GoBD : comprendre les exigences pour une comptabilité numérique conforme
La GoBD est un cadre réglementaire central pour la comptabilité numérique et la conservation des données fiscales en Allemagne. La version révisée des lignes directrices GoBD stipule que certaines exigences pour l’archivage des justificatifs doivent être respectées. En combinaison avec la Kassensicherungsverordnung (Ordonnance sur la sécurité des caisses), elles garantissent que les processus commerciaux numériques répondent aux exigences des autorités fiscales. Pour les entreprises, cela signifie : elles doivent documenter soigneusement, examiner régulièrement et structurer légalement leurs systèmes informatiques et processus internes — afin d’éviter amendes, évaluations ou risques de contrôle fiscal. Voyons en détail les exigences.
Qu’est-ce que la GoBD ?
La GoBD (abréviation de « Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff » – Principes pour la tenue et la conservation correctes des livres, registres et documents sous forme électronique ainsi que pour l’accès aux données) est une réglementation administrative et un élément central du système fiscal en Allemagne.
La définition de la GoBD met l’accent sur son rôle dans la comptabilité numérique, ainsi que sur les obligations de documentation pour assurer la conformité avec l’administration fiscale. Elles ont été introduites par le Ministère fédéral des Finances (BMF) et précisent les exigences découlant du Code fiscal allemand (AO) et d’autres réglementations fiscales.
La GoBD définit en détail comment les entreprises doivent saisir, stocker, conserver et fournir les données fiscales aux autorités en cas de contrôle. L’objectif est d’assurer la transparence, la traçabilité et l’immutabilité des enregistrements numériques.
Quels sont les principes juridiques de la GoBD ?
La GoBD s’appuie sur diverses bases juridiques, en particulier les §§ 146 et 147 du Code fiscal (AO). Ces paragraphes réglementent l’obligation de tenir une comptabilité et de conserver les documents fiscaux. Les principes de la GoBD précisent ces règles pour les processus et systèmes numériques et s’appliquent à toutes les entreprises, travailleurs indépendants et professions libérales en Allemagne — quel que soit leur secteur ou leur taille.
Les principales exigences de la GoBD comprennent :
- Traçabilité et vérifiabilité de toutes les écritures et enregistrements
- Immutabilité des données après leur enregistrement
- Enregistrement en temps opportun des opérations commerciales
- Conservation appropriée des documents numériques pendant 10 ans
- Documentation des systèmes et processus informatiques utilisés
- Droits d’accès pour les autorités fiscales
- Obligations d’enregistrement selon la GoBD pour garantir une documentation des justificatifs et écritures inaltérable et vérifiable
La version actuelle de la GoBD est entrée en vigueur le 1er janvier 2020.
Pour quels documents s’applique la GoBD ?
La GoBD s’applique à tous les documents fiscaux, qu’ils soient sous forme électronique ou papier, en particulier lorsqu’ils sont créés, reçus, traités ou archivés numériquement. L’objectif est de garantir la régularité de la comptabilité et la traçabilité complète pour l’administration fiscale.
Les principaux types de documents concernés par la GoBD sont :
-
Écritures et transactions commerciales (rapports de caisse, données de caisse individuelles, factures émises et reçues)
-
Documents et justificatifs électroniques (factures électroniques au format structuré, journaux systèmes, journaux TSS)
-
Pièces comptables
-
Correspondance commerciale et professionnelle
-
Documentation des systèmes et processus
L’archivage conforme à la GoBD est-il obligatoire ?
Oui, la GoBD est obligatoire — toutefois, pas sous la forme d’une loi autonome, mais en tant que réglementation administrative du Ministère fédéral des Finances (BMF). Néanmoins, ses exigences sont contraignantes, car elles précisent les obligations légales du Code fiscal (AO).
La GoBD se fonde sur les paragraphes suivants du Code fiscal :
- § 146 AO – Règles relatives à la tenue des livres
- § 147 AO – Conservation des documents
Cela signifie : toute personne tenue légalement de tenir une comptabilité ou choisissant de le faire volontairement (ex. indépendants, commerçants, professions libérales) doit respecter la GoBD. Même en comptabilité entièrement ou partiellement numérique, les exigences de la GoBD s’appliquent sans restriction.
La GoBD et son rôle par rapport au KassenSichV
En complément de la loi sur les caisses et du KassenSichV, la GoBD est pertinente pour les exploitants de caisses enregistreuses. Les lignes directrices publiées par le Ministère fédéral des Finances en 2014 réglementent la gestion et la conservation correctes des données électroniques. Les entrepreneurs sont responsables de la conformité à la GoBD, même s’ils confient leurs documents comptables à un expert-comptable. Bien qu’elle soit une réglementation administrative et non une loi, elle a une portée juridique.
La GoBD définit des exigences clés telles que l’immutabilité des données de comptabilisation et la traçabilité des opérations — exigences également inscrites dans le KassenSichV et obligatoires pour les entreprises. Ensemble, le KassenSichV et la GoBD garantissent que les entreprises remplissent non seulement les exigences techniques de protection contre les manipulations, mais aussi leurs obligations comptables générales. Cela contribue à la sécurité juridique et permet aux autorités fiscales de contrôler efficacement le respect des réglementations fiscales.
Exigences pour la conservation des données de caisse
En Allemagne, il n’existe jusqu’à présent aucune obligation générale d’utiliser des caisses électroniques. Les entreprises peuvent choisir entre des caisses électroniques et des tiroirs-caisses ouverts. Les caisses électroniques doivent être équipées d’un système de sécurité technique (TSS). Les tiroirs-caisses ouverts sont exemptés de cette obligation mais nécessitent une documentation plus stricte selon la GoBD. Toutefois, l’accord de coalition entre la CDU, la CSU et le SPD prévoit l’introduction d’une obligation de caisse pour les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 100 000 euros à partir du 1er janvier 2027.
Les données de caisse doivent généralement être conservées pendant dix ans. Cette période de conservation s’applique à tous les documents fiscaux, y compris les données de caisse, conformément aux obligations légales du Code de commerce allemand (HGB) et du Code fiscal (AO).
Elles doivent être stockées intégralement et de manière inaltérable. Toute modification du système de caisse et toute modification ultérieure des données doit être consignée et également conservée.
De plus, les données doivent toujours être disponibles, immédiatement lisibles et exploitables par machine. Des lacunes dans la conservation des données peuvent entraîner d’importants redressements fiscaux et sanctions.
