5 faits sur l'avenir de la facturation électronique

Les nouvelles réglementations sur la facturation électronique et la TVA en Europe et au-delà obligent les entreprises à repenser fondamentalement leur gestion des transactions commerciales. Ce qui peut sembler être un changement technique est en réalité une transformation profonde, redéfinissant la manière dont les entreprises, les gouvernements et les données interagissent.

Les règles établies du commerce sont réécrites en temps réel

Malgré l’objectif de l’UE d’un marché unique harmonisé, la réalité de la mise en œuvre de la facturation électronique est celle d’une fragmentation profonde. Les États membres n’ont pas d’approche unifiée ; ils construisent au contraire des systèmes très différents, créant un patchwork complexe et difficile pour toute entreprise opérant au-delà des frontières. Une approche « universelle » de la facturation électronique européenne est pratiquement impossible.

Sur la base d’analyses issues des principales autorités fiscales, d’analystes du secteur et de pionniers technologiques, nous avons identifié cinq enseignements essentiels. Ceux-ci changeront votre vision de la facturation électronique, vous faisant passer du défi immédiat à l’opportunité stratégique à long terme.

Fait 1 : La facturation électronique concerne d’abord la conformité

Il y a dix ans, les projets de facturation électronique se vendaient sur des cycles plus rapides et des coûts AP (comptes fournisseurs) réduits. Aujourd’hui, le moteur est la politique fiscale, tout simplement : combler l’écart de TVA et obtenir des données transactionnelles quasi en temps réel. La réforme ViDA (TVA à l’ère numérique) de l’UE cible explicitement la réduction de la fraude et la modernisation du reporting. L’écart de TVA de l’UE représente encore des dizaines de milliards d’euros par an, ce qui explique pourquoi les administrations poussent fortement vers des données structurées et déclarables.

Fait 2 : La différence entre facturation électronique et e-reporting

Le terme « facturation électronique » est souvent utilisé comme un fourre-tout, couvrant des domaines connexes tels que l’e-reporting. En pratique, cependant, les régulateurs européens distinguent ces concepts. Alors, qu’est-ce qui les différencie ?

✅ La facturation électronique décrit l’échange d’une facture légalement valide entre partenaires commerciaux.

Selon la juridiction, la facture doit respecter toutes les exigences concernant le contenu, le format, le mode de transmission, etc.

✅ L’e-reporting désigne la transmission des données de factures à l’administration fiscale.

Ici aussi, les exigences varient considérablement selon les pays. Certains exigent des informations supplémentaires. La France, par exemple, demande le reporting sur l’état de traitement d’une facture (acceptée, en cours, rejetée, etc.). Les délais diffèrent également : dans certains marchés, le reporting et la validation doivent avoir lieu avant l’émission officielle d’une facture, tandis que dans d’autres cela peut être fait simultanément ou peu après.

Fait 3 : Votre facture PDF est obsolète

Une idée reçue courante est que l’envoi de documents électroniques par e-mail, comme un PDF ou un document Word, constitue de la « facturation électronique ». Selon les réglementations actuelles, ce n’est pas le cas.

Un PDF est seulement un document électronique lisible par l’homme, il ne contient pas de données structurées lisibles par machine. Comme l’a noté l’administration fiscale belge, s’appuyer sur les PDF et l’OCR n’est rien de plus que « la manière inefficace de digitaliser ».

Cette idée reçue crée des risques de conformité importants et souvent négligés, en particulier en ce qui concerne les obligations de réception.

L’exemple le plus clair est l’Allemagne. Alors que l’obligation d’émettre des factures électroniques structurées sera mise en place progressivement entre 2027 et 2028, une exigence plus immédiate est déjà en vigueur : Depuis le 1er janvier 2025, il est obligatoire pour chaque entreprise en Allemagne d’être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées conformes à la norme EN16931.

L’impact est considérable. Beaucoup d’entreprises pensent avoir encore des années pour se préparer, sans réaliser que leur obligation légale a déjà commencé. Si un fournisseur décide d’envoyer une facture électronique structurée conforme, le destinataire est tenu par la loi de pouvoir la traiter.

La période de tolérance pour l’envoi de factures papier ou PDF est une mesure transitoire. L’avenir de la facturation B2B est un format de données structuré, et l’obligation légale de le gérer arrive bien plus tôt que la plupart des entreprises ne l’imaginent.

Fait 4 : Les modèles nationaux de facturation électronique divergent par conception

Malgré l’objectif de l’UE d’un marché unique harmonisé, la réalité de la mise en œuvre de la facturation électronique est celle d’une fragmentation profonde. Les États membres n’avancent pas de manière alignée. Oui, ViDA harmonisera certaines règles au fil du temps. Mais si vous opérez au-delà des frontières, la réalité (pour l’instant) est un patchwork d’exigences différentes. Par exemple :

• Facturation électronique en Pologne 🇵🇱 KSeF, un modèle d'échange centralisé. Le KSeF deviendra obligatoire à partir du 1er février 2026 pour les grandes entreprises (chiffre d'affaires supérieur à 200 millions de PLN par an) et à partir du 1er avril 2026 pour les autres. Chaque facture sera acheminée via la plateforme centrale de l'État.
• Facturation électronique en Belgique 🇧🇪 Une obligation décentralisée de facturation électronique s'appuyant sur PEPPOL. À compter du 1er janvier 2026, les factures B2B nationales devront être structurées et échangées par voie électronique en s'appuyant sur PEPPOL par défaut (la déclaration électronique suivra à partir de 2028).
• Facturation électronique en France 🇫🇷 Les échanges passent par des plateformes privées certifiées (PAs) avec transmission des données également à un portail public (PPF). Les grandes entreprises (>50 M EUR/an ou >250 employés) doivent pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques et déclarer les transactions B2B internationales à partir du 1er septembre 2026. Toutes les autres entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Après le 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront envoyer, recevoir et déclarer les factures électroniques de la même manière.

Comme vous pouvez le constater, il n’existe pas de manuel unique. Une feuille de route multi-pays doit respecter les exigences locales tout en anticipant le reporting numérique transfrontalier de ViDA à partir de 2030.

Fait 5 : Décentralisé ne signifie pas « libre pour tous », mais « règles plus intelligentes »

Lorsque des gouvernements comme la Belgique choisissent un modèle décentralisé tel que Peppol, il est facile de le percevoir comme une approche de marché libre, moins réglementée. C’est tout le contraire. Les réseaux décentralisés ne concernent pas l’absence de règles ; ils reposent au contraire sur un puissant ensemble commun de règles garantissant l’interopérabilité pour tous.

Cela s’oppose directement à l’ancien monde des accords EDI bilatéraux, qui échouaient souvent car ils créaient des systèmes fermés et des inefficacités de marché. Comme l’affirme le Service Public Fédéral Finances belge, un environnement non réglementé ne conduit pas à la liberté, mais à la domination par les acteurs les plus puissants.

Sans règles, les plus grands acteurs imposent les leurs. Les grandes entreprises peuvent imposer des systèmes de facturation propriétaires à leurs petits fournisseurs, les obligeant à se conformer ou à perdre des affaires.

Les réseaux ouverts comme Peppol inversent cette dynamique. Tout comme le système téléphonique international, Peppol permet l’interopérabilité : tant que tout le monde suit la norme, n’importe quel participant peut se connecter à n’importe quel autre, quel que soit son fournisseur ou son infrastructure.

Êtes-vous prêt pour la suite de la facturation électronique ?

La facturation électronique est bien plus qu’une exigence technique ou un projet administratif. C’est un changement de paradigme fondamental en matière de conformité, d’intelligence des données et de relation entre entreprises et gouvernements. Les entreprises qui réussiront seront celles qui verront au-delà des délais immédiats et comprendront la transformation profonde en cours.

Et le changement ne s’arrête pas aux factures. À mesure que les flux de données structurées et en temps réel deviennent la norme, la question est : quels documents commerciaux suivront ? Des bons de commande aux confirmations de paiement, la facturation électronique n’est que le début d’un écosystème numérique bien plus vaste.

Chez fiskaly, nous surveillons de près les évolutions de la facturation électronique et de la fiscalisation à travers l’Europe afin d’aider les entreprises à naviguer dans ces changements rapides.