Adeguamento dell’UStAE: Come verificare e convalidare le fatture elettroniche

Il 15 ottobre 2025 il Ministero federale delle finanze (BMF) ha pubblicato una circolare di adeguamento del decreto di applicazione dell’imposta sul valore aggiunto (UStAE), che specifica i requisiti per la fatturazione elettronica obbligatoria nelle operazioni tra imprese nazionali. Gli aggiornamenti si concentrano sugli errori relativi al formato, alle regole aziendali e al contenuto, oltre che sulle loro conseguenze.

L’introduzione della fattura elettronica obbligatoria per le operazioni tra imprese nazionali a partire dal 1° gennaio 2025 segna una svolta strategica nella digitalizzazione dell’economia tedesca. Questo cambiamento non solo aumenta la trasparenza, ma trasferisce al destinatario della fattura nuovi e più ampi obblighi di diligenza. La corretta elaborazione delle fatture elettroniche ricevute è fondamentale per garantire il rispetto delle disposizioni di legge e non compromettere la detrazione dell’IVA a credito.

Cosa si intende per fattura elettronica?

👉 Fattura elettronica

Una fattura elettronica è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che consente l’elaborazione elettronica (UStAE 14.1 Abs. 2).

Formati ammessi sono:

• Formati conformi alla norma europea EN 16931.
• Formati concordati tra emittente e destinatario della fattura che permettono l’estrazione corretta e completa dei dati richiesti.

👉 Altra fattura

Sono considerate “altre fatture” le fatture in formato cartaceo o in altri formati elettronici che non rispettano i requisiti di una fattura elettronica.

Esempi di altre fatture in formati elettronici sono file PDF senza dataset integrati e file immagine.

💡 Importante

Un file che, a causa di errori di formato, non soddisfa i requisiti di un formato strutturato è anch’esso considerato un’altra fattura.

Quali sono gli errori più comuni nella fatturazione elettronica?

La corretta classificazione di un documento come “fattura elettronica” o “altra fattura” è il primo e più importante passo, poiché determina l’intero processo di verifica successivo e ha conseguenze dirette sull’IVA. Su questa base si distinguono tre categorie di errori comuni a cui le aziende devono prestare attenzione.

❌ Errore di formato

Si verifica quando un file di fattura non rispetta le specifiche tecniche della sintassi o non consente l’estrazione corretta e completa dei dati.

• Esempio: una struttura XML errata.
• Conseguenza: il file non è considerato fiscalmente una fattura elettronica, ma un’ “altra fattura”. Ciò può essere in contrasto con l’obbligo dell’emittente di inviare una fattura elettronica.

❌ Errore di regole aziendali

Si tratta di violazioni delle dipendenze logiche delle informazioni all’interno di una fattura elettronica. Le regole aziendali sono norme tecniche che verificano la coerenza dei dati.

• Esempi: informazioni incomplete (ad esempio manca un campo obbligatorio come “BT-10 Buyer reference”) o informazioni contraddittorie (ad esempio l’importo dell’imposta non corrisponde all’aliquota indicata).
• Conseguenza: alcuni di questi errori possono essere rilevanti ai fini IVA (ad esempio calcolo errato dell’imposta), mentre altri (ad esempio la mancanza della “Buyer reference”) sono considerati fiscalmente irrilevanti. È necessaria una valutazione caso per caso.

💡 Consiglio pratico

Non tutti gli errori legati alle regole aziendali implicano l’obbligo di  il rifiutare la fattura. Si raccomanda di introdurre un controllo interno che distingua due classi di errori: errori critici, rilevanti ai fini IVA (ad esempio calcolo errato dell’imposta) che richiedono chiarimento immediato, ed errori non critici, che possono essere ignorati o comunicati al fornitore in un processo collettivo (ad esempio campi di riferimento opzionali mancanti).

❌ Errore di contenuto

È una violazione dei requisiti obbligatori dell’IVA ai sensi dei §§ 14 e 14a UStG e riguarda l’esattezza sostanziale dei dati della fattura.

• Esempi: indicazione di un’aliquota errata, descrizione del servizio insufficiente o mancanza del numero di partita IVA dell’emittente. Un errore di contenuto può sussistere anche se il file è tecnicamente valido (nessun errore di formato o di regole aziendali).
• Conseguenza: la fattura è considerata “non regolare”, mettendo a rischio la detrazione dell’IVA.

✅️ Come verificare le fatture elettroniche in 3 passaggi

Un processo di verifica sistematico e tracciabile è la chiave per ridurre i rischi e garantire la conformità. In questo modo si coprono tutti gli aspetti rilevanti, dalla validazione tecnica al controllo dei contenuti fino all’archiviazione sicura.

1️⃣ Validazione formale e tecnica

Il primo passo si concentra sulla garanzia della prontezza tecnica per l’invio e la ricezione, nonché sulla verifica di errori di formato e di regole aziendali. Costituisce la base tecnica per le fasi successive.

Idealmente, questo passaggio dovrebbe essere automatizzato tramite un’applicazione di validazione appropriata, come raccomandato più volte nella circolare del BMF. Un software di questo tipo può supportare il processo attraverso:

• Garanzia di invio e ricezione: con l’integrazione di un fornitore di applicazioni adeguato si garantisce che le fatture elettroniche vengano inviate correttamente e che sia sempre possibile riceverle.
• Verifica del formato: l’applicazione controlla se il file ricevuto rispetta le specifiche tecniche di un formato strutturato consentito (ad esempio conformità allo schema XML della norma EN 16931).
• Verifica delle regole aziendali: idealmente, l’applicazione verifica la coerenza logica e la completezza dei dati estratti in base alle regole definite per il formato in questione.

In base a questa validazione si procede come segue:

• In caso di errori di formato: la fattura è considerata giuridicamente un’“altra fattura”. Il destinatario deve verificare se ciò è conforme all’obbligo dell’emittente di inviare una fattura elettronica.
• In caso di errori di regole aziendali: gli errori rilevati devono essere valutati. Alcuni sono rilevanti ai fini IVA (ad esempio calcolo incoerente dell’imposta), altri possono essere ignorati (ad esempio mancanza del campo “BT-10 Buyer reference”).
• In caso di verifica superata: la fattura ha superato la prima fase tecnica. È formalmente una fattura elettronica e può essere sottoposta al controllo contenutistico e commerciale.

2️⃣ Verifica contenutistica e commerciale

Una validazione tecnica riuscita non esonera il destinatario della fattura dal proprio obbligo di diligenza nella verifica del contenuto. Un file tecnicamente corretto può infatti contenere dati errati o incompleti.

I punti principali di verifica in questa fase vanno oltre la validazione automatica.

• Completezza dei dati obbligatori: bisogna assicurarsi che tutti i dati richiesti ai sensi dei §§ 14 e 14a UStG siano inclusi nella parte strutturata della fattura elettronica. Non è sufficiente un riferimento a un allegato con i dati principali.
• Correttezza sostanziale: deve essere verificata la correttezza dei dati. L’aliquota IVA indicata è corretta? La descrizione del servizio è chiara e comprensibile? I calcoli sono giusti?
• Confronto con la transazione commerciale: i dati della fattura devono essere confrontati con i documenti commerciali sottostanti (ad esempio ordine, incarico, bolla di consegna). Questo confronto crea un percorso di controllo affidabile tra la fattura e il servizio effettivamente fornito.

3️⃣ Documentazione e archiviazione conforme

Dopo la verifica tecnica e e di contenuto, la corretta documentazione e archiviazione completano il processo. Questo passaggio è fondamentale per dimostrare la conformità durante future verifiche fiscali.

I requisiti principali per l’archiviazione delle fatture elettroniche sono:

• Conservazione del rapporto di validazione: si raccomanda di conservarlo come prova della verifica tecnica effettuata.
• Archiviazione nel formato originale: almeno la parte strutturata della fattura elettronica deve essere conservata integra nella sua forma originale. Una semplice conversione in un altro formato (ad esempio archivio PDF) non è sufficiente.
• Garanzia di autenticità, integrità e leggibilità: questi tre principi devono essere garantiti per l’intero periodo legale di conservazione di dieci anni. (Nota: sebbene la circolare del BMF parli di otto anni, il periodo legale di conservazione ai sensi del § 14b Abs. 1 UStG è di dieci anni. Per maggiore sicurezza, si raccomanda il periodo di dieci anni.)
• Valutabilità automatica: la parte strutturata deve essere analizzabile automaticamente dall’amministrazione fiscale per consentire l’accesso digitale in caso di controllo.

Gli obblighi di diligenza spettano al destinatario della fattura

Nel processo di fatturazione elettronica, il destinatario della fattura ha una responsabilità centrale che va oltre la semplice ricezione del documento. È tenuto ad effettuare controlli attivi per garantire la detrazione dell’IVA e la conformità normativa.

Soprattutto nella creazione della capacità tecnica di invio e ricezione, nell’automazione della validazione tecnica e nell’archiviazione di fatture elettroniche e altre prove, un partner affidabile può ridurre notevolmente l’onere aggiuntivo. L’introduzione della fattura elettronica rappresenta non solo nuovi requisiti di conformità, ma anche un’opportunità per modernizzare e rendere più efficienti i processi di fatturazione.