GoBD: Die Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung verstehen

Die GoBD sind ein zentrales Regelwerk für die digitale Buchführung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten in Deutschland. Die Neufassung der GoBD-Vorgaben legt fest, dass bestimmte Anforderungen für die Archivierung von Belegen eingehalten werden müssen. In Kombination mit der Kassensicherungsverordnung stellen sie sicher, dass digitale Geschäftsprozesse den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen ihre IT-Systeme und internen Prozesse sorgfältig dokumentieren, regelmäßig prüfen und gesetzeskonform gestalten – um Bußgelder, Schätzungen oder Betriebsprüfungsrisiken zu vermeiden. Wir sehen uns die Anforderungen im Detail an.

Was sind die GoBD?

Die GoBD (kurz für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) sind eine Verwaltungsvorschrift und zentraler Bestandteil der steuerlichen Ordnung in Deutschland. Die Definition der GoBD umfasst ihre Rolle in der digitalen Buchhaltung sowie die Anforderungen an die Dokumentationen zur Sicherstellung der Konformität mit dem Finanzamt. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingeführt und konkretisieren die Anforderungen, die sich aus der Abgabenordnung (AO) und anderen steuerlichen Vorschriften ergeben.

Die GoBD definieren detailliert, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten erfassen, speichern, aufbewahren und im Falle einer Prüfung der Finanzverwaltung zur Verfügung stellen müssen. Ziel ist es, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von digitalen Aufzeichnungen sicherzustellen.

Was sind die rechtlichen Grundsätze der GoBD?

Die GoBD basieren auf verschiedenen gesetzlichen Grundlagen, vor allem auf den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO). Diese Paragrafen regeln die Buchführungspflicht und die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen. Die GoBD konkretisieren diese Vorschriften in Bezug auf digitale Prozesse und Systeme und gelten für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler in Deutschland – unabhängig von Größe oder Branche.

Wichtige Anforderungen der GoBD sind unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Buchungen und Aufzeichnungen
• Unveränderbarkeit von Daten nach ihrer Erfassung
• Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung von digitalen Unterlagen über 10 Jahre
• Dokumentation der eingesetzten IT-Systeme und Prozesse
• Zugriffsrechte für die Finanzverwaltung
• Aufzeichnungspflichten gemäß den GoBD, die die unveränderliche und revisionssichere Dokumentation von Belegen und Buchungen sicherstellen

Die aktuelle Version der GoBD trat am 1. Januar 2020 in Kraft.

Für welche Dokumente gelten die GoBD-Bestimmungen?

Die GoBD-Bestimmungen gelten für alle steuerlich relevanten Unterlagen, unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform vorliegen – insbesondere, wenn sie digital erstellt, empfangen, verarbeitet oder archiviert werden. Ziel ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Dokumentenarten, für die die GoBD-Bestimmungen gelten, gehören:

• Aufzeichnungen und Geschäftsfälle (Kassenberichte, Kasseneinzeldaten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen)
• Elektronische Dokumente und Belege (E-Rechnungen in strukturiertem elektronischen Datenformat, Systemprotokolle, TSE-Logs)
• Buchführungsunterlagen
• Handels- und Geschäftsbriefe
• System- und Verfahrensdokumenatation

Ist die GoBD konforme Archivierung Pflicht?

Ja, die GoBD sind verpflichtend – allerdings nicht in Form eines eigenständigen Gesetzes, sondern als Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Dennoch sind die Anforderungen verbindlich, da sie die gesetzlichen Anforderungen der Abgabenordnung (AO) konkretisieren.

Die GoBD basieren auf den folgenden Paragrafen der Abgabenordnung:

• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen

Das bedeutet: Wer gesetzlich zur Buchführung verpflichtet ist oder freiwillig Bücher führt und Aufzeichnungen macht (z. B. Selbstständige, Gewerbetreibende, Freiberufler), muss sich an die GoBD halten. Auch bei rein digitaler oder teil-digitaler Buchführung gelten die GoBD-Vorgaben uneingeschränkt.

Die GoBD und ihre Rolle im Bezug auf die KassenSichV

Ergänzend zum Kassengesetz und der KassenSichV sind die GoBD für Kassenbetreiber von Bedeutung. Die 2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Richtlinien regeln die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Daten. Unternehmer sind selbst für die Einhaltung der GoBD verantwortlich, auch wenn sie ihre Buchhaltungsunterlagen einem Steuerberater anvertrauen. Obwohl sie eine Verwaltungsvorschrift und kein Gesetz darstellen, haben sie rechtliche Relevanz.

Die GoBD legen zentrale Anforderungen fest, wie die Unveränderbarkeit von Buchungsdaten und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen – Anforderungen, die auch in der KassenSichV verankert sind und von Unternehmen zwingend einzuhalten sind. Durch die KassenSichV in Verbindung mit den GoBD wird sichergestellt, dass Unternehmen nicht nur die technischen Anforderungen zur Manipulationssicherheit erfüllen, sondern auch die allgemeinen buchhalterischen Pflichten ordnungsgemäß einhalten. Dies trägt zur Rechtssicherheit bei und ermöglicht es den Finanzbehörden, die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften effizient zu überwachen.

Anforderungen an die Aufbewahrung von Kassendaten

In Deutschland gab es bis dato keine allgemeine Pflicht zur Nutzung elektronischer Registrierkassen. Unternehmen können zwischen elektronischen Kassen und offenen Ladenkassen wählen. Elektronische Kassen müssen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Offene Ladenkassen sind davon ausgenommen, erfordern aber eine strengere Dokumentation nach GoBD. Der Koalitionsvertrag zwischen CDU, CSU und SPD sieht jedoch vor, ab dem 1. Januar 2027 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro einzuführen

Kassendaten müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen, einschließlich der Kassendaten, gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Sie müssen vollständig und unveränderbar gespeichert werden. Jede Änderung am Kassensystem und jede nachträgliche Änderung an den Daten muss protokolliert und ebenfalls aufbewahrt werden.

Außerdem müssen die Daten jederzeit verfügbar, sofort lesbar und maschinell auswertbar sein. Mängel in der Datenaufbewahrung können zu erheblichen steuerlichen Nachzahlungen und Sanktionen führen.