Las nuevas empresas deberán cumplir a partir del 1 de enero de 2026.
• Los usuarios existentes de SCE 1.0 harán la transición gradualmente a partir del 1 de julio de 2026, dependiendo de la fecha de activación de su sistema actual.

Las empresas pasarán del almacenamiento local de datos en el FDM a los informes basados en la nube, lo que garantiza que las transacciones se transmitan de forma segura a FPS Finance en tiempo real. La actualización también permite recibos digitales, un procesamiento más rápido y un cumplimiento simplificado, reduciendo la necesidad de inspecciones físicas.

Para operar legalmente en Portugal, los sistemas de facturación y POS deben estar certificados por la autoridad tributaria (AT) y cumplir un conjunto definido de estándares técnicos y de seguridad. El software certificado debe garantizar la integridad de los datos, la trazabilidad y una correcta auditabilidad de todos los documentos relevantes para los impuestos.

SAF-T (PT) es el Archivo Estándar de Auditoría para Fines Tributarios, un archivo XML estructurado definido por la autoridad tributaria portuguesa que contiene datos detallados de contabilidad y facturación. Las empresas deben enviar sus datos de facturación a la AT cada mes, lo que convierte a SAF-T en una parte central del cumplimiento fiscal en Portugal.

ATCUD (Código Único do Documento) es un código que identifica de manera única cada factura y documento fiscalmente relevante en Portugal. Vincula cada documento a una serie de facturación autorizada y garantiza una trazabilidad total para la autoridad tributaria. Para los proveedores de POS, admitir ATCUD correctamente es esencial para el cumplimiento legal.