«¿Cómo se emite una factura electrónica en Italia?» «¿Qué pasa si el SDI la rechaza?» «¿También aplica a autónomos en régimen simplificado?» Estas preguntas generan millones de búsquedas cada día. Las respuestas oficiales de la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate) existen, pero suelen estar fragmentadas, redactadas en lenguaje burocrático denso y son difíciles de navegar.
Este artículo responde a las 15 preguntas más frecuentes sobre la factura electrónica en Italia, de forma clara y directa, con información actualizada a 2026, y con especial atención a los casos prácticos relevantes para empresas, profesionales y desarrolladores de software que operan o quieren operar en el mercado italiano.
1. ¿Qué es la facturación electrónica en Italia?
La facturación electrónica (fattura elettronica) es el sistema obligatorio de emisión, transmisión y recepción de facturas en formato digital estructurado, concretamente, un archivo XML conforme a las especificaciones técnicas de la Agenzia delle Entrate. Un PDF enviado por correo electrónico no es válido: cada factura debe pasar obligatoriamente por el Sistema di Interscambio (SDI), la infraestructura gubernamental que valida cada documento antes de enviarlo al destinatario.
En Italia este sistema lleva funcionando desde 2014 para la facturación a la Administración Pública y desde 2019 para todas las transacciones B2B y B2C entre sujetos con NIF-IVA.
2. ¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Desde el 1 de enero de 2024, la obligación se aplica a todos los sujetos italianos registrados a efectos del IVA sin excepción: empresas de cualquier tamaño, profesionales independientes, contribuyentes en régimen forfettario, contribuyentes en régimen ventajoso y explotaciones agrícolas en régimen especial. Ya no existen umbrales de facturación ni exenciones temporales.
Solo quedan excluidos los sujetos cuyas operaciones son exclusivamente con contrapartes extranjeras no establecidas en Italia. Para estas operaciones se aplica el mecanismo de declaración transfronteriza (esterometro), no el SDI.
3. ¿Los autónomos en régimen forfettario deben emitir facturas electrónicas en 2026?
Sí, sin excepciones. Desde el 1 de enero de 2024, la obligación se aplica plenamente a todos los forfettari, independientemente de los ingresos o del tipo de actividad. El régimen transitorio que eximía a los forfettari con ingresos inferiores a 25.000 euros caducó definitivamente el 31 de diciembre de 2023.
En el archivo XML, los forfettari utilizan el código de régimen fiscal RF19 y no indican IVA en la factura (exentos según el art. 1, ap. 54-89, ley 190/2014). Esto no modifica la obligación de transmisión a través del SDI.
4. ¿Cómo se emite una factura electrónica en Italia?
Se necesitan tres cosas:
- Un software que genere el archivo XML en formato FatturaPA (especificaciones SDI 1.9.1 en vigor desde mayo de 2026)
- Un canal de transmisión hacia el SDI: portal web AdE, servicio web SOAP, FTP o PEC (correo electrónico certificado italiano)
- El código destinatario o la dirección PEC del receptor, que debe incluirse en el archivo XML antes del envío
El portal gratuito «Fatture e Corrispettivi» de la Agencia Tributaria permite emitir facturas sin software adicional, aunque esadecuado solo para volúmenes bajos y no integrable con sistemas ERP. Para volúmenes más altos o automatización, se requiere software dedicado o una API de facturación electrónica conectada a tu sistema de gestión.
5. ¿Cuáles son los plazos para enviar una factura electrónica?
Los plazos dependen del tipo de factura:
- Las facturas inmediatas, emitidas por la entrega de bienes o la prestación de servicios, deben transmitirse antes de las 24:00 horas del día 12 siguiente a la operación.
Las facturas diferidas, acompañadas de un albarán o documento de transporte, deben transmitirse antes del día 15 del mes siguiente a la entrega.
Para las facturas dirigidas a la administración pública (Fattura PA), los plazos siguen las condiciones contractuales dentro de los límites establecidos por el derecho civil.
Ejemplo: una operación del 10 de junio debe transmitirse al SDI antes del 22 de junio (factura inmediata).
6. ¿Cuál es la diferencia entre la fecha de emisión y la fecha de transmisión?
Una fuente de errores muy habitual.
- Fecha de emisión (campo Data en el archivo XML): es la fecha de la operación: el día en que se realizó la entrega o la prestación. Esta fecha tiene relevancia a efectos del IVA: determina en qué período de liquidación se incluye la operación.
- Fecha de transmisión: el día en que el archivo se envía efectivamente al SDI. Para facturas inmediatas, debe producirse dentro de los 12 días siguientes a la fecha de emisión.
Ejemplo: operación el 1 de junio → campo Data = 1 de junio → transmisión al SDI antes del 13 de junio. El error más frecuente es poner la fecha de transmisión en lugar de la fecha de la operación en el campo Data.
7. ¿Qué pasa si el SDI rechaza una factura?
El SDI emite un aviso de rechazo (ricevuta di scarto) en un plazo de 5 días, con un código de error específico que identifica el problema (estructura XML no válida, NIF no encontrado, código destinatario incorrecto, etc.). Una factura rechazada se considera no emitida por la Agencia Tributaria.
Qué hacer:
- Corregir el error indicado en el código de rechazo
- Retransmitir con el mismo número y fecha de factura en los 5 días siguientes al aviso de rechazo → se conserva la fecha original
- O emitir una nueva factura con número y fecha actuales → se considera una nueva emisión a todos los efectos
Si el plazo de 5 días vence sin retransmisión: la sanción por emisión tardía será 70 % del importe del IVA, mínimo 300 euros.
8. ¿Qué pasa si la Administración Pública rechaza una factura?
El rechazo por parte de la PA es diferente al rechazo del SDI: el documento se ha entregado correctamente, pero el organismo emite una notificación de resultado del destinatario (EC02 — Rechazo). Motivos frecuentes: códigos CIG/CUP de contratación pública ausentes, datos no coherentes con el contrato, código único IPA incorrecto.
Una factura rechazada por la PA no se anula automáticamente. Hay que emitir una nota de crédito (tipo de documento TD04) para revertir el documento original, seguida de una nueva factura corregida con los datos actualizados si es necesario.
9. ¿Cómo se corrige una factura electrónica ya entregada?
Una factura entregada por el SDI no se puede anular directamente. Las opciones son:
- Nota de crédito (TD04): revierte total o parcialmente el valor de la factura original. Es el método estándar de corrección.
- Nota de débito (TD05): añade importes a una factura existente (por ejemplo, gastos no incluidos inicialmente).
No existe ningún botón «anular factura» en el sistema SDI. Cualquier corrección sigue la lógica contable: nota de crédito más nueva factura.
10. ¿Dónde y cómo deben archivarse las facturas electrónicas?
La conservación sustitutiva (conservazione sostitutiva) es una obligación independiente de la emisión. Guardar las facturas en un disco duro o en el software de gestión no es suficiente: la ley exige un proceso que garantice la integridad, autenticidad, legibilidad y recuperabilidad de los documentos durante 10 años, con firma digital cualificada y sello de tiempo del Responsable de la Conservación.
Atención: el SDI solo conserva las facturas durante 5 años a efectos de control fiscal de la Agencia Tributaria, esto no satisface la obligación de conservación decenal del contribuyente.
- ¿Cuál es la fecha límite para el archivo digital legal de las facturas?
El proceso de archivo digital homologado debe iniciarse en los 3 meses siguientes al vencimiento del plazo de presentación de la declaración de la renta del ejercicio de referencia. Para las facturas emitidas y recibidas en 2024, con el vencimiento ordinario de la declaración en septiembre de 2025, el plazo práctico cae en torno al 31 de diciembre de 2025 – 31 de enero de 2026.
Sanción por omisión de conservación: de 1.000 a 8.000 euros (duplicada si se constata evasión fiscal superior a 50.000 euros).
- ¿Cuáles son las sanciones por facturas no emitidas o tardías?
Infracción
Sanción
Omisión o emisión tardía (operación sujeta a IVA)
70 % del importe del IVA, mín. 300 euros
Operación exenta o no sujeta a IVA
De 250 a 2.000 euros por infracción
Omisión de conservación
De 1.000 a 8.000 euros
Declaración esterometro tardía
2 euros/documento, mín. 500 / máx. 1.000 euros por trimestre
Las sanciones se reducen mediante la regularización voluntaria (ravvedimento operoso): dentro de los 30 días, 1/10 de la sanción mínima; dentro de los 90 días, 1/9; dentro del año, 1/8.
- ¿Cómo se gestionan las facturas de proveedores extranjeros?
Las facturas de proveedores no establecidos en Italia no pasan por el SDI, sino que llegan directamente (normalmente en PDF o en el formato del país del proveedor). La obligación del esterometro exige declararlas a la Agencia Tributaria transmitiendo una autofactura o integración XML al SDI antes del día 15 del mes siguiente a la recepción del documento.
Tipos de documento a utilizar:
- TD17 — adquisición de servicios del extranjero (UE y no UE)
- TD18 — adquisición de bienes de proveedores de la UE
- TD19 — adquisición de bienes ya en Italia de un proveedor extranjero
- ¿Cómo funciona la facturación electrónica con consumidores particulares (B2C)?
Cuando el destinatario es un particular sin NIF-IVA, la factura debe transmitirse igualmente al SDI utilizando el código destinatario 0000000 (siete ceros). El SDI la pone a disposición en el área personal AdE del consumidor.
El emisor está obligado a entregar una copia en papel o PDF al consumidor, salvo renuncia expresa de este. La copia no sustituye a la factura electrónica, es solo un documento de cortesía. El original válido a efectos fiscales es el archivo XML transmitido al SDI.
- ¿Cambiará la factura electrónica con ViDA?
Sí, pero no de forma inmediata. La reforma europea ViDA (VAT in the Digital Age) introduce la obligación de facturación electrónica y reporte digital para las transacciones B2B intra-UE a partir del 1 de julio de 2030. Para las operaciones domésticas italianas, el sistema SDI permanece sin cambios.
Italia dio el primer paso formal de implementación con la Ley 36/2026 (marzo de 2026), que delega en el gobierno la transposición de ViDA al ordenamiento italiano. Para empresas con clientes o proveedores en otros países de la UE, 2026-2028 es el momento adecuado para verificar que tu sistema también soporte el formato UBL / Peppol BIS 3.0, que se convertirá en el estándar para las transacciones transfronterizas bajo ViDA.
¿Estás integrando la factura electrónica en tu software?
Si desarrollas un sistema de gestión, una solución TPV o una aplicación vertical y necesitas gestionar la facturación electrónica italiana para tus clientes, eso implica la transmisión SDI, las notificaciones asíncronas, el esterometro, el archivo digital homologado y, a partir de 2030, los flujos Peppol intra-UE requeridos por ViDA.
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