Registrierkassen in Italien: Alles, was Sie wissen müssen

Die Registrierkasse ist heute nicht mehr nur ein einfaches Gerät zum Drucken von Kassenbons, sondern ein fortschrittliches digitales System, das Einnahmen speichert und automatisch an die Finanzbehörde (Agenzia delle Entrate) übermittelt. Für Unternehmen bedeutet das mehr Transparenz, ein geringeres Fehlerrisiko und die Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Italien war eines der ersten Länder in Europa, das einen strukturierten Prozess der steuerlichen Digitalisierung einleitete und verpflichtende Instrumente wie die Telematikkasse einführte. Diese Entscheidung markierte einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen und steuerliche Verpflichtungen verwalten.

Heute ist die Nutzung der Telematikkasse (RT) ein wesentlicher Bestandteil des steuerlichen Managements von Unternehmen, mit direktem Einfluss sowohl auf die interne Organisation als auch auf die rechtliche Konformität.

Gesetzliche Entwicklung der Registrierkassen

Vor 2019 wurden Registrierkassen durch das Dekret vom 23. März 1983 geregelt. Mit der Einführung der Telematikkassen (RT) und dem Übergang vom elektronischen Kassenbon zum Handelsdokument wurde die Vorschrift grundlegend aktualisiert und der Weg für die steuerliche Digitalisierung geebnet.

Mit der Reform:

• sind alle Geräte verpflichtet, die täglichen Transaktionsdaten automatisch an die Finanzbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) zu übermitteln;
• müssen Händler zertifizierte Telematikkassen verwenden, wie z. B. Fiskaldrucker oder RT-Server, die direkt mit den Servern der AdE kommunizieren können.

Schrittweise Einführung der RT

Juli 2019 → Pflicht eingeführt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 400.000 €.

Januar 2020 → Ausweitung auf alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Januar 2021 → endgültige Frist, nach einem Jahr Aufschub zur Anpassung.

Seit diesem Datum sind alle Handelsaktivitäten verpflichtet, ihre Einnahmen digital zu speichern und telematisch zu übermitteln.

Neuerungen ab 2025

Artikel 9 des Haushaltsgesetzes 2025 sieht einen weiteren Schritt vor:

• POS-Systeme müssen mit einer Registrierkasse (digital oder physisch) verbunden werden,
• tägliche Einnahmen werden automatisch an die AdE übermittelt.

Die Nichteinhaltung führt zu Geldstrafen und in schwereren Fällen zur Aussetzung der Geschäftslizenz.

Die Pflicht tritt am 1. Januar 2026 in Kraft.

Was macht eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse ist ein Gerät, das in Einzelhandels- und Geschäftsumgebungen eingesetzt wird, um Verkaufsprozesse zu verwalten, Einnahmen zu verfolgen und eine genaue Buchführung zu gewährleisten. Obwohl die genauen Anforderungen an eine Registrierkasse von landesspezifischen Vorschriften abhängen, besteht ihre Hauptaufgabe darin, Verkaufsprozesse zu erfassen, Steuern zu berechnen, Zahlungen zu speichern und Belege zu drucken.

Viele Registrierkassen können mit anderen Geräten wie Barcodescannern, Druckern und Zahlungsterminals integriert werden. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert, das Produktinventar effizient verwaltet und die Sicherheit erhöht. Moderne Registrierkassen können zudem mit cloudbasierten Plattformen und Steuerbehörden kommunizieren, was präzise Transaktionen und einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht.

Was sind die Anforderungen an die Registrierkasse in Italien?

Gemäß dem Fiskaldekret, das mit dem Haushaltsgesetz 2019 verknüpft ist, müssen alle Registrierkassen in Italien mit dem Internet verbunden sein, um die telematische Übermittlung von Gebühren zu ermöglichen. Dies erforderte, dass Hersteller ihre Geräte an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassten.

Das alte papierbasierte Einnahmenregister wurde durch die Pflicht zur elektronischen Speicherung und Übermittlung der Daten ersetzt. Das fiskalische Handbuch der Registrierkasse wurde digitalisiert und über einen QR-Code am Gerät zugänglich gemacht. Schließlich wurde der Steuerbeleg durch das Handelsdokument ersetzt.

Seit 2019 wird die Registrierkassenausrüstung als telematische Registrierkasse (RT) bezeichnet. Fiskaldaten im telematischen XML-Format werden täglich und automatisch an die AdE (Agenzia delle Entrate) übermittelt, während Kunden eine nicht-fiskalische Quittung (entweder in Papierform oder digital) als Kauf- oder Zahlungsnachweis erhalten.

Welche Daten erfasst eine Registrierkassen (RT)?

Wenn ein Kunde einen Einkauf tätigt, gibt der Händler den Betrag in die Registrierkasse ein. Das Gerät speichert die Transaktionsdetails automatisch und bereitet sie für die Übermittlung an die Finanzbehörde (Agenzia delle Entrate) vor.

Einige der wichtigsten Daten, die eine RT erfassen und übermitteln muss (nicht abschließende Liste), sind:

• Gesamtsumme der Transaktion (Einnahme)
• Datum und Uhrzeit der Operation
• Zahlungsmethode (z. B. Bargeld, Karten, elektronische Zahlungsmittel)
• Identifikationsnummer des RT-Geräts (Seriennummer)
• Layout des Handelsdokuments, einschließlich Seriennummer, Kontrollcode und – in den vorgesehenen Fällen – dem zweidimensionalen Code für die Kassenbon-Lotterie (lotteria degli scontrini)

Was muss ich tun, um eine telematische Registrierkasse zu installieren?

Um in Italien eine telematische Registrierkasse (RT) zu erwerben und die aktuellen Anforderungen an die fiskalische Berichterstattung zu erfüllen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Auswahl eines zertifizierten Geräts: Wählen Sie ein zugelassenes RT-Modell aus.
2. Kauf und Installation: Lassen Sie das Gerät von einem autorisierten Techniker installieren.
3. Registrierung des Geräts: Aktivieren Sie das Gerät bei der AdE (Agenzia delle Entrate) zur eindeutigen Identifikation.
4. Einrichtung der Datenübertragung: Konfigurieren Sie die automatische tägliche Übertragung der Verkaufsdaten.
5. Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Geräts sicher.

Welche und wie viele Kosten verursacht eine Registrierkasse?

Die Kosten für die Einführung einer Telematikkasse (RT) betreffen in erster Linie den Kauf und die Installation des Geräts. Für Unternehmen beschränkt sich die Investition jedoch nicht nur auf den Anschaffungspreis: Auch eine Reihe wiederkehrender Ausgaben muss berücksichtigt werden, die sich auf das Jahresbudget auswirken.

Im Allgemeinen lassen sich die Kosten wie folgt aufteilen:

• Anschaffung eines zertifizierten RT-Geräts: Der Preis liegt im Durchschnitt zwischen 300 € und 1.000 €, je nach Modell und integrierten Funktionen. Fortgeschrittene Modelle beinhalten oft erweiterte Netzwerkanbindungen, Kompatibilität mit Managementsystemen und zusätzliche Features, die die Kosten erhöhen können.
• Installation und Aktivierung: Ein autorisierter Techniker ist erforderlich, um das Gerät einzurichten und mit den Systemen der Agenzia delle Entrate zu verbinden. Diese Phase verursacht einmalige Kosten.
• Wartung und Updates: Um die Kasse im Einklang mit technischen und rechtlichen Standards zu halten, sind regelmäßige Kontrollen sowie Software- oder Hardware-Updates notwendig. Diese Eingriffe können jährliche Kosten von einigen Hundert Euro verursachen.

Zusätzlich zu diesen direkten Kosten können auch indirekte Ausgaben entstehen, etwa für technische Unterstützung im Falle von Defekten oder für den Ersatz des Geräts nach einigen Jahren Nutzung.

In den letzten Jahren haben jedoch neue gesetzliche Regelungen den Weg für zertifizierte Softwarelösungen eröffnet, die eine attraktive Alternative zu physischen Kassen darstellen. Diese Lösungen ermöglichen es,

• die Anfangsinvestition deutlich zu reduzieren, da kein spezielles Gerät mehr angeschafft werden muss,

• die Wartungs- und Servicekosten zu senken, da Updates in der Cloud verwaltet werden,

• von größerer Flexibilität und Skalierbarkeit zu profitieren, um sich besser an die Anforderungen von Einzelhändlern, Filialketten oder E-Commerce anzupassen.

Für viele Unternehmen, insbesondere für jene, die ihre Kosten senken und agil bleiben möchten, bedeutet der Umstieg auf Software nicht nur eine wirtschaftliche Ersparnis, sondern auch eine strategische Investition in die Digitalisierung der Steuerprozesse.

Das neue Cloud-Zeitalter

Das Gesetzesdekret 1/2024 führt einen neuen Ansatz für die Übermittlung elektronischer Belege über Software ein und beseitigt die Pflicht, sich ausschließlich auf physische Registrierkassen und RT-Geräte zu stützen.

Der Übergang zu Cloud-Lösungen wie fiskaly SIGN IT soll die steuerliche Compliance vereinfachen, die Betriebskosten senken und die Verwaltungsprozesse vereinheitlichen.

Ab 2026 können Unternehmen in Italien zertifizierte Softwarelösungen wählen, um Steuerdaten zu übermitteln. Am 7. März 2025 veröffentlichte die Agenzia delle Entrate die technischen Spezifikationen für die Entwicklung solcher Softwarelösungen.

fiskaly SIGN IT lite ermöglicht bereits heute die automatische und konforme Übermittlung der Einnahmen, indem es das Kassensystem mit dem Webportal der Agenzia delle Entrate verbindet. Mit diesem ersten Schritt in Richtung Cloud-Fiskalisierung können Softwareanbieter für Kassensysteme problemlos auf die vollständige SIGN IT-Lösung umsteigen, die sämtliche Anforderungen des neuen italienischen Steuerrahmens erfüllt.