Elektronische Rechnung: Ab wann ist sie Pflicht und wer muss sie ausstellen?

Die Frage, ab wann die elektronische Rechnung in Spanien verpflichtend ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt darauf an, wer Sie sind, wie viel Sie in Rechnung stellen und an wen. Im Jahr 2026, mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen und Selbstständige in greifbarer Nähe, ist die Verwirrung verständlich: Zwei unterschiedliche Regelwerke koexistieren, ihre Zeitpläne überschneiden sich und sie betreffen verschiedene Gruppen.

Bevor wir auf Fristen und Profile eingehen, lohnt es sich, eine Unterscheidung klarzustellen, die viele Missverständnisse verhindert: Verifactu und die Ley Crea y Crece sind nicht dasselbe. Verifactu reguliert die Abrechnungssoftware und ihre technischen Anforderungen an Integrität und Nachvollziehbarkeit. Die Ley Crea y Crece reguliert das Format, in dem Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Es handelt sich um unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Auswirkungen je nach Profil des Verpflichteten.

Drei Arten von Pflichten: nicht für alle gleich

Bevor wir uns mit Zeitplänen und Profilen befassen, ist es hilfreich zu verstehen, dass in Spanien drei unterschiedliche Situationen koexistieren, die häufig unter dem Begriff „E-Rechnungspflicht" zusammengefasst werden:

1. Elektronische Rechnung mit der öffentlichen Verwaltung (B2G). Diese Pflicht ist bereits vollständig in Kraft. Gesellschaften (SA, SL, UTE und Betriebsstätten von Gebietsfremden) sind seit Januar 2015 verpflichtet, elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung auszustellen. Selbstständige natürliche Personen, die Verträge mit der Verwaltung abschließen, unterliegen derselben Pflicht für Verträge über 5.000 Euro seit demselben Datum. In diesem Bereich gibt es nichts Offenes: Wer der öffentlichen Verwaltung Rechnungen stellt und dies nicht elektronisch tut, verstößt bereits gegen die Vorschriften.

2. Verifactu (zertifizierte Abrechnungssoftware). Hierbei handelt es sich nicht um die Pflicht, Rechnungen in elektronischem Format auszustellen, sondern um die Pflicht, eine Abrechnungssoftware zu verwenden, die die technischen Anforderungen des Real Decreto 1007/2023 erfüllt, also Integrität, Unveränderlichkeit und Rückverfolgbarkeit der Datensätze. Dies betrifft die Software, die Rechnungen erstellt, nicht das Format des Dokuments selbst. Softwarehersteller mussten ihre Produkte bis Juli 2025 anpassen. Für die Unternehmen und Selbstständigen, die diese Software nutzen, werden die Fristen durch RDL 15/2025 festgelegt.

3. B2B-E-Rechnung (Ley Crea y Crece). Dies ist die Pflicht, Rechnungen in strukturiertem elektronischem Format bei Transaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern auszustellen und zu empfangen. Am 16. April 2026 veröffentlichte das Finanzministerium den Entwurf der Ministerialverordnung, die die öffentliche E-Rechnungslösung der AEAT regulieren wird, den letzten noch fehlenden Regelungsschritt zur Aktivierung der endgültigen Fristen.

Wer ist zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet?

Die B2B-E-Rechnungspflicht, die durch das Gesetz 18/2022 (Ley Crea y Crece) geregelt ist, betrifft einen breiten Kreis von Verpflichteten, sieht jedoch auch wichtige Ausnahmen vor.

Verpflichtete:

Alle Unternehmen, einschließlich Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen, in ihren Transaktionen mit anderen Unternehmen oder Freiberuflern (B2B). Alle Selbstständigen und freiberuflich Tätigen in ihren Transaktionen mit anderen Unternehmen oder Freiberuflern (B2B). Jeder in Spanien ansässige Unternehmer oder Freiberufler, der der öffentlichen Verwaltung Rechnungen stellt (B2G). Diese Pflicht gilt seit 2015.

Ausgenommene Transaktionen:

• Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C). Ein Einzelhandelsgeschäft, das an Privatpersonen verkauft, eine Gaststätte, ein Friseursalon: Diese fallen nicht unter die Ley Crea y Crece. Die Verordnung regelt ausschließlich
• Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern. Vereinfachte Rechnungen (Kassenbelege) sind ebenfalls ausgenommen, mit Ausnahme der im Ausführungsreglement definierten „qualifizierten vereinfachten Rechnungen". 
• Transaktionen, bei denen eine der Parteien keinen Sitz oder keine Betriebsstätte in Spanien hat, sind ausgenommen. Die Verordnung gilt für Transaktionen, bei denen sowohl Aussteller als auch Empfänger im spanischen Hoheitsgebiet ansässig sind. Mögliche branchenspezifische Ausnahmen für besonders schutzbedürftige Sektoren können im endgültigen Regelwerk vorgesehen sein, sind aber bisher nicht konkretisiert worden.

Sonderfall: SII-pflichtige Unternehmen

Große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 6 Millionen Euro unterliegen dem System der Sofortigen Informationslieferung (SII) der AEAT, das bereits ein strukturiertes Umsatzsteuer-Meldesystem vorsieht. Die SII-Verordnung legt fest, dass Unternehmen, die diesem System angehören, von der Pflicht zur Übermittlung von Datensätzen an die AEAT im Rahmen von Verifactu ausgenommen sind, aber nicht von der künftigen B2B-E-Rechnungspflicht. Es handelt sich um nebeneinander bestehende Pflichten, die unterschiedlichen Zwecken dienen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Der Zeitplan nach Profil

Die E-Rechnungspflicht in Spanien tritt nicht an einem einzigen Datum in Kraft. Der Zeitplan variiert je nach Profil des Verpflichteten und der anwendbaren Verordnung.

Bereits verpflichtend: Softwarehersteller

Die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G) ist seit Januar 2015 für Gesellschaften verpflichtend. Wer der Verwaltung Rechnungen stellt, ohne dies im Facturae-Format zu tun, verstößt seit Jahren gegen die Vorschriften.

Zertifizierte Abrechnungssoftware (Verifactu): RDL 15/2025, veröffentlicht im Amtsblatt am 3. Dezember 2025, legt folgende Fristen fest. 

• Softwarehersteller: Ihre Produkte müssen seit Juli 2025 an die technischen Anforderungen des RD 1007/2023 angepasst sein. 
• Körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen: ab 1. Januar 2027. 
• Selbstständige und übrige Verpflichtete: ab 1. Juli 2027.

Noch ausstehend: B2B-E-Rechnung

Am 16. April 2026 veröffentlichte das Finanzministerium den Entwurf der Ministerialverordnung, die die öffentliche B2B-E-Rechnungslösung entwickeln wird. Dieser Entwurf legt die technischen Spezifikationen der von der AEAT verwalteten öffentlichen Plattform, die Akkreditierungsanforderungen für private Plattformen, die zugelassenen Formate und das Interoperabilitätsmodell zwischen öffentlichen und privaten Lösungen fest. Gemäß dem Entwurf würde die Ministerialverordnung am 1. Oktober 2026 in Kraft treten, ein Datum, das mit seiner Veröffentlichung im Amtsblatt endgültig bestätigt wird.

Ab diesem Datum würden folgende Pflichtfristen gelten. 

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro: Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von B2B-E-Rechnungen ab dem 1. Oktober 2027 (12 Monate nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung).
• Alle übrigen Unternehmen und Freiberufler: Frist bis zum 1. Oktober 2028 (24 Monate nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung).

Der Entwurf bestätigt zudem, dass das spanische B2B-E-Rechnungssystem hybrid sein wird: Unternehmen können zwischen akkreditierten privaten Plattformen, der kostenlosen öffentlichen AEAT-Lösung oder einer Kombination aus beiden wählen. Das Referenzformat für die öffentliche Lösung ist UBL, obwohl der Entwurf auch andere strukturierte Formate wie Facturae zulässt. Darüber hinaus legt RD 238/2026 die Pflicht fest, den Status der Rechnungen zu kommunizieren, einschließlich des tatsächlichen Zahlungsdatums und einer etwaigen Ablehnung, innerhalb von maximal vier Kalendertagen, unabhängig von der verwendeten Plattform.

Auch wenn die Fristen noch weit entfernt erscheinen, beginnen die technischen und organisatorischen Auswirkungen bereits heute, insbesondere für diejenigen, die Abrechnungssoftware entwickeln und pflegen. Eine rechtzeitige Integration ist der Unterschied zwischen einer kontrollierten Anpassung und einem Wettlauf gegen die Zeit.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?

Die Ley Crea y Crece legt einen Sanktionsrahmen für die Nichteinhaltung der B2B-E-Rechnungspflicht nach deren Inkrafttreten fest. Die Konsequenzen haben zwei Dimensionen.

Rechtliche Folgen. Sanktionen betreffen sowohl den Aussteller (der nicht in einem konformen elektronischen Format ausstellt) als auch den Empfänger (der nicht in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten). Die Nichteinhaltung beider Parteien ist im Sanktionsrahmen des Gesetzes vorgesehen.

Wirtschaftliche Folgen*.* Über direkte Sanktionen hinaus erzeugt die Nichteinhaltung reale betriebliche Probleme: Kunden, die keine Papierrechnungen verarbeiten können, weil ihre Systeme nur strukturierte Formate akzeptieren, Verzögerungen im Zahlungszyklus oder der Ausschluss aus Lieferketten, die bereits elektronische Rechnungen als Vertragsvoraussetzung verlangen.

Haftung des Softwareanbieters. Softwarehersteller, die Systeme vermarkten, die nicht an die geltenden technischen Anforderungen angepasst sind, können ebenfalls haftbar gemacht werden. Dies ist ein relevantes Risiko für ISVs, ERP-Anbieter und Entwickler, die Abrechnungslösungen vertreiben. Wenn Sie Ihre Integration rechtzeitig vorbereiten möchten, kann die Evaluierung einer B2B-E-Rechnungs-API, die Compliance integriert, die praktischste Option sein.

Was benötige ich, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?

Die Antwort hängt von Ihrem Profil ab. Hier sind die konkreten Schritte für jede Situation.

Wenn Sie der öffentlichen Verwaltung Rechnungen stellen (B2G)

Diese Pflicht gilt seit 2015. Wenn Sie sie nicht erfüllen, verstoßen Sie aktiv gegen Vorschriften. Überprüfen Sie, ob Ihre Software Rechnungen im Facturae-Format erstellt und ob Sie diese über FACe oder die entsprechende Plattform der jeweiligen Verwaltung einreichen.

Wenn Sie anderen Unternehmen oder Freiberuflern Rechnungen stellen (B2B)

• Schritt 1: Überprüfen Sie, ob Ihre Abrechnungssoftware an Verifactu angepasst ist. Softwarehersteller waren verpflichtet, dies bis Juli 2025 umzusetzen. Für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen gilt die Frist 1. Januar 2027; für Selbstständige und übrige Verpflichtete der 1. Juli 2027 (RDL 15/2025).
• Schritt 2: Bereiten Sie die Anpassung an strukturierte B2B-Formate für die E-Rechnung vor. Der am 16. April 2026 veröffentlichte Entwurf der Ministerialverordnung bestätigt UBL als Referenzstandard für die öffentliche Lösung und lässt auch Facturae zu. Es ist noch nicht dringend, aber die technische Anpassung jetzt zu beginnen, insbesondere hinsichtlich der Rechnungsstatusverwaltung und der Anbindung an die akkreditierte öffentliche oder private Plattform, vermeidet Nacharbeiten, wenn die Fristen aktiv werden.
• Schritt 3: Informieren Sie Kunden und Lieferanten. Die Pflicht betrifft beide Transaktionsparteien. Wenn sie in Kraft tritt, müssen sowohl Aussteller als auch Empfänger bereit sein. Dieses Gespräch mit Ihrer Wertschöpfungskette frühzeitig zu führen, reduziert Überraschungen.

Wenn Sie ausschließlich Privatpersonen Rechnungen stellen (B2C)

Die Ley Crea y Crece betrifft Sie nicht: Sie reguliert ausschließlich Transaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern. Wenn Sie jedoch ein elektronisches Abrechnungssystem verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass es die technischen Anforderungen von Verifactu innerhalb der durch RDL 15/2025 festgelegten Fristen erfüllt.

fiskaly und die Einhaltung der E-Rechnungspflicht in Spanien

Deshalb helfen wir Ihnen bei fiskaly, die technischen Anforderungen von Verifactu zu erfüllen und sich auf die künftige B2B-E-Rechnungspflicht vorzubereiten, und das über eine einzige Integration, ohne jeden regulatorischen Wandel selbst verfolgen zu müssen.

Dies sind die wichtigsten Vorteile der Zusammenarbeit mit unserer SIGN ES API:

• Erfahrung in Märkten, in denen die B2B-E-Rechnung bereits Pflicht ist. Wir sind in mehr als zehn europäischen Märkten tätig, darunter Italien und Frankreich, wo die Pflicht bereits in Kraft ist. Das gibt uns eine Praxiserfahrung, die ein Anbieter ohne internationale Erfahrung schlicht nicht bieten kann.
• Eine einzige API für Verifactu, TicketBAI, SII, NaTicket und B2B-E-Rechnung. Integrieren Sie jetzt die technischen Anforderungen von Verifactu und positionieren Sie sich, um die B2B-Pflicht zu absorbieren, sobald die Verordnung veröffentlicht wird, ohne Ihre Integration neu schreiben zu müssen.
• Automatische regulatorische Aktualisierungen. Automatische regulatorische Aktualisierungen.
• Automatische regulatorische Aktualisierungen. Wir verfolgen die Entwicklung des Ley Crea y Crece-Rahmens, Änderungen der Verifactu-Spezifikationen und die Entwicklung des ViDA-Pakets auf europäischer Ebene.
• Zertifizierte Sicherheit. Wir arbeiten mit ISO 27001- (Informationssicherheit) und ISO 9001- (Qualitätsmanagement) Zertifizierungen.