5 datos sorprendentes sobre el futuro de la facturación electrónica
Las nuevas regulaciones de facturación electrónica e IVA en Europa y más allá están obligando a las empresas a replantearse fundamentalmente cómo manejan las transacciones comerciales. Lo que puede parecer un cambio técnico es en realidad una transformación fundamental, que redefine la forma en que interactúan las empresas, los gobiernos y los datos.
Las reglas establecidas del comercio se están reescribiendo en tiempo real
A pesar del objetivo de la UE de un mercado único armonizado, la realidad de la implementación de la facturación electrónica es de una profunda fragmentación. Los Estados miembros no tienen un enfoque unificado, sino que están construyendo sistemas muy diferentes, creando un mosaico complejo y desafiante para cualquier empresa que opere a través de las fronteras. Un enfoque de “talla única” para la facturación electrónica europea es prácticamente imposible.
Basándonos en conocimientos de autoridades fiscales líderes, analistas de la industria y pioneros tecnológicos, hemos identificado cinco conclusiones cruciales. Estas cambiarán tu manera de pensar sobre la facturación electrónica, trasladando tu enfoque del desafío inmediato a la oportunidad estratégica a largo plazo.
Hecho 1: La facturación electrónica trata primero de cumplimiento
Hace una década, los proyectos de facturación electrónica se vendían con ciclos más rápidos y menores costos de cuentas por pagar (AP). Hoy, el motor es la política fiscal, simple y llanamente: cerrar la brecha del IVA y obtener datos de transacciones en tiempo casi real. La reforma del IVA en la Era Digital (ViDA) de la UE apunta explícitamente a la reducción del fraude y a una presentación de informes modernizada. La brecha del IVA de la UE todavía representa decenas de miles de millones de euros anuales, lo que explica por qué las administraciones están presionando con fuerza para obtener datos estructurados y reportables.
Hecho 2: La diferencia entre facturación electrónica y e-reporting
El término “facturación electrónica” a menudo se utiliza como un concepto general que abarca áreas relacionadas como el e-reporting. En la práctica, sin embargo, los reguladores de toda Europa tratan estos conceptos de manera diferente. Entonces, ¿qué los distingue?
✅ La facturación electrónica describe el intercambio de una factura legalmente válida entre socios comerciales
Dependiendo de la jurisdicción, la factura debe cumplir con todos los requisitos en cuanto a contenido, formato, forma de transmisión y más.
✅ El e-reporting se refiere a la transmisión de datos de la factura a la autoridad fiscal
Aquí también, los requisitos varían ampliamente entre jurisdicciones. Algunos países exigen información adicional. Francia, por ejemplo, requiere informar sobre el estado de procesamiento de una factura (reconocida, en curso, rechazada, etc.). Los plazos también difieren: en ciertos mercados, el reporte y la validación deben realizarse antes de que una factura sea oficialmente emitida, mientras que en otros puede hacerse simultáneamente o poco después de la emisión.
Hecho 3: Tu factura en PDF está obsoleta
Un error común es pensar que enviar documentos electrónicos como un PDF o un documento de Word por correo electrónico cuenta como “facturación electrónica”. Según las regulaciones actuales, no es así.
Un PDF es solo un documento electrónico legible para humanos, no contiene datos legibles por máquina en un formato estructurado. Como señaló enfáticamente la autoridad fiscal belga, confiar en PDFs y OCR no es más que “la forma ineficiente de digitalización.”
Este malentendido crea riesgos de cumplimiento significativos y a menudo pasados por alto, especialmente cuando se trata de obligaciones de recepción.
Alemania es el ejemplo más claro. Mientras que la obligación de emitir facturas electrónicas estructuradas se implementará gradualmente entre 2027 y 2028, ya está en vigor un requisito más inmediato: Desde el 1 de enero de 2025, es obligatorio para todas las empresas en Alemania tener la capacidad de recibir facturas electrónicas estructuradas que cumplan con el estándar EN16931.
El impacto es profundo. Muchas empresas creen que tienen años para prepararse, sin darse cuenta de que su obligación legal ya ha comenzado. Si un proveedor decide enviar una factura electrónica estructurada conforme, el receptor está obligado por ley a poder procesarla.
El período de gracia para enviar facturas en papel o PDF es una medida transitoria. El futuro de la facturación B2B es un formato de datos estructurados, y la obligación legal de manejarlo llegará mucho antes de lo que la mayoría de las empresas cree.
Hecho 4: Los modelos nacionales de facturación electrónica divergen por diseño
A pesar del objetivo de la UE de un mercado único armonizado, la realidad de la implementación de la facturación electrónica es de una profunda fragmentación. Los Estados miembros no avanzan de manera alineada. Sí, ViDA armonizará algunas reglas con el tiempo. Pero si operas a través de fronteras, la realidad (por ahora) es un mosaico de requisitos diferentes. Por ejemplo:
- Facturación electrónica en Polonia 🇵🇱 KSeF, un modelo de intercambio centralizado. El uso obligatorio de KSeF comenzará el 1 de febrero de 2026 para las grandes empresas (más de 200 millones de PLN al año) y el 1 de abril de 2026 para el resto. Todas las facturas se envían a través de la plataforma central del Estado.
- Facturación electrónica en Bélgica 🇧🇪 Una normativa descentralizada sobre facturación electrónica basada en PEPPOL. A partir del 1 de enero de 2026, las facturas B2B nacionales deberán estructurarse e intercambiarse electrónicamente basándose en PEPPOL como norma predeterminada (la presentación de informes electrónicos se aplicará a partir de 2028).
- Facturación electrónica en Francia 🇫🇷 Los flujos de intercambio pasan por plataformas privadas certificadas (PAs), con datos también enviados a un portal público (PPF). Las grandes empresas (>50M EUR por año o >250 empleados) deben poder enviar y recibir facturas electrónicas e informar transacciones B2B internacionales a partir del 1 de septiembre de 2026. Todas las demás empresas deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de septiembre de 2026. Después del 1 de septiembre de 2027, empresas de todos los tamaños deberán enviar, recibir e informar facturas electrónicas de la misma manera.
Como puedes ver, no existe un manual único. Una hoja de ruta multinacional debe respetar los requisitos locales mientras anticipa el reporte digital transfronterizo de ViDA a partir de 2030.
Hecho 5: Descentralizado no significa sin reglas, significa reglas más inteligentes
Cuando gobiernos como el de Bélgica eligen un modelo descentralizado como Peppol, es fácil malinterpretarlo como un enfoque menos regulado y de libre mercado. La realidad es lo contrario. Las redes descentralizadas no tratan de la ausencia de reglas, sino que se construyen sobre un conjunto poderoso y común de reglas que garantizan la interoperabilidad para todos.
Esto se opone directamente al viejo mundo de los acuerdos bilaterales EDI, que a menudo fracasaban porque creaban sistemas cerrados e ineficiencias de mercado. Como argumenta el Servicio Público Federal de Finanzas de Bélgica, un entorno no regulado no conduce a la libertad, sino al dominio de los actores más poderosos.
Sin regulaciones, los jugadores más fuertes establecen las reglas. Las grandes empresas pueden imponer sistemas de facturación propietarios a proveedores más pequeños, dejándoles poca opción más que cumplir o perder negocios.
Las redes abiertas como Peppol invierten esta dinámica. Al igual que el sistema telefónico internacional, Peppol permite la interoperabilidad: mientras todos sigan el estándar, cualquier participante puede conectarse con cualquier otro, independientemente del proveedor o infraestructura.
¿Estás listo para lo que viene en la facturación electrónica?
La facturación electrónica es mucho más que un requisito técnico o un proyecto de back-office. Es un cambio de paradigma fundamental en el cumplimiento, la inteligencia de datos y la propia naturaleza de la interacción empresa-gobierno. Las empresas que prosperen serán aquellas que miren más allá de los plazos inmediatos y vean la transformación más profunda que está ocurriendo.
Y el cambio no se detiene en las facturas. A medida que los flujos de datos estructurados en tiempo real se convierten en la norma, la pregunta es: ¿qué documentos comerciales seguirán? Desde órdenes de compra hasta confirmaciones de pago, la facturación electrónica es solo el comienzo de un ecosistema digital mucho más grande.
En fiskaly, estamos monitoreando de cerca los desarrollos de facturación electrónica y fiscalización en toda Europa para apoyar a las empresas en la navegación de estos rápidos cambios.
