Conformità fiscale in Portogallo: cosa sono ATCUD, SAF-T e QES?

Il sistema fiscale del Portogallo combina rigorose regole di fatturazione con moderni standard digitali. Sebbene il Paese non utilizzi un sistema di clearance delle fatture in tempo reale come l'Italia (SDI) o l'invio digitale dei dati delle transazioni IVA come la Spagna (SII), il suo quadro di conformità è altrettanto solido: la fiscalizzazione in Portogallo si basa su software certificato, formati standardizzati di fatturazione, firme digitali e obblighi strutturati di reportistica.

Se sei un’azienda o un fornitore POS che desidera espandersi nel mercato portoghese, è il momento di familiarizzare con i termini della fiscalizzazione in Portogallo: basi legali, formati obbligatori e requisiti imminenti, inclusi ATCUD, codici QR, firme digitali e UBL 2.1/CIUS-PT.

Il modello di fiscalizzazione portoghese

La fiscalizzazione in Portogallo è stata introdotta gradualmente, a partire dall’adozione del file digitale SAF-T (PT) nel 2008, seguita dall’obbligo di software di fatturazione certificato tra il 2010 e il 2011, che segna il vero inizio del moderno sistema fiscale.

Nel decennio successivo il Portogallo ha ampliato i controlli con la reportistica mensile SAF-T nel 2013, un importante aggiornamento normativo tramite il Decreto-legge 28/2019 e infine l’introduzione di codici QR e ATCUD tra il 2021 e il 2023, completando l’attuale quadro di fatturazione totalmente digitale e tracciabile.

In Portogallo, la conformità IVA si basa su:

• Software di fatturazione certificato dall’Autorità Tributaria portoghese (Autoridade Tributária e Aduaneira, o AT)
• Invio del file di audit SAF-T (PT) su base mensile
• Codice QR e ATCUD (Código Único do Documento) stampati su tutti i documenti fiscalmente rilevanti
• Fatturazione elettronica standardizzata (UBL 2.1 via CIUS-PT) per gli appalti pubblici (B2G)
• Firme elettroniche, con un graduale passaggio verso l’obbligo delle Qualified Electronic Signatures (QES) per le fatture PDF, la cui scadenza è stata prorogata al 2027.

Esaminiamo ciascuno di questi requisiti.

1. Software di fatturazione certificato

Per operare legalmente in Portogallo, i sistemi di fatturazione e POS devono essere certificati dall’AT e rispettare una serie definita di standard tecnici e di sicurezza. Il software certificato deve garantire l’integrità dei dati, la tracciabilità e una corretta verificabilità di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali.

I requisiti principali per il software certificato includono:

• Compatibilità con SAF-T (PT) per consentire l’esportazione dei dati di audit nel formato standard
• Firma crittografica delle fatture tramite chiavi RSA, garantendo che ogni documento sia univoco e a prova di manomissione
• Controllo sicuro degli accessi per evitare modifiche non autorizzate e registrare eventuali cambiamenti
• Nessuna funzione nascosta che consenta di modificare i dati fiscali senza lasciare traccia
• Audit trail completo che includa timestamp, numero della fattura, importi e collegamento alle transazioni precedenti
• Registrazione e certificazione del produttore presso l’AT, inclusa la consegna della chiave pubblica del software e una dichiarazione formale
• Inserimento nel registro ufficiale dell’AT del software certificato, con revoca possibile se non vengono rispettate le regole

Questi requisiti sono in vigore dal 2011 e costituiscono la base del sistema di fiscalizzazione portoghese.

2. SAF-T (PT) per la reportistica delle fatture

SAF-T (PT) è il file standard di audit fiscale, un file XML strutturato definito dall’autorità fiscale portoghese che contiene dati dettagliati di contabilità e fatturazione. Le aziende devono inviare i loro dati di fatturazione all’AT ogni mese, rendendo SAF-T una componente centrale della conformità fiscale in Portogallo.

3. ATCUD (Código Único do Documento): un codice sequenziale univoco per ogni fattura

Uno degli elementi più significativi della fiscalizzazione moderna portoghese è un codice che identifica in modo univoco ogni fattura e documento fiscalmente rilevante: ATCUD (Código Único do Documento).

Esso collega ogni documento a una serie autorizzata e garantisce piena tracciabilità per l’autorità fiscale. Per i fornitori POS, supportare correttamente ATCUD è essenziale per la conformità legale.

Requisiti ATCUD che i fornitori POS devono garantire:

• Richiedere o convalidare la serie di fatturazione del contribuente, che deve registrare ogni serie presso l’AT per ottenere il codice di validazione
• Generare automaticamente l’ATCUD per ogni fattura e documento della serie
• Mostrare chiaramente l’ATCUD sulle fatture stampate o digitali (intestazione o area designata)
• Garantire una numerazione sequenziale rigorosa senza interruzioni o retrodatazione
• Mantenere un audit trail che memorizzi l’ATCUD e i dati corrispondenti della fattura
• Gestire più serie se il cliente utilizza sequenze separate (ad es. POS, webshop, sistema di backup)

Un sistema POS pienamente conforme deve integrare la generazione ATCUD in ogni flusso di lavoro della fattura per soddisfare i requisiti di fiscalizzazione del Portogallo.

4. Codice QR sulle fatture

Il Portogallo richiede anche l’inserimento di un codice QR su tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Questo codice QR codifica informazioni fiscali chiave, in modo che l’autorità fiscale e i consumatori possano verificare facilmente la fattura e segnalarla digitalmente. È un elemento centrale del modello di fiscalizzazione digitale portoghese.

5. Fatturazione elettronica e Qualified Electronic Signature (QES): piena applicazione posticipata a gennaio 2027

📢 Il Portogallo ha posticipato l’applicazione completa dell’e-invoicing, incluso l’obbligo dell’uso delle Qualified Electronic Signatures (QES), a gennaio 2027.

Attualmente il Portogallo richiede fatture elettroniche XML strutturate (CIUS-PT) conformi allo standard EN 16931 per tutte le transazioni B2G e incoraggia la consegna tramite PEPPOL per una maggiore interoperabilità. Finora questa struttura standardizzata non si applica alle transazioni B2B, poiché richiedono una firma qualificata.

QES significa Qualified Electronic Signature. È il livello più elevato di firma elettronica previsto dal regolamento eIDAS dell’UE e ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Una QES viene creata utilizzando un dispositivo qualificato per la creazione della firma e un certificato digitale qualificato rilasciato da un provider di servizi fiduciari accreditato. Garantisce l’autenticità dell’emittente e l’integrità del documento.