B2B-E-Invoicing in Italien: Pflichten 2026 und die Auswirkungen von ViDA

Die B2B-Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien besteht seit Jahren. Dennoch ist 2026 ein Wendepunkt: Neue technische SDI-Spezifikationen sind seit Mai in Kraft, ein erster formaler Gesetzgebungsakt zur Umsetzung von ViDA wurde verabschiedet, und eine europäische Frist im Jahr 2030 wird die Art und Weise, wie Unternehmen und Software innergemeinschaftliche Rechnungen verwalten, grundlegend neu gestalten.

B2B-Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung: Der aktuelle Stand 2026

Seit dem 1. Januar 2024 gilt die B2B-Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle italienischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen: strukturierte Unternehmen, Freiberufler, Pauschalsteuerzahler und Steuerpflichtige im Vorteilsregime. Es gibt keine Umsatzschwellen oder vorübergehende Ausnahmen mehr.

Das System ist zentralisiert: Jede Rechnung, ob ausgestellt oder empfangen, muss zwingend über das Austauschsystem (SDI) der Agenzia delle Entrate laufen. Italien ist heute eines der wenigen europäischen Länder mit einem vollständigen Clearance-Modell, bei dem die Steuerbehörde jede Transaktion in (nahezu) Echtzeit sieht.

Was sich 2026 geändert hat

Neue technische SDI-Spezifikationen 1.9.1 — Am 15. Mai 2026 traten die aktualisierten technischen Spezifikationen der Agenzia delle Entrate in Kraft. Die wichtigsten Aktualisierungen betreffen:

• Einführung des Dokumententyps TD29 für unregelmäßige Rechnungen (unterlassene oder unregelmäßige Transaktionen gemäß Art. 6, Abs. 8 des Gesetzesdekrets 471/97)
• Aktualisierung des Umsatzsteuercodes RF20 und der zugehörigen Steuerregelungen
• Überarbeitung der Akkreditierungsverfahren für Übertragungskanäle
• Schrittweise Angleichung an den europäischen Standard EN 16931

Für IT-Teams und Softwarehäuser ist die Überprüfung der Konformität mit den Spezifikationen 1.9.1 eine Maßnahme, die sofort ergriffen werden muss, falls noch nicht geschehen.

Verlängerung der EU-Ausnahmeregelung. Mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2024/3150 vom 10. Dezember 2024 hat der Europäische Rat Italien ermächtigt, sein obligatorisches E-Invoicing-System bis zum 31. Dezember 2027 beizubehalten. Der Ablauf dieser Ausnahmeregelung wird mit dem Starttermin des ViDA-Regimes für grenzüberschreitende Transaktionen zusammenfallen.

Aktualisierte Sanktionen. Seit dem 1. September 2024 beträgt die Sanktion für die unterlassene Ausstellung einer elektronischen Rechnung 70% des Steuerbetrags (zuvor 90%), mit einem Mindestbetrag von 300€ pro Verstoß. Die Reduzierung sollte nicht irreführen: Für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen bleiben die kumulierten Kosten bei Nichteinhaltung erheblich.

Wie das Austauschsystem 2026 funktioniert

Das Austauschsystem ist nicht nur ein Übertragungskanal: Es ist ein aktiver Validierungs-Hub. Jede XML-Datei wird anhand von mehr als 100 formalen Kontrollen überprüft, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet wird. Die aktualisierten SDI-Spezifikationen 2026 machen einige dieser Kontrollen strenger, insbesondere in Bezug auf Umsatzsteuersätze, Steuerregelungen und die Kohärenz zwischen Dokumententyp und Art der Transaktion.

Für diejenigen, die Software-Integrationen verwalten, bleibt der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung asynchron: Die Übertragung generiert eine Folge von Benachrichtigungen (Zustellungsquittung, Ablehnung, Ergebnis des Empfängers, Fristablauf), die das System interpretieren und archivieren können muss. Die neuen Spezifikationen 1.9.1 führen Änderungen bei den Fehlercodes ein, die eine Aktualisierung bestehender Parser erfordern.

Die zulässigen Übertragungskanäle bleiben: SOAP-Webservice, FTP, PEC und das AdE-Webportal. Bei hohen Volumina ist der Webservice die einzige praktikable Option im Produktivbetrieb.

ViDA: Was sich für italienische Unternehmen ändert

ViDA (VAT in the Digital Age) ist das bedeutendste regulatorische Paket für die europäische Umsatzsteuer seit der Sechsten Richtlinie von 1977. Auf dem Ecofin vom 5. November 2024 verabschiedet, führt es drei strukturelle Reformen ein, die jedes Unternehmen betreffen werden, die Rechnungen an Geschäftspartner in anderen EU-Ländern stellt.

Italiens erster formaler Schritt

Am 17. März 2026 hat Italien mit der Veröffentlichung des Gesetzes 36/2026 (Europäisches Delegationsgesetz 2025) im Amtsblatt seinen ersten formalen Gesetzgebungsschritt zur Umsetzung von ViDA in seine Rechtsordnung vollzogen. Es handelt sich noch nicht um operative Vorschriften — die Delegation überträgt der Regierung die Befugnisse zur Anpassung des italienischen Umsatzsteuerrechts — aber es ist das Signal, dass der Umsetzungsprozess offiziell begonnen hat.

Für CFOs und Compliance-Verantwortliche ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eine Folgenabschätzung einzuleiten: nicht 2029, wenn die Fristen unmittelbar bevorstehen.

Die drei ViDA-Reformen

1. Digital Reporting Requirements (DRR) Ab dem 1. Juli 2030 müssen innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, innerhalb von 10 Tagen nach der Transaktion im strukturierten elektronischen Format gemeldet werden. Die Daten müssen an die Steuerbehörde des Landes des Verkäufers übermittelt werden, die sie automatisch mit der des Kauflandes teilt. Dies markiert das Ende des periodischen Reportings: Die Richtung geht hin zu einem kontinuierlichen, nahezu echtzeitbasierten Meldemodell.

2. Single VAT Registration (SVR) Ab dem 1. Juli 2028 wird der OSS-Mechanismus (One Stop Shop) erweitert, um auch B2C-Lieferungen von Waren mit Einbau und Montage, Lieferungen von Gas und Energie sowie Transfers eigener Waren zwischen EU-Ländern abzudecken. Das Ziel: Mehrfachregistrierungen zur Umsatzsteuer in verschiedenen Ländern drastisch zu reduzieren.

3. Plattformwirtschaft Ab dem 1. Juli 2028 werden digitale Plattformen im Bereich Kurzzeitvermietung und Personenbeförderung für Umsatzsteuerzwecke zu „vermuteten Lieferanten" (deemed supplier): Sie müssen die Umsatzsteuer anstelle der einzelnen Anbieter einziehen und abführen. Eine Reform, die Marktplätze und Aggregatoren betrifft, nicht traditionelle B2B-Unternehmen.

Digital Reporting Requirements und das Ende des Esterometro

Die Reform mit den direktesten Auswirkungen auf italienische Unternehmen ist die der Digital Reporting Requirements. Um ihre Implikationen zu verstehen, muss man beim aktuellen Stand ansetzen.

Der Esterometro wie wir ihn kennen

Seit dem 1. Juli 2022 ist der Esterometro keine vierteljährliche Meldung mehr: Transaktionen mit ausländischen Geschäftspartnern werden dem SDI bis zum 15. des Folgemonats als Selbstrechnungen oder XML-Integrationen gemeldet. Es ist bereits ein „nahezu echtzeitbasiertes" System im Vergleich zum alten periodischen Modell. Italien ist in dieser Hinsicht der Richtung voraus, die ViDA allen EU-Mitgliedstaaten vorschreiben wird.

Was sich mit ViDA ab 2030 ändert

Mit dem Inkrafttreten der innergemeinschaftlichen DRR am 1. Juli 2030:

• Die Pflicht zur Abgabe der Intrastat-Meldung für Warenlieferungen wird abgeschafft und durch DRR ersetzt
• Elektronische Rechnungen für innergemeinschaftliche Transaktionen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und über interoperable Netzwerke wie Peppol übertragen werden
• Das Format muss strukturiert und von den Steuerbehördensystemen aller Mitgliedstaaten automatisch lesbar sein

Für italienische Unternehmen, die den Esterometro bereits über den SDI verwalten, wird der Übergang weniger disruptiv sein als für europäische Wettbewerber, die noch Papier- oder PDF-Systeme verwenden. Er wird jedoch dennoch erhebliche technische Aktualisierungen erfordern — insbesondere im Bereich der grenzüberschreitenden Interoperabilität.

Peppol und die europäische elektronische Rechnung

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist das standardisierte Kommunikationsnetz, das die Europäische Union als Infrastruktur für den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustausch gewählt hat. Bereits für die PA-Rechnungsstellung in vielen Ländern genutzt (in Italien für bestimmte öffentliche Aufträge verpflichtend), wird es zum primären Kanal für die innergemeinschaftlichen DRR.

Wie Peppol funktioniert

Peppol ist keine Software: Es ist ein Ökosystem akkreditierter Dienstleister (Access Points), die strukturierte Dokumente über ein zertifiziertes privates Netzwerk austauschen. Um eine Rechnung über Peppol auszustellen oder zu empfangen, registriert sich ein Unternehmen im Peppol Directory über seinen eigenen Access Point, der die Übertragung und den Empfang transparent abwickelt.

Das Standard-Dokumentenformat ist UBL 2.1 oder CII (UN/CEFACT Cross-Industry Invoice), beide konform mit EN 16931. Dies ist genau das Format, das ViDA ab 2030 für die innergemeinschaftlichen DRR vorschreiben wird.

Die Verbindung mit dem italienischen SDI-System

Italien hat bereits ein SDI-Peppol-Interoperabilitätsprojekt gestartet: Über Peppol übermittelte Rechnungen an die PA werden in den SDI eingespeist und umgekehrt. Diese hybride Architektur wird das Modell sein, auf dem die italienische Umsetzung von ViDA basieren wird.

Für italienische Softwarehäuser wird die Fähigkeit, sowohl den inländischen SDI-Fluss als auch den grenzüberschreitenden Peppol-Fluss zu verwalten, bis 2028–2030 zu einer Marktanforderung — nicht zu einer optionalen Funktion. Wer heute eine API integriert, die beide Kanäle unterstützt, wird gegenüber Wettbewerbern im Vorteil sein, wenn Kunden anfangen, innergemeinschaftliche Compliance zu fordern.

APIs und Integration: Die strategische Wahl für Software-Anbieter

Für ein Softwarehaus gehen die Implikationen von ViDA über die technische Compliance hinaus. Sie sind eine Produktentscheidung.

Das Problem des technischen Schulden

Viele italienische Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung wurden 2019 entwickelt, um die inländische Verpflichtung zu erfüllen: Sie verwalten das FatturaPA-Format, den SDI-Kanal und wenig mehr. Mit ViDA muss dasselbe System:

• Das EN 16931-Format (UBL/CII) für innergemeinschaftliche Transaktionen unterstützen
• Sich als Access Point oder über einen Intermediär mit dem Peppol-Netzwerk verbinden
• DRR im nahezu echtzeitbasierten Modus an die Steuerbehörden mehrerer Länder übermitteln
• Sich an die technischen Spezifikationen jedes Landes anpassen (die ViDA harmonisiert, aber nicht vollständig beseitigt)

Eine 2019 intern entwickelte Integration wird diese Anforderungen ohne tiefgreifende Umstrukturierung kaum bewältigen. Die Wartungskosten — die bereits heute bei jeder AdE-Spezifikationsaktualisierung Ressourcen binden — werden mit der grenzüberschreitenden Öffnung exponentiell wachsen.

Die Kalkulation ändert sich mit ViDA

Vor ViDA drehte sich die „Build vs. Buy"-Debatte für E-Invoicing-APIs hauptsächlich um Time-to-Market und anfängliche Entwicklungskosten. Mit ViDA kommt ein dritter Faktor ins Spiel: geografische Abdeckung.

Ein paneuropäischer E-Invoicing-API-Anbieter aktualisiert sein System automatisch, wenn sich die Spezifikationen in einzelnen Ländern ändern. Ein italienisches Softwarehaus, das Kunden in Deutschland, Spanien oder Frankreich bedienen möchte — oder das seinen Kunden ermöglichen möchte, innergemeinschaftlich konform zu fakturieren — kann eine Multi-Country-Infrastruktur nicht sinnvoll intern aufbauen und warten.

Die wirtschaftliche Kalkulation ändert sich: Es geht nicht mehr nur darum, „wie viel kostet es, es zu bauen", sondern „wie viel kostet es, es in 7 Ländern über die nächsten 10 Jahre aktuell zu halten".

Wie fiskaly Unternehmen und Software-Anbieter auf 2030 vorbereitet

fiskaly ist der europäische Partner für digitale Steuer-Compliance für über 1.600 Unternehmen, die in 7 Märkten tätig sind: Italien, Deutschland, Österreich, Spanien, Frankreich, Schweden und Portugal.

Die E-INVOICE-Lösung von fiskaly ist für diejenigen konzipiert, die heute die italienische B2B-E-Invoicing verwalten und sich morgen auf die von ViDA geforderten innergemeinschaftlichen Flows vorbereiten möchten:

• SDI-Übertragung konform mit Spezifikation 1.9.1 — automatisch mit jeder neuen AdE-Version aktualisiert
• Peppol-Netzwerkzugang — für grenzüberschreitende Flows und gegenüber der PA
• EN 16931-Unterstützung — das europäische Format, das ViDA für innergemeinschaftliche DRR verpflichtend machen wird
• 2-in-1-API — gleiche Schnittstelle für E-Invoicing und POS-Fiskalisierung, ein einziger Vertrag
• Paneuropäische Abdeckung — IT, DE, AT, ES, FR, SE, PT auf einer einzigen Plattform

Es ist nicht notwendig, bis 2030 zu warten, um von einer ViDA-bereiten Infrastruktur zu profitieren. Softwarehäuser, die fiskaly heute integrieren, sind in der besten Position, ihren Kunden Multi-Country-Compliance anzubieten, ohne jede einzelne länderspezifische Integration aufbauen und warten zu müssen.

Kostenloses API-Testing verfügbar, keine initialen Integrationskosten, keine vertragliche Verpflichtung für den Einstieg.