Ein Lieferant kann eine tadellos aussehende PDF-Rechnung versenden, reibungslos bezahlt werden und trotzdem nicht rechtskonform sein, sobald eine nationale E-Rechnungspflicht für diese Transaktion gilt. Nach dem EU-Recht zur elektronischen Rechnungsstellung sind „elektronisch aussehen“ und „eine strukturierte E-Rechnung sein“ nicht dieselbe Prüfung.
Während Deutschland, Italien, Spanien und der Rest der EU strukturierte E-Rechnungspflichten schrittweise einführen, ist die Lücke zwischen „elektronisch versendet“ und „als rechtskonforme E-Rechnung ausgestellt“ genau die Lücke, die dazu führt, dass die Rechnung eines Lieferanten abgelehnt, eine Zahlung verzögert oder ein Unternehmen mitten in der Einführung als nicht konform eingestuft wird.
TL;DR
- Eine Papierrechnung, eine PDF-Rechnung und eine gescannte Rechnung sind nach dem EU-Recht zur elektronischen Rechnungsstellung funktional dasselbe: Keine davon besteht aus strukturierten Daten, also gilt keine als E-Rechnung.
- Nur eine Rechnung, die gemäß der Richtlinie 2014/55/EU in einem strukturierten Format wie UBL oder CII XML ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, gilt im Sinne der Pflichten als elektronisch.
- Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei wie ZUGFeRD oder Factur-X kann als echte E-Rechnung gelten, aber nur, wenn diese eingebetteten Daten ein Profil mit den vollständigen strukturierten Daten nach EN 16931 verwenden.
- Datenreduzierte ZUGFeRD-/Factur-X-Profile wie MINIMUM und BASIC WL erfüllen die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht ab Januar 2026 nicht, obwohl die Datei selbst technisch gesehen elektronisch ist.
- Eine Rechnung per E-Mail zu versenden, in ein Portal hochzuladen oder als HTML zu verschicken, ändert nichts an ihrem zugrunde liegenden Format; der Übertragungsweg kann aus einer unstrukturierten Rechnung keine strukturierte machen.
Was unterscheidet Papier, PDF und eine echte E-Rechnung wirklich?
Der Unterschied zwischen einer Papierrechnung, einer PDF-Rechnung und einer echten E-Rechnung hängt von einer einzigen Eigenschaft ab: ob die Daten so strukturiert sind, dass eine Maschine sie lesen kann, und nicht davon, wie die Datei übertragen wird.
Eine Papierrechnung trägt ihre Daten eingebettet in ein gedrucktes Layout, das für das menschliche Auge gedacht ist.
Eine PDF-Rechnung macht dasselbe in digitaler Form: Beträge, Daten und Positionen stecken in einem visuellen Layout, und ein Computer, der dieses PDF empfängt, hat keine zuverlässige Möglichkeit, sie ohne OCR oder manuelle Eingabe auszulesen.
Eine echte E-Rechnung löst sich vom Layout als Bedeutungsträger. Die Daten liegen in beschrifteten XML-Feldern, in einem Schema, das ein empfangendes System direkt verarbeiten kann, und jede menschenlesbare Fassung ist eine aus diesen Daten erzeugte Darstellung, nicht deren Quelle.
Aus diesem Grund legt fiskalys Leitfaden dazu, was eine E-Rechnung ist die rechtliche Definition (ausgestellt, übermittelt und empfangen in strukturiertem Format) als Maßstab zugrunde, statt zu fragen, ob ein Dokument per E-Mail oder Post verschickt wurde.
Warum gilt eine PDF-Rechnung nicht als E-Rechnung, selbst wenn sie per E-Mail verschickt wird?
Ein per E-Mail versendetes PDF ist digital, aber digital und strukturiert sind verschiedene Eigenschaften, und nur strukturierte Rechnungen erfüllen die E-Rechnungspflichten der EU. Der eInvoicing-Baustein der Europäischen Kommission ist an diesem Punkt eindeutig: PDF- und Word-Dateien, Bildformate wie JPG oder TIFF, unstrukturierte HTML-Rechnungen und OCR-Ergebnisse aus gescannten Papierrechnungen sind alle von der rechtlichen Definition einer E-Rechnung ausgeschlossen, unabhängig davon, wie sie übermittelt wurden.
Der praktische Grund ist die Automatisierung. Ein empfangendes System kann Rechnungsnummer, Mehrwertsteuerbetrag und Positionen nicht zuverlässig aus dem visuellen Layout eines PDFs auslesen, ohne dass eine Person das Ergebnis prüft, und genau diesen manuellen Schritt soll die strukturierte E-Rechnung überflüssig machen. Dieselbe Rechnung als E-Mail-Anhang statt gedruckt zu versenden, ändert den Übertragungsweg, nicht das zugrunde liegende Datenformat.
Was ist mit einem PDF mit eingebetteter XML-Datei wie ZUGFeRD oder Factur-X?
Hybridformate machen das Bild komplizierter, denn sie können tatsächlich als E-Rechnungen gelten, je nachdem, welches Profil sie verwenden. ZUGFeRD und Factur-X betten eine strukturierte CII-XML-Datei in ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument ein, und seit ZUGFeRD 2.1 im Jahr 2020 sind die deutsche und die französische Spezifikation technisch identisch, bis hin zum gemeinsamen eingebetteten Dateinamen factur-x.xml.
Der Haken: Beide Formate definieren mehrere Profile, und nicht jedes Profil enthält vollständige strukturierte Daten. MINIMUM und BASIC WL sind datenreduzierte Profile, die ursprünglich für französische Anforderungen als Buchungshilfe entwickelt wurden; sie enthalten nur einen Teil der Rechnungsfelder und erfüllen die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht ab Januar 2026 nicht. Für die B2B-Rechnungsstellung nach Deutschland ist ein Profil auf COMFORT-Niveau oder höher, ausgerichtet an EN 16931, die praktische Grundlage. Ein PDF, das technisch eingebettetes XML enthält, aber eines der reduzierten Profile verwendet, ist für diese Pflicht weiterhin keine rechtskonforme E-Rechnung, obwohl das Dateiformat von außen identisch aussieht.
Gilt eine gescannte Rechnung oder ein per OCR verarbeitetes PDF als elektronisch?
Nein. Eine gescannte Rechnung ist ein Abbild eines Dokuments, und eine nachträgliche OCR-Verarbeitung macht daraus nicht rückwirkend eine strukturierte E-Rechnung; ein OCR-Ergebnis ist eine bestmögliche Texterkennung, die anfällig für Lesefehler ist, kein rechtlich strukturiertes Datenformat, dem ein empfangendes System ohne Prüfung vertrauen kann. Die eInvoicing-Leitlinie der Europäischen Kommission nennt OCR-Ergebnisse aus gescannten Papierrechnungen genau wegen dieser Zuverlässigkeitslücke als eine der ausgeschlossenen Kategorien.
Ändert sich daran etwas durch E-Mail-Versand, Upload in ein Portal oder Versand als HTML?
Nein. Struktur und Übertragungsweg sind getrennte Fragen, und den richtigen Weg zu wählen, behebt keine unstrukturierte Datei. Die Richtlinie 2014/55/EU verlangt, dass eine Rechnung in strukturiertem Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und zwar alle drei Schritte, und die meisten nationalen Pflichten legen zudem fest, welche Netzwerke den Übertragungsschritt erfüllen (Peppol, das italienische Sistema di Interscambio, in Deutschland OZG-RE für Rechnungen an die Bundesverwaltung). Eine korrekt strukturierte XML-Datei über einen nicht zugelassenen Weg zu versenden, kann eine eigene Compliance-Lücke schaffen, aber ein unstrukturiertes PDF über den richtigen Weg zu senden, macht daraus ebenfalls keine E-Rechnung. Eine vollständige Aufschlüsselung dessen, was „ausgestellt, übermittelt und empfangen in strukturiertem Format“ erfordert, finden Sie in fiskalys Leitfaden dazu, was eine E-Rechnung ist.