Gesetzliche Richtlinien zur Fiskalisierung in Europa.

Die Kassensicherungsverordnung ist eine Vorschrift, die die manipulationssichere Sicherheit elektronischer Kassensysteme gewährleisten soll. Sie verpflichtet Unternehmen dazu, eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden, um alle Transaktionen sicher zu erfassen und Manipulationen zu verhindern.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt für alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen einsetzen.

Dies betrifft in erster Linie Branchen wie den Einzelhandel, das Gastgewerbe und andere Dienstleistungsbranchen, in denen Bargeldtransaktionen üblich sind.

Sie richtet sich nicht nur an die Nutzer dieser Systeme, sondern auch an die Hersteller und Anbieter von Registrierkassen, Kassensystemen und zugehöriger Software. Diese Unternehmen sind verpflichtet, ihre Produkte so zu gestalten, dass sie den technischen und organisatorischen Anforderungen der KassenSichV entsprechen.

Seit dem 1. Januar 2020 müssen Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Die TSE muss jede Transaktion sicher speichern, und alle Systeme müssen regelmäßig überprüft und gewartet werden. Das System muss außerdem die Meldepflichten gegenüber den Steuerbehörden erfüllen.

Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, können zwischen cloudbasierten TSEs wie fiskaly SIGN DE und hardwarebasierten Optionen wählen, die direkt in Kassensysteme integriert werden.

Cloudbasierte Lösungen werden vom Dienstleister gewartet und aktualisiert, sodass es einfach ist, nach der ersten Integration die gesetzlichen Änderungen einzuhalten und bei Bedarf zu skalieren, wenn Sie expandieren möchten.

Hardware-TSE-Lösungen sind nur begrenzt skalierbar, was bei Systemänderungen oder hohen Transaktionsvolumen zu Herausforderungen führen kann.

Unabhängig von der gewählten Option muss die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Dadurch wird sichergestellt, dass der Sicherheitsmechanismus den strengen nationalen Standards für Datenintegrität und Schutz vor Manipulation entspricht.

Transaktionsdaten müssen im standardisierten DSFinV-K-Format (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) aufgezeichnet werden. Dies erleichtert den Prüfern die Überprüfung und Analyse der Daten während steuerlicher Prüfungen. Diese Standardisierung stellt sicher, dass alle Kassendaten vollständig, nachvollziehbar und überprüfbar sind.

Mit der Einführung der Belegausgabepflicht (Bonpflicht) und der Kassensicherungsverordnung sind Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen in Deutschland seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, für jede Transaktion einen Beleg auszustellen, unabhängig von der Zahlungsmethode. Die ausgestellte Quittung kann ein physischer Papierbeleg oder ein digitaler Beleg sein.

Ein wesentlicher Bestandteil der Belegausgabepflicht ist die genaue Festlegung der Informationen, die ein Beleg enthalten muss, um Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Transaktionen zu gewährleisten.

Jeder ausgestellte Beleg muss die folgenden obligatorischen Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das die Dienstleistung erbringt
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Rechnungsbetrag und geltender Steuersatz
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des elektronischen Kassensystems und des Sicherheitsmoduls
• Prüfwert und Signaturzähler

Seit Januar 2025 müssen alle in Deutschland tätigen Unternehmen elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassen, EU-Taxameter und Kilometerzähler) und entsprechende TSE-Angaben an die Steuerbehörden melden, um der Meldepflicht für POS-Systeme nachzukommen. 

Unternehmen sind verpflichtet, eine Vielzahl von Informationen über die an jedem Unternehmensstandort verwendeten Kassensysteme und TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) an das Finanzamt zu übermitteln. Die Einzelheiten sind in § 146a (4) Satz 2 der Abgabenordnung (AO) festgelegt:

• Art des Kassensystems: Beschreibung des eingesetzten Systems (z. B. stationäre Registrierkasse, mobile Kassensysteme, Cloud-Kassensystem)
• Seriennummer des Kassensystems: Eindeutige Identifikation der jeweiligen Kasse
• Details zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Seriennummer, Zertifikatsnummer, Hersteller und Typ der TSE
• Datum der Inbetriebnahme: Zeitpunkt, zu dem das Kassensystem erstmals genutzt wurde
• Standort der Kasse: Adresse, an der das elektronische Kassensystem verwendet wird
• Informationen zu Änderungen: Außerbetriebnahme einer Kasse, Austausch oder Aktualisierung der TSE

Diese Meldung ist erforderlich, um die rechtmäßige Verwendung der Systeme sicherzustellen und die Steuerbehörden über alle in Betrieb befindlichen Kassen zu informieren.

Seit dem 1. Januar 2016 müssen Unternehmen in Österreich drei wesentliche Verpflichtungen erfüllen:

• die Verpflichtung zur individuellen Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben (Einzelaufzeichnungspflicht)
• die Notwendigkeit eines elektronischen Erfassungssystems bei Überschreiten bestimmter Umsatzschwellen (Registrierkassenpflicht)
• und die Verpflichtung zur Ausstellung von Belegen für jede Bargeldtransaktion (Belegerteilungspflicht)

Diese Anforderungen bilden die Grundlage der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und legen fest, wie Registrierkassen im geschäftlichen Umfeld zu verwenden sind.

Jedes Unternehmen in Österreich mit einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 € und Bargeldtransaktionen in Höhe von mindestens 7.500 € muss eine RKSV-konforme Registrierkasse verwenden, die bestimmte technische und Sicherheitsstandards erfüllt, um eine genaue Erfassung der Verkaufstransaktionen zu gewährleisten.

Eine RKSV-konforme Registrierkasse hat

• ein Datenaufzeichnungsprotokoll,
• einen Belegdrucker,
• eine Schnittstelle zu einem Sicherheitsgerät,
• einen AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus
• und eine eindeutige Registrierkassen-Identifikationsnummer

Außerdem muss sie über das Portal FinanzOnline (FON) bei den österreichischen Steuerbehörden registriert sein. Diese ID verknüpft das Gerät mit dem Unternehmen und sorgt so für einen transparenten Prüfpfad.

Unternehmen in Österreich sind verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu führen, d. h. die laufende und individuelle Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben.

Ähnlich wie in anderen Ländern sind Unternehmen verpflichtet, bei jeder Barzahlung einen Beleg auszustellen, der detaillierte Informationen zur Transaktion enthält, um Transparenz zu schaffen und Steuerbetrug zu verhindern.

Um den RKSV-Vorschriften zu entsprechen, muss ein Beleg folgende Informationen enthalten:

• Firmenname
• Fortlaufende Belegnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge und Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Aufgeschlüsselter Zahlungsbetrag nach Steuersätzen
• Identifikationsnummer der Registrierkasse
• Maschinenlesbare Signatur

Jeder von einer konformen Registrierkasse ausgestellte Beleg muss einen QR-Code enthalten, der die Signatur und alle wesentlichen Transaktionsinformationen in einem maschinenlesbaren Format zusammenfasst. Kunden und Prüfer können diesen Code scannen, um die Gültigkeit des Belegs zu überprüfen.

Die Signaturpflicht (§ 131b BAO) schreibt vor, dass Belege mit einem sicheren Signaturerstellungsgerät digital signiert werden müssen, sodass Änderungen an den Daten sofort erkennbar sind. Diese digitale Signatur gewährleistet die Authentizität der Transaktionsaufzeichnungen.

Um die Anforderungen der RKSV zu erfüllen, muss die elektronische Signatur einer Bargeldtransaktion bestimmte Angaben enthalten:

• Identifikationsnummer der Registrierkasse
• Zeitpunkt der Transaktion
• Aufschlüsselung des Transaktionsbetrags nach Steuersätzen
• Maschinenlesbare Signatur (QR-Code)

Die Signaturpflicht wird durch eine technische Sicherheitsvorrichtung umgesetzt, die jede Transaktion mit einer elektronischen Signatur versieht. Dies kann entweder über eine physische Signaturkarte oder eine cloudbasierte Lösung realisiert werden.

Spaniens Steuerwesen basiert auf einem reinen Cloud-Ansatz, ist jedoch auch komplex, da das Land über fünf verschiedene Steuerbehörden verfügt, von denen jede ihre eigenen Rechtsvorschriften hat. Dies führt zu unterschiedlichen Anforderungen je nach Region und Art des Unternehmens.

SII (Suministro Inmediato de Información) schreibt die digitale Übermittlung von mehrwertsteuerrelevanten Transaktionsdaten an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) vor.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 6 Millionen Euro sind seit 2017 verpflichtet, ihre Steuerdaten über das SII-System zu melden.

Für Unternehmen mit einem Umsatz unter 6 Millionen Euro gelten aktuell oder zukünftig je nach regionaler Steuerbehörde drei verschiedene Rechtsvorschriften:

• Verifactu (national, außer im Baskenland und in Navarra)
• TicketBAI (Regionen des Baskenlandes)
• die Gesetzgebung in Navarra

Mit den im Oktober 2024 genehmigten Spezifikationen durch die nationale Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) konzentriert sich die Verifactu-Regulierung auf die Schaffung eines standardisierten Rechnungssystems.

Die Verifactu-Software entspricht dem spanischen Anti-Betrugsgesetz und der Verordnung, die die Anforderungen an Rechnungssoftware definiert, einschließlich der Möglichkeit zur Echtzeitkommunikation mit der AEAT.

Die Einhaltung der Verifactu-Anforderungen wird ab Januar 2026 für Unternehmen und Freiberufler in ganz Spanien verpflichtend sein, mit Ausnahme derjenigen mit steuerlichem Wohnsitz im Baskenland und in der Region Navarra.

Alle in Spanien verwendete Rechnungssoftware muss außerdem ab Juli 2025 den technischen Anforderungen von Verifactu entsprechen.

TicketBAI ist ein softwarebasiertes Fiskalisierungssystem, das sicherstellt, dass alle Rechnungen digital signiert und an die lokalen Steuerbehörden gemeldet werden. Es handelt sich um eine Vorschrift, die von den regionalen Steuerbehörden des Baskenlandes (Vizcaya, Guipúzcoa und Álava) gefördert wird.

In Bizkaia ist TicketBAI Teil eines umfassenderen Steuerkontrollrahmens namens BATUZ. TicketBAI wird schrittweise von 2021 bis 2026 eingeführt, und obwohl die Regelung dieselbe ist, hat jede Provinz ihre eigenen technischen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Deshalb ist es wichtig, die spezifischen Spezifikationen in den verschiedenen Regionen zu kennen.

Die Steuerbehörden dieser Region entwickeln derzeit eine neue Gesetzgebung, die TicketBAI und Verifactu ähnelt und Unternehmen verpflichtet, alle ihre Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln.

Obwohl es noch keinen offiziellen Zeitplan für diese Gesetzgebung gibt, wird ihre Verabschiedung für 2026 erwartet.

Italiens Fiskalisierungsregelungen konzentrieren sich auf

• das documento commerciale (das Handelsdokument, früher als scontrino elettronico oder elektronischer Beleg bekannt)
• und verpflichtende E-Rechnungsstellung

Seit dem 1. Januar 2020 müssen Unternehmen für alle Transaktionen elektronische Belege ausstellen und die Daten an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) übermitteln.

Dieser Prozess läuft über zertifizierte Hardware-Geräte, die sogenannten „Registratori Telematici“ (RTs), oder über das Online-Verfahren für Handelsdokumente, das die AdE jedem Händler auf dem Portal für Rechnungen und Belege („Fatture e Corrispettivi“) zur Verfügung stellt.

Unternehmen sind verpflichtet, zertifizierte elektronische Geräte (Registratori Telematici, RT) zu verwenden, um Transaktionsdaten sicher zu erfassen und zu übermitteln. Diese zertifizierten Kassensysteme generieren einzigartige Identifikationsnummern für jeden Beleg und müssen eine sichere Erfassung sowie die tägliche digitale Übermittlung der Transaktionsdaten und telematischen Gebühren an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) gewährleisten.

Der rechtliche Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in Italien, festgelegt durch das Legislativdekret 148/2018 und Dekret 55/2013, betrifft öffentliche Behörden und andere Einrichtungen. In Übereinstimmung mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU wurde die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen (B2G) für zentrale Verwaltungen verpflichtend.

Zunächst galt dies nur für Ministerien, Finanzämter und nationale Sicherheitsbehörden, wurde jedoch 2015 auf alle öffentlichen Einrichtungen ausgeweitet.

Im Januar 2019 wurde Italien das erste EU-Land, das die elektronische Rechnungsstellung auf nationaler Ebene für B2B- und B2C-Transaktionen verpflichtend machte.

Am 7. März 2025 veröffentlichte die italienische Steuerbehörde die Bestimmung Prot. Nr. 111204/2025, in der die technischen Spezifikationen für die Entwicklung, Genehmigung und Freigabe zertifizierter cloudbasierter Lösungen für die Speicherung und elektronische Übermittlung täglicher Transaktionsdaten festgelegt sind.

Darüber hinaus geht die Verordnung über Softwarelösungen für Verkaufsdaten zusammen mit den am 7. März 2025 von der italienischen Steuerbehörde veröffentlichten technischen Spezifikationen über die Definition funktionaler und technologischer Aspekte hinaus. Sie umreißt klar die Rollen der Akteure im neuen digitalen Ökosystem mit dem Ziel, Verantwortlichkeit, Rückverfolgbarkeit und Servicequalität sicherzustellen.

Diese Lösungen stellen eine sinnvolle Alternative zu herkömmlichen Fiskalgeräten (Registratori Telematici RT) dar und ermöglichen es Unternehmen, ihre Finanzdaten vollständig in der Cloud zu verwalten, einschließlich der Integration mit fortschrittlichen POS-Systemen, ohne dass Hardware erforderlich ist.

Transaktionsdaten (corrispettivi) müssen an die Steuerbehörden übermittelt werden, um eine kontinuierliche Überwachung der Unternehmensaktivitäten zu ermöglichen. Nutzt der Steuerpflichtige das Online-Verfahren für Handelsdokumente, erfolgt die Übermittlung in Echtzeit.

Alternativ dazu werden die Daten bei Verwendung eines RT-Geräts am Ende des Tages, spätestens jedoch innerhalb von 12 Tagen nach dem Tag der Aufzeichnung übermittelt. Diese Übersicht trägt dazu bei, die Steuerhinterziehung zu verringern und die ordnungsgemäße Erhebung der Mehrwertsteuer sicherzustellen.

Frankreich hat die Fiskalisierung am 1. Januar 2018 eingeführt und verlangt von mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, die B2C-Verkäufe tätigen, die Verwendung zertifizierter POS- oder Kassensoftware.

Seit dem 1. Januar 2018 müssen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen und B2C-Verkäufe tätigen, Software verwenden, die von akkreditierten Stellen (wie NF525) zertifiziert ist, oder einen gleichwertigen Nachweis über die Einhaltung erbringen.

Kassensoftware muss folgende Kriterien sicherstellen:

• Unveränderbarkeit (keine rückwirkenden Datenänderungen)
• Sicherheit (Schutz vor Manipulationen)
• Aufbewahrung (Daten müssen sicher gespeichert werden)
• Überprüfbarkeit (vollständige Rückverfolgbarkeit für Steuerprüfungen)

Bis vor kurzem konnten Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften durch eine Selbstzertifizierung nachweisen. Das Finanzgesetz vom Februar 2025 (Artikel 286 der Allgemeinen Steuergesetzgebung) hat diese Möglichkeit abgeschafft: Alle POS-Systeme müssen nun innerhalb der folgenden Fristen eine externe Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle erhalten:

• 31. August 2025: POS-Anbieter müssen den externen Zertifizierungsprozess eingeleitet haben.
• 1. März 2026: Eine gültige Zertifizierung durch Dritte ist obligatorisch.

Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu erheblichen Strafen führen.

• E-Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen: Seit Januar 2020 obligatorisch (mit vorzeitiger Einführung ab 2017 für große Unternehmen)
• B2B-E-Rechnungsstellung und Echtzeit-Berichterstattung: Einführung in drei Phasen bis Januar 2026, gilt für alle Unternehmen.

Gedruckte oder digitale Belege müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie Datum und Uhrzeit der Transaktion, Gesamtbetrag (einschließlich Mehrwertsteueraufteilung) und eine eindeutige Identifikationsnummer oder Rechnungsnummer.

Im Rahmen des Anti-Abfall-Gesetzes (Loi anti-gaspillage, Gesetz Nr. 2020-105 vom 10. Februar 2020) müssen Händler gedruckte Belege nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden bereitstellen, während Kunden die Möglichkeit erhalten müssen, Belege elektronisch zu erhalten.

Jedes Unternehmen, das Bargeld-, Karten- oder vergleichbare elektronische Zahlungen akzeptiert und dessen Jahresumsatz die an den Preisbasbelopp gekoppelte Schwelle übersteigt (SEK 235.200 im Jahr 2025), muss ein zertifiziertes Kassensystem mit einer zertifizierten Kontrolleinheit betreiben. Diese erzeugt Kontrollcodes und speichert Transaktionsdaten, entweder als physisches Gerät oder als Cloud-Service via API.

Die Systeme müssen bei Skatteverket registriert werden. Zudem gilt die Pflicht zur täglichen Ausstellung von Belegen (digital oder Papier) und zur Erstellung eines Tagesabschlussberichts.

Jedes Unternehmen, das in Schweden Waren oder Dienstleistungen verkauft, Bargeld-, Karten- oder gleichwertige elektronische Zahlungen akzeptiert und den Umsatzschwellenwert (SEK 235.200, Stand 2025) überschreitet, muss ein zertifiziertes Kassensystem mit Kontrolleinheit nutzen.

Die Kontrolleinheit ist eine zertifizierte Sicherheitskomponente, die mit der Kasse zusammenarbeitet. Sie empfängt jede Transaktion, erzeugt einen eindeutigen Kontrollcode und speichert die Daten sicher zur Prüfung durch Skatteverket. Kontrolleinheiten können Hardwaregeräte oder zertifizierte cloudbasierte Services via API sein.

GKS 2.0 (Geregistreerd Kassasysteem) oder SCE 2.0 (Système de Caisse Enregistr­euse) ist die neue, cloudbasierte Version des belgischen registrierten Kassensystems. Im Gegensatz zum älteren hardwarebasierten Setup ermöglicht es die Echtzeitdatenübertragung an die FPS Finance, unterstützt digitale Belege und macht Vor-Ort-Prüfungen überflüssig. Es ersetzt die Black Box (FDM) und die Mehrwertsteuerkarte (VSC).

Wie das aktuelle System gilt die Verpflichtung für Unternehmen im HoReCa-Sektor (Hotels, Restaurants und Catering) mit Verkäufen vor Ort über 25.000 EUR. Die Regierung erwägt jedoch, die Verpflichtung künftig auf andere Sektoren mit hohem Bargeldumsatz auszuweiten.

Die Einführung von GKS 2.0 wurde verschoben, um mehr Zeit für Zertifizierung und technische Vorbereitung zu schaffen.

• Neue Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2026 konform sein.
• Bestehende SCE 1.0-Nutzer werden schrittweise ab dem 1. Juli 2026 umgestellt, abhängig vom Aktivierungsdatum ihres aktuellen Systems.

Unternehmen wechseln von der lokalen Datenspeicherung im FDM zur cloudbasierten Berichterstattung, wodurch Transaktionen in Echtzeit sicher an die FPS Finance übermittelt werden. Das Update ermöglicht außerdem digitale Belege, schnellere Verarbeitung und vereinfachte Compliance, wodurch der Bedarf an physischen Prüfungen reduziert wird.

Um in Portugal compliant zu bleiben, müssen Rechnungsstellungs- und POS-Systeme von der Steuerbehörde (AT) zertifiziert sein und eine Reihe technischer und sicherheitsrelevanter Standards erfüllen. Zertifizierte Software muss die Datenintegrität, Nachverfolgbarkeit und ordnungsgemäße Prüfbarkeit aller steuerrelevanten Dokumente gewährleisten.

SAF-T (PT) steht für „Standard Audit File for Tax“, eine strukturierte XML-Datei, die von der portugiesischen Steuerbehörde definiert wurde und detaillierte Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsdaten enthält. Unternehmen müssen ihre Rechnungsdaten jeden Monat an die AT übermitteln, wodurch SAF-T zu einem zentralen Bestandteil der steuerlichen Compliance in Portugal wird.

ATCUD (Código Único do Documento) ist ein Code, der jede Rechnung und jedes steuerrelevante Dokument in Portugal eindeutig identifiziert. Er verknüpft jedes Dokument mit einer autorisierten Rechnungsserie und gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit für die Steuerbehörde. Für POS-Anbieter ist die korrekte Unterstützung von ATCUD entscheidend für die rechtliche Konformität.