E-Rechnungspflicht: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Hintergrund und gesetzliche Grundlagen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für inländische B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Ziel dieser Maßnahme ist es, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und gleichzeitig die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben.

Die rechtliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde. Dieses Gesetz soll Wachstum, Investitionen und Innovationen fördern und gleichzeitig die Steuerprozesse vereinfachen.

Eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung (§ 2 E-Rech-V) ist nur dann gültig, wenn sie

• in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) ausgestellt wird und
• eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Unstrukturierte Formate wie PDF, Word oder Bilddateien gelten nicht als elektronische Rechnungen. Sie dürfen nur noch während der Übergangsfristen genutzt werden.

Technische Anforderungen und Umsetzungsfristen

Zulässige Formate

Für die E-Rechnungspflicht sind aktuell zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: rein strukturiertes XML-Format, optimiert für digitale Verarbeitung.
• ZUGFeRD: hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei – sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar.

Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind EU-weit gültig.

Pflicht und Übergangsfristen

Damit Unternehmen sich anpassen können, gelten folgende Zeiträume:

• Bis 31.12.2026: PDF- oder Papierrechnungen weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers)
• Ab 01.01.2027: Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz
• Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen

Inhalt einer E-Rechnung

Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen elektronische Rechnungen zusätzlich folgendes enthalten:

• Leitweg-ID
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• ggf. Lieferanten- oder Bestellnummer

Archivierung

Die elektronische Rechnung muss zehn Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden (GoBD-konform, unveränderbar und nachvollziehbar).

Damit Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten sicher und gesetzeskonform speichern können, bietet fiskaly flexible Archivierungslösungen an:

Mit SAFE und SAFE flex bleiben alle Belege und Rechnungsdaten langfristig verfügbar – unabhängig davon, woher die Daten stammen.

👉 Erfahren Sie mehr zu SAFE hier.

Vorteile und Handlungsempfehlungen

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Automatisierung – weniger manuelle Arbeitsschritte
• Kostenersparnis – kein Papier, Druck oder Porto
• Schnellere Zahlungen – Rechnungen erreichen Empfänger sofort
• Fehlerreduktion – strukturierte Daten vermeiden Eingabefehler
• Nachhaltigkeit – geringerer Papierverbrauch und CO₂-Ausstoß
• Rechtssicherheit – Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben

Empfehlung zur Vorbereitung

Unternehmen sollten frühzeitig:

• ihre IT-Systeme und Buchhaltungssoftware prüfen,
• geeignete E-Rechnungsformate implementieren,
• interne Prozesse anpassen und Mitarbeitende schulen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler, transparenter und effizienter Geschäftsprozesse. fiskaly unterstützt Unternehmen dabei, gesetzeskonforme E-Rechnungslösungen und automatisierte Belegprozesse erfolgreich umzusetzen.