La facturation électronique en Europe : Les nouveaux mandats

Une vague de nouvelles réglementations sur la facturation électronique, complexes et parfois contradictoires, déferle sur l’Europe, et les échéances approchent rapidement. Pour toute entreprise opérant en Europe, ce qui semblait autrefois un exercice de conformité lointain est désormais une réalité opérationnelle urgente. Cette transition est un élément clé de la volonté de l’UE de créer un Marché Unique Numérique rationalisé, visant à améliorer la transparence et l’efficacité fiscales.

Qu’est-ce que l’initiative ViDA (TVA à l’ère numérique) de l’Union européenne ?

L’initiative « TVA à l’ère numérique » (ViDA) est le plan global de l’Union européenne visant à moderniser le système de TVA par la numérisation. Adoptée en mars 2025, ViDA a pour objectif de simplifier le commerce transfrontalier, de réduire la fraude et d’harmoniser la facturation électronique et les rapports numériques dans tous les États membres de l’UE.

Elle introduit un cadre standardisé pour la déclaration des transactions en temps réel, faisant de la facturation électronique le système de facturation par défaut, tout en permettant aux pays d’aligner leurs modèles nationaux sur les nouvelles règles, en limitant les exemptions spéciales.

Au cours des prochaines années, ViDA vise à remplacer progressivement les systèmes nationaux fragmentés, garantissant une plus grande transparence, interopérabilité et efficacité de conformité à travers le marché unique européen.

Un PDF est-il une facture électronique ?

La facturation électronique consiste en la création, l’échange et le traitement entièrement numériques des factures dans un format électronique structuré, tel que XML, permettant la lecture et la validation automatisées par les systèmes comptables ou fiscaux.

Elle garantit l’exactitude des données, un traitement plus rapide et la conformité aux réglementations fiscales en transmettant les informations de facturation directement entre le fournisseur, l’acheteur et les autorités fiscales.

Is a PDF an electronic invoice?

Non, la facturation électronique ne consiste pas simplement à envoyer un PDF ou un document scanné par e-mail. Les formats tels que PDF, TIF, JPEG ou Word sont non structurés et nécessitent une saisie manuelle pour extraire les données.

La conformité en matière de facturation électronique signifie des données lisibles par machine, une transmission sécurisée et une validation traçable, pas seulement des documents numérisés.

Conformité EN 16931 : La norme européenne pour les factures électroniques

Afin de créer un « langage » commun pour les factures électroniques, l’UE a établi la Norme Européenne EN 16931. Ce modèle de données sémantique définit les informations de base qu’une facture électronique doit contenir, servant de fondement à l’interopérabilité en Europe.

Pour garantir que les factures électroniques soient structurées, interopérables et lisibles par machine, permettant un échange fluide entre fournisseurs, acheteurs et administrations publiques, la norme établit trois niveaux obligatoires de conformité :

• le niveau du document de facture,
• le niveau de mise en œuvre,
• et le niveau de spécification.

Au niveau du document de facture, la facture électronique doit inclure toutes les données requises, utiliser des structures et des codes standardisés et effectuer les calculs définis dans le modèle central (CORE) ou une variante nationale approuvée appelée CIUS (Core Invoice Usage Specification).

Le niveau de mise en œuvre garantit l’interopérabilité, ce qui signifie que les émetteurs doivent être en mesure de générer des factures conformes et que les récepteurs doivent pouvoir traiter toute facture conforme au modèle CORE ou CIUS.

Enfin, au niveau de la spécification, toute CIUS doit rester entièrement compatible avec la norme CORE, fonctionnant comme un sous-ensemble n’en modifiant pas les règles. Cela garantit que les systèmes prenant en charge le modèle CORE complet peuvent également traiter des factures CIUS conformes. Les entités publiques de l’UE sont légalement tenues, en vertu de la Directive 2014/55/UE, de recevoir des factures conformes à la norme EN 16931, favorisant un écosystème de facturation électronique unifié et interopérable à travers l’Europe.

En résumé, en tant qu’entreprise, vous faites face aux mêmes exigences concernant le contenu d’une facture :

• vous devez être en mesure d’envoyer et de recevoir des factures,
• structurer correctement les factures de manière sûre et sécurisée,
• et la structure de la facture électronique doit être entièrement compatible avec la norme européenne (EN16931).

La facturation électronique en Europe n’est plus une question de “si”, mais de “quand et comment”

Alors que l’UE fournit le cadre général, les pays fixent leurs propres calendriers agressifs et multi-phasés. La direction est claire et les délais sont fermes.

Pour les entreprises, il faut désormais passer de la décision d’adopter ou non la facturation électronique à la détermination du moment où elles doivent se conformer et de la manière dont elles mettront en œuvre les changements techniques et procéduraux requis sur chaque marché. Les échéances échelonnées signifient que les entreprises doivent adopter une stratégie de mise en œuvre par marché.

Exigences pour la facturation électronique en Europe : un objectif commun avec des règles fragmentées

Paradoxalement, les pays de l’UE ont parfois des cas d’usage et des pratiques différents pour les factures électroniques. Ces cas d’usage domestiques peuvent nécessiter une couche supplémentaire de formats et de règles spécifiques à chaque pays. Un format conforme dans un pays peut ne pas suffire dans un autre.

Pologne 🇵🇱

• Mandat B2B : Février 2026 (entreprises >46 M€ de chiffre d’affaires) Avril 2026 (toutes les autres entreprises)
• Format : Impose strictement son propre schéma XML propriétaire, FA(3), n’autorisant aucun autre format pour les transactions B2B.

France 🇫🇷

• Mandat B2B : Septembre 2026 (réception pour tous ; émission pour grandes/moyennes entreprises) Septembre 2027 (également émission pour les PME)
• Format : Exige que les entreprises et leurs plateformes accréditées puissent traiter trois formats distincts : UBL, CII et le format hybride national, Factur-X.

Belgique 🇧🇪

• Mandat B2B : Janvier 2026 (émission et réception pour toutes les entreprises)
• Format : Impose l’utilisation du format Peppol-BIS comme standard pour toutes les transactions transmises via le réseau Peppol requis.

Allemagne 🇩🇪

• Mandat B2B : Janvier 2025 (réception obligatoire pour toutes les entreprises) Janvier 2027 (émission obligatoire pour >800 k€ de chiffre d’affaires) Janvier 2028 (émission obligatoire pour toutes les entreprises)
• Format : N’impose pas un format unique, mais autorise tout format conforme à la norme EN 16931. Exemples courants : XRechnung et ZUGFeRD.

Italie 🇮🇹

• Mandat B2B : déjà en vigueur
• Format : Fonctionne sous un régime de validation centralisé via le Sistema di Interscambio (SdI) et impose le format XML national FatturaPA comme seul format valide pour les flux B2B, B2C et B2G nationaux ; les autres formats conformes à EN 16931 doivent être convertis en FatturaPA pour la soumission.

Espagne 🇪🇸

• Mandat B2B : Une fois la réglementation technique espagnole officiellement publiée, les entreprises de plus de 8 M€ de chiffre d’affaires devront se conformer dans les 12 mois, et toutes les autres entreprises dans les 24 mois. De nombreux observateurs prévoient un déploiement progressif entre 2026 et 2027.
• Format : L’Espagne prévoit un modèle interopérable (plateformes publiques + privées) acceptant plusieurs formats structurés, notamment Facturae, des options alignées telles que UBL et EDI, et coexistera avec des réglementations fiscales telles que Verifactu, TicketBAI et NaTicket. Les fournisseurs devront être capables de traiter et d’interopérer entre ces formats.

Grèce 🇬🇷

• Mandat B2B : Février 2026 (>1 M€) Octobre 2026 (toutes)
• Format : en attente

Danemark 🇩🇰

• Mandat B2B : Janvier 2026
• Format : Peppol BIS 3.0, OIOUBL

Croatie 🇭🇷

• Mandat B2B : Janvier 2026
• Format : PEPPOL BIS 3.0, UBL 2.1, CII

Slovaquie 🇸🇰

• Mandat B2B : Janvier 2027
• Format : Peppol BIS 3.0, UBL, CII

Portugal 🇵🇹

• Mandat B2B : Pas encore de mandat, mais à partir de janvier 2026, le code QR devra être intégré dans la facture
• Format : probablement CIUS-PT

Suède 🇸🇪

• Mandat B2B : pas encore de mandat, mais largement adopté
• Format : Svefaktura, EDIFACT, Peppol BIS 3.0

Autriche 🇦🇹

• Mandat B2B : pas encore de mandat
• Format : ebInterface, Peppol BIS 3.0, CIUS-AT NAT, CIUS-AT GOV

Conclusion clé pour votre entreprise : la conformité en matière de facturation électronique n’est pas une solution technique unique.

Une stratégie solide doit inclure un prestataire de services ou une capacité interne pour répondre aux exigences spécifiques de chaque pays.

À l’approche de ces échéances, la question cruciale n’est plus de savoir si votre entreprise s’adaptera, mais comment. Avez-vous choisi un partenaire stratégique et développé une feuille de route organisationnelle pour transformer ce mandat de conformité complexe en avantage concurrentiel ?