La facturación electrónica en Europa: las nuevas normativas

Una ola de nuevas, complejas y a veces contradictorias regulaciones sobre facturación electrónica está recorriendo Europa, y los plazos se acercan rápidamente. Para cualquier empresa que opere en Europa, lo que antes parecía un ejercicio de cumplimiento lejano ahora es una realidad operativa urgente. La transición es un componente central del impulso de la UE hacia un Mercado Único Digital simplificado, diseñado para mejorar la transparencia y eficiencia fiscal.

¿Qué es la iniciativa ViDA (IVA en la era digital) de la Unión Europea?

La iniciativa IVA en la era digital (ViDA) es el plan integral de la Unión Europea para modernizar el sistema del IVA mediante la digitalización. Adoptada en marzo de 2025, ViDA tiene por objeto simplificar el comercio transfronterizo, reducir el fraude y armonizar la facturación electrónica y la presentación de informes digitales en todos los Estados miembros de la UE.

Introduce un marco normalizado para la presentación de informes de transacciones en tiempo real, convirtiendo la facturación electrónica en el sistema de facturación predeterminado, al tiempo que permite a los países armonizar los modelos nacionales con las nuevas normas que limitan las exenciones especiales.

En los próximos años, ViDA pretende sustituir gradualmente los sistemas nacionales fragmentados, garantizando una mayor transparencia, interoperabilidad y eficiencia en el cumplimiento normativo en todo el mercado único europeo.

¿Qué es una factura electrónica?

La facturación electrónica es la creación, intercambio y procesamiento completamente digital de facturas en un formato electrónico estructurado, como XML, que permite la lectura y validación automatizada por sistemas contables o fiscales.

Garantiza la precisión de los datos, un procesamiento más rápido y el cumplimiento de las regulaciones fiscales al transmitir la información de la factura directamente entre proveedor, comprador y las autoridades fiscales.

¿Un PDF es una factura electrónica?

No, la factura electrónica no consiste simplemente en enviar un PDF o un documento escaneado por correo electrónico. Formatos como PDF, TIF, JPEG o Word son no estructurados y requieren entrada manual para extraer los datos.

La facturación electrónica conforme implica datos legibles por máquinas, transmisión segura y validación rastreable, no solo documentos digitalizados.

Cumplimiento con EN 16931: el estándar europeo para facturas electrónicas

Para crear un “lenguaje” común para las facturas electrónicas, la UE estableció el Estándar Europeo EN 16931. Este modelo de datos semántico define la información básica que debe contener una factura electrónica, sirviendo como base para la interoperabilidad en Europa.

Para garantizar que las facturas electrónicas sean estructuradas, interoperables y legibles por máquina, permitiendo un intercambio fluido entre proveedores, compradores y administraciones públicas, el estándar establece tres niveles obligatorios de cumplimiento:

• el nivel del documento de la factura,
• el nivel de implementación,
• y el nivel de especificación.

En el nivel del documento de la factura, la factura electrónica debe incluir todos los datos requeridos, usar estructuras y códigos estandarizados y realizar cálculos definidos en el modelo principal (CORE) o en una variante nacional aprobada conocida como CIUS (Core Invoice Usage Specification).

El nivel de implementación garantiza la interoperabilidad, lo que significa que los emisores deben poder generar facturas conformes y los receptores deben ser capaces de procesar cualquier factura que cumpla con el modelo CORE o CIUS.

Finalmente, en el nivel de especificación, cualquier CIUS debe seguir siendo totalmente compatible con el estándar CORE, funcionando como un subconjunto que no altera sus reglas. Esto garantiza que los sistemas que admiten el modelo CORE completo también puedan procesar facturas CIUS conformes. Las entidades públicas en la UE están legalmente obligadas, bajo la Directiva 2014/55/UE, a recibir facturas conformes con EN 16931, promoviendo un ecosistema unificado e interoperable de facturación electrónica en Europa.

En resumen, cada empresa debe cumplir los mismos requisitos en cuanto al contenido que debe incluir una factura:

• debe poder enviar y recibir facturas;
• estructurar correctamente las facturas de forma segura;
• y la estructura de la factura electrónica debe ser totalmente compatible con la Norma Europea (EN16931)

La facturación electrónica en Europa ya no es una cuestión de “si”, sino de “cuándo y cómo”

Mientras la UE proporciona el marco general, los países individuales están estableciendo sus propios calendarios multifase. La dirección es clara y los plazos son firmes.

Para las empresas, el enfoque debe pasar de decidir si adoptarán la facturación electrónica a determinar cuándo deben cumplir y cómo implementarán los cambios técnicos y de procesos específicos requeridos en cada mercado. Los plazos escalonados y multifase significan que las empresas deben adoptar una estrategia de implementación por mercado.

Requisitos para la facturación electrónica en Europa: un objetivo común con reglas fragmentadas

Paradójicamente, los países de la UE a veces tienen diferentes casos de uso y prácticas para las facturas electrónicas. Tales casos de uso domésticos pueden implicar una capa adicional de formatos y reglas específicas del país. Un formato que cumple en un país puede no ser suficiente en otro.

Polonia 🇵🇱

• Mandato B2B: Febrero de 2026 (Empresas con facturación >€46M) Abril de 2026 (Todas las demás empresas)
• Formato: Exige estrictamente su propio esquema XML propietario, FA(3), sin permitir otros formatos para transacciones B2B.

France 🇫🇷

• Mandato B2B: Septiembre de 2026 (Recepción para todos; emisión para grandes/medianas empresas) Septiembre de 2027 (también emisión para pymes)
• Formato: Requiere que las empresas y sus plataformas acreditadas puedan procesar tres formatos distintos: UBL, CII y el formato híbrido nacional, Factur-X.

Bélgica 🇧🇪

• Mandato B2B: Enero de 2026 (Emisión y recepción para todas las empresas)
• Formato: Obliga al uso de Peppol-BIS como formato estándar para todas las transacciones transmitidas a través de la red Peppol requerida.

Alemania 🇩🇪

• Mandato B2B: Enero de 2025 (Recepción obligatoria para todas las empresas) Enero de 2027 (Emisión obligatoria para empresas con >€800k de facturación) Enero de 2028 (Emisión obligatoria para todas las empresas)
• Formato: No impone un formato único, sino que permite cualquier formato que cumpla con el estándar EN 16931. Ejemplos comunes incluyen XRechnung y ZUGFeRD.

Italia 🇮🇹

• Mandato B2B: ya en vigor
• Formato: Opera un régimen de validación centralizado a través del Sistema de Intercambio (SdI) y exige el formato XML nacional FatturaPA como el único formato válido de factura para flujos B2B, B2C y B2G nacionales; otros formatos conformes con EN 16931 deben convertirse a FatturaPA para su envío.

España 🇪🇸

• Mandato B2B: Una vez que se publique oficialmente la regulación técnica de España, las empresas con facturación >€8M deberán cumplir en 12 meses y todas las demás en 24 meses. Muchos observadores anticipan un despliegue gradual entre 2026–2027.
• Formato: Planea un modelo interoperable (plataformas públicas + privadas) que acepte múltiples formatos estructurados, notablemente Facturae, opciones alineadas como UBL y EDI, y coexistirá con regulaciones fiscales como Verifactu, TicketBAI y NaTicket. Los proveedores deberán poder procesar e interoperar entre estos sistemas.

Grecia 🇬🇷

• Mandato B2B: Febrero de 2026 (>1M €) Octubre de 2026 (todas)
• Formato: pendiente

Dinamarca 🇩🇰

• Mandato B2B: Enero de 2026
• Formato: Peppol BIS 3.0, OIOUBL

Croacia 🇭🇷

• Mandato B2B: Enero de 2026
• Formato: PEPPOL BIS 3.0, UBL 2.1, CII

Eslovaquia 🇸🇰

• Mandato B2B: Enero de 2027
• Formato: Peppol BIS 3.0, UBL, CII

Portugal 🇵🇹

• Mandato B2B: Aún no hay mandato, pero desde enero de 2026 el código QR debe estar incorporado en la factura
• Formato: probablemente CIUS-PT

Suecia 🇸🇪

• Mandato B2B: aún no hay mandato, pero ampliamente adoptado
• Formato: Svefaktura, EDIFACT, Peppol BIS 3.0

Austria 🇦🇹

• Mandato B2B: aún no hay mandato
• Formato: ebInterface, Peppol BIS 3.0, CIUS-AT NAT, CIUS-AT GOV

La conclusión clave para tu empresa: el cumplimiento de la facturación electrónica no es una solución técnica única.

Una estrategia sólida debe incluir un proveedor de servicios o capacidad interna para abordar los requisitos específicos de cada país.

A medida que se acercan estos plazos, la pregunta crítica ya no es si tu empresa se adaptará, sino cómo. ¿Has elegido un socio estratégico y desarrollado una hoja de ruta organizacional para convertir este complejo mandato de cumplimiento en una ventaja competitiva?