Verifactu: FAQ einen Monat vor der Pflicht für Softwareentwickler.

Derzeit bestehen in Spanien mehrere steuerliche Regelungen nebeneinander, die ähnliche Ziele verfolgen, aber unterschiedliche Anwendungsbereiche haben:

Verifactu: Dies ist ein System, das von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) auf nationaler Ebene eingeführt wurde. Es verpflichtet alle in Spanien eingesetzten Abrechnungssoftwares dazu, ab dem 29. Juli 2025 bestimmte technische Anforderungen zu erfüllen. Ab 2026 müssen Rechnungsdatensätze von Unternehmen und Selbstständigen automatisch an die AEAT übermittelt werden. Verifactu gilt für Unternehmen mit steuerlichem Sitz in Spanien und einem Jahresumsatz von weniger als 6 Millionen Euro.

SII (Immediate Supply of Information / Sofortige Bereitstellung von Informationen): Diese Vorschrift betrifft Unternehmen mit einem Umsatz von über 6 Millionen Euro, Mehrwertsteuergruppen oder Unternehmen, die im REDEME eingetragen sind. Es handelt sich um ein paralleles System, das bereits in Kraft ist und die nahezu Echtzeitübermittlung der Umsatzsteueraufzeichnungen vorschreibt. Die Einhaltung des SII bedeutet jedoch nicht, dass zusätzlich auch Verifactu eingehalten werden muss. Mit anderen Worten: Beide Systeme schließen sich gegenseitig aus. Wenn Sie bereits dem SII unterliegen, müssen Sie Verifactu nicht implementieren. Umgekehrt gilt: Wenn ein Steuerpflichtiger Verifactu in einem Geschäftsjahr anwendet und später die Schwelle von 6 Millionen Euro überschreitet, muss er nicht sofort in das SII wechseln. Die Pflicht zur Umstellung auf das SII entsteht – sofern zutreffend – erst ab dem darauffolgenden Geschäftsjahr.

TicketBAI: Dies ist die verpflichtende Steuerregelung im Baskenland (Álava, Gipuzkoa und Bizkaia), die ihr eigenes elektronisches Rechnungsstellungssystem vorschreibt. Unternehmen, die bereits TicketBAI einhalten, müssen Verifactu ebenfalls nicht zusätzlich übernehmen.

FACE: Dies ist die Plattform, über die elektronische Rechnungen an öffentliche Verwaltungen übermittelt werden. Sie bleibt weiterhin aktiv und wird mit der Einführung von Verifactu nicht abgeschafft. Beide Systeme können problemlos nebeneinander existieren.

Zusammenfassung:

• Wenn Sie bereits dem SII oder TicketBAI unterliegen, müssen Sie Verifactu nicht einhalten.
• Verifactu gilt für alle übrigen Steuerpflichtigen im nationalen Zuständigkeitsbereich, die verpflichtend Abrechnungssoftware verwenden müssen, die den technischen Anforderungen von Verifactu entspricht.
• FACE bleibt weiterhin der gültige Kanal für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen.

Verifactu wird für jedes Unternehmen oder jeden Selbstständigen verpflichtend sein, der Rechnungen innerhalb des spanischen Mehrwertsteuergebiets ausstellt. Die Vorschrift sieht jedoch einige Ausnahmen vor:

Unternehmen, die dem SII unterliegen: Sie müssen ihre Datenübermittlung nicht zusätzlich über Verifactu durchführen.

Unternehmen im Rahmen des Sonderregimes des Zuschlags oder des REAGYP (Landwirtschaft, Viehzucht und Fischerei): Sie sind grundsätzlich von der Rechnungsstellung befreit, außer in bestimmten Ausnahmefällen. In diesen Fällen müssen ausgestellte Rechnungen jedoch den Anforderungen von Verifactu entsprechen.

Steuerpflichtige, die bereits unter TicketBAI fallen: Wenn sie dieses System einhalten, müssen sie Verifactu nicht zusätzlich übernehmen.

Darüber hinaus wird die verpflichtende Übermittlung der Rechnungen an die AEAT gestaffelt eingeführt:

• Ab dem 1. Januar 2027 für juristische Personen (Unternehmen)
• Ab dem 1. Juli 2027 für natürliche Personen (Selbstständige)

Bis zu diesen Daten ist es möglich, Rechnungsinformationen freiwillig zu übermitteln, ohne dass die AEAT bei Fehlern Sanktionen verhängt. Dies wird ausdrücklich empfohlen, um Prozesse vor Inkrafttreten der Verpflichtung zu validieren. Diese Information wurde von der AEAT offiziell in der letzten Veröffentlichung der FAQ bestätigt.

Ja. Rechnungen, die an Privatpersonen (natürliche Personen ohne angegebene Steuernummer) ausgestellt werden, wie zum Beispiel Kassenbons aus einem Geschäft oder einer Tankstelle, unterliegen ebenfalls Verifactu.

Ein wichtiger Punkt, den man beachten muss:

Jeder Beleg – auch wenn der Kunde nicht identifiziert wird – muss einen eigenen, individuellen Rechnungsdatensatz erzeugen und alle technischen Anforderungen erfüllen (QR-Code, CSV, Hash usw.)

Da der Verifactu-Modus eine Internetverbindung erfordert, sieht die AEAT ausdrücklich Ausnahmesituationen vor, in denen die Konnektivität zeitweise eingeschränkt oder nicht verfügbar ist. In diesen Fällen gilt:

Die Rechnung muss lokal erstellt werden, unter vollständiger Einhaltung der Verifactu-Anforderungen, einschließlich QR-Code und CSV, und im Datensatz muss vermerkt werden, dass eine Störung aufgetreten ist.

Die Übermittlung an die AEAT kann nachgeholt werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Entscheidend ist: Die Rechnung muss von Anfang an technisch konform sein, auch wenn sie erst später synchronisiert wird.

Eine fehlende Internetverbindung entbindet nicht von der Pflicht zur Einhaltung der technischen Anforderungen, ermöglicht jedoch eine gewisse Flexibilität beim Versand. Mit unserer Verifactu-API sind Sie abgesichert: SIGN ES erkennt Verbindungsabbrüche automatisch und setzt die Übertragung der Datensätze fort, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. So können Ihre Kunden weiterhin konforme Rechnungen ausstellen, ohne ihren Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

Wenn Ihr Point-of-Sale-System keine stabile Internetverbindung hat, kann es sinnvoll sein, den Nicht-Verifactu-Übertragungsmodus in Betracht zu ziehen. Dieser kann jedoch mit zusätzlichen technischen Anforderungen verbunden sein.

Ja. Maschinen, die Belege ausstellen – wie Ticketautomaten, Verkaufsautomaten oder Selbstbedienungskioske – müssen Verifactu einhalten, sofern sie verpflichtet sind, vereinfachte Rechnungen auszustellen.

Auch ältere Maschinen (z. B. einfache Druckknopfgeräte ohne Konnektivität) müssen entsprechend angepasst werden, um die Vorgaben zu erfüllen, oder durch konforme Lösungen ersetzt werden.

Wenn die AEAT einen im Verifactu-Modus übermittelten Datensatz ablehnt, können je nach durchgeführten Prüfungen drei Szenarien eintreten:

Vollständige Ablehnung der Übermittlung: Die gesamte Übermittlung wird abgelehnt, wenn strukturelle Fehler vorliegen (z. B. fehlerhaft formatierte XML-Tags) oder syntaktische Fehler im Header. In diesen Fällen wird kein einziger Datensatz verarbeitet und es wird eine SoapFault-Antwort mit dem Hinweis auf den technischen Fehler zurückgegeben.

Teilweise Annahme: Wenn einige Datensätze gültig sind und andere nicht, erfolgt eine teilweise Annahme. Die gültigen Datensätze werden akzeptiert, die ungültigen werden abgelehnt, jeweils mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung. Ablehnungsgründe können sein:

• Syntaktische Validierungen (Format, Länge, Werte aus Dropdowns usw.)

• Validierungen von Geschäftsregeln (z. B. Beziehungen zwischen Feldern, die nicht den definierten Regeln entsprechen)

In diesem Fall muss der Steuerpflichtige nur die fehlerhaften Datensätze korrigieren und erneut übermitteln, sofern dafür keine Korrektur- oder Stornorechnung erforderlich ist.

Annahme mit Fehlern (zulässige Fehler): Einige Fehler gelten seitens der AEAT als „zulässig“. Diese Datensätze werden akzeptiert, aber mit dem Status „Akzeptiert mit Fehlern“ markiert, zusammen mit einer Beschreibung der jeweiligen Problematik. Dennoch sollten diese Fehler behoben werden, falls der Aussteller möchte, dass sie korrekt dargestellt werden – durch Übermittlung eines neuen Ersatzdatensatzes (Korrektur).

In allen Fällen muss das SIF (System zur Rechnungsstellung) die Originaldatensätze genau so speichern, wie sie erzeugt wurden, auch wenn sie Fehler enthalten. Es ist nicht erlaubt, bereits generierte Datensätze nachträglich zu ändern. Sämtliche Korrekturen müssen durch neue Datensätze erfolgen – egal ob als Korrektur, Stornierung oder Berichtigung.

Abgelehnte Datensätze gelten erst dann als offiziell bei der AEAT eingereicht, wenn sie akzeptiert wurden.

Ja. Auch wenn Ihre Tätigkeit nur sporadisch erfolgt – zum Beispiel, wenn eine Privatperson ein Lager vermietet und nur eine Rechnung pro Monat ausstellt – muss diese Rechnung den Anforderungen von Verifactu entsprechen.

Entscheidend ist nicht, wie häufig Sie Rechnungen ausstellen, sondern ob Sie dafür eine Rechnungssoftware verwenden. Wenn Sie Rechnungen manuell erstellen (z. B. mit Word oder Excel ohne Funktionen zur Rechnungsstellung), erfüllen Sie die technischen Anforderungen nicht und riskieren Bußgelder durch die AEAT.

Die Verantwortliche Erklärung ist ein Dokument, in dem der Hersteller oder Entwickler einer Rechnungssoftware bescheinigt, dass sein Produkt alle technischen und funktionalen Anforderungen der Verifactu-Regelung erfüllt.

Dieses Dokument:

• Muss nicht verpflichtend bei der spanischen Steuerbehörde (AEAT) eingereicht werden, es muss jedoch schriftlich vorliegen und im Rechnungsprogramm sichtbar integriert sein, sodass es beim Erwerb der Software sowohl für den Kunden als auch für den Wiederverkäufer zugänglich ist.

• Stellt eine rechtlich verbindliche Erklärung dar, was bedeutet, dass der Entwickler im Falle falscher Angaben oder Nichteinhaltung haftet.

Kurz gesagt: Die Verantwortliche Erklärung bestätigt, dass die Software den Anforderungen von Verifactu entspricht, ohne dass es einer vorherigen behördlichen Zertifizierung bedarf. Sie kann als eine Art Selbsterklärung angesehen werden.

Bezüglich des Formats hat die AEAT kürzlich ein Muster für die Verantwortliche Erklärung veröffentlicht, das den erforderlichen Inhalt vorgibt.

Bei fiskaly haben wir bereits eine einsatzbereite Vorlage vorbereitet, die unsere Kunden ausfüllen und in ihre Software integrieren können. Wenn Sie Interesse haben, kontaktieren Sie uns gerne – wir senden sie Ihnen zu.

Ja. Die AEAT hat klargestellt, dass die Verantwortliche Erklärung eindeutig die Version der Software angeben muss, auf die sie sich bezieht.

Dadurch wird sichergestellt, dass jede Version, die an Kunden ausgeliefert wird, explizit mit einer bestimmten Verantwortlichen Erklärung verknüpft ist und bei künftigen Prüfungen oder Inspektionen nachvollzogen werden kann. Daher muss jede neue Version Ihrer Software von einer neuen Verantwortlichen Erklärung begleitet werden.

Das Vorliegen einer Verantwortlichen Erklärung befreit den Entwickler nicht automatisch von Sanktionen. Sie ist eine verpflichtende Voraussetzung, aber wenn festgestellt wird, dass die Software tatsächlich nicht den Verifactu-Vorgaben entspricht, können rechtliche Konsequenzen für den Entwickler folgen.

Allerdings bietet eine ordnungsgemäß ausgestellte Erklärung und die lückenlose Nachverfolgbarkeit der Konformität einen wichtigen rechtlichen Rückhalt im Falle einer Prüfung oder Inspektion.

Für das digitale Zertifikat, das für die Übermittlung der Datensätze an die AEAT erforderlich ist:

Es wird ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat benötigt, das entweder den Steuerpflichtigen direkt identifiziert oder über eine vom Steuerpflichtigen erteilte Vollmacht mit ihm verknüpft ist.

Ein gültiges Zertifikat für eine natürliche oder juristische Person, das von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, reicht aus, um die an die AEAT übermittelten Datensätze zu signieren.

In unserer Verifactu-API kann dieser Prozess automatisiert werden, um die Komplexität der Zertifikatsverwaltung für den Kunden zu verringern. Da wir offiziell als Sozialer Kooperationspartner der AEAT anerkannt sind, können wir die Transaktionen ausschließlich mit unserem eigenen digitalen Zertifikat signieren – also die Dateien signieren und die Rechnungsdatensätze im Namen des Steuerpflichtigen übermitteln.

Alles, was wir dafür benötigen, ist, dass der Steuerpflichtige uns die Autorisierung durch die Unterzeichnung der Vereinbarung zur Sozialen Zusammenarbeit erteilt.

Grundsätzlich nein. Lieferscheine unterliegen nicht Verifactu, da sie weder Rechnungen noch steuerlich gültige Dokumente sind – sie dienen lediglich als Nachweis der Lieferung. Dasselbe gilt für Proforma-Rechnungen, Angebote oder Vorab-Rechnungen: Sie gelten nicht als offizielle Rechnungsdatensätze.

Die AEAT schreibt jedoch vor, dass alle Dokumente, die von einem SIF (System zur Rechnungsstellung) erzeugt werden – auch wenn sie keine „echten“ Rechnungen sind – unveränderbar gespeichert werden müssen. Dazu zählen Lieferscheine, Proformas, Angebote oder Entwürfe, die über das System erstellt wurden.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass jede Transaktion dauerhaft protokolliert und nachvollzogen werden kann, selbst wenn sie letztlich nicht in eine ausgestellte Rechnung mündet.

Wenn Ihr Unternehmen dem SII (Sistema de Suministro Inmediato de Información) unterliegt, sind Sie nicht verpflichtet, Verifactu für Ihre Verkaufsrechnungen einzuhalten. Daher ist es nicht erforderlich, den QR-Code auf diesen Rechnungen anzubringen.

In diesem Fall können Sie Ihre Rechnungen weiterhin wie bisher im Rahmen des SII-Systems erstellen, und Sie müssen weder den QR-Code noch den CSV-Code hinzufügen, da Ihr Kommunikationsweg mit der AEAT ein anderer ist.

Yes. July 29, 2025, is the deadline for all Billing Information Systems (SIFs) that are commercialized, updated, or delivered to be already compliant with Verifactu.

This applies to:

• All invoicing software sold to new clients
• Software updates delivered to existing clients
• Any new software version deployed in production in Spain

In other words, it is not enough to have the software ready by January 2026 (when the obligation begins for businesses). Starting July 29, 2025, it will not be allowed to distribute or deploy any software that does not meet Verifactu’s technical standards—even if the mandatory submission to the AEAT begins later (January or July 2026, depending on the taxpayer type).

No. From July 29, 2025, any new customer receiving your software must get it fully adapted to Verifactu, with all required features active.

This means:

• The software must include generation of the structured XML record, QR code, CSV, and chained hash
• The Verifactu functionality cannot be disabled or delayed as if it were optional

Even if the customer is not required to submit data to the AEAT until 2026, the system must be ready to do so from the start.

Ja. Der 29. Juli 2025 ist der Stichtag, bis zu dem alle Rechnungsinformationssysteme (SIF), die vermarktet, aktualisiert oder ausgeliefert werden, bereits Verifactu-konform sein müssen.

Dies gilt für:

• Alle Rechnungssoftwares, die an neue Kunden verkauft werden
• Software-Updates, die an bestehende Kunden ausgeliefert werden
• Jede neue Softwareversion, die in Spanien produktiv eingesetzt wird

Anders gesagt: Es reicht nicht aus, die Software erst bis Januar 2026 fertigzustellen (wenn die Pflicht für Unternehmen beginnt). Ab dem 29. Juli 2025 darf keine Software mehr verteilt oder produktiv genommen werden, die nicht den technischen Vorgaben von Verifactu entspricht – selbst wenn die verpflichtende Übermittlung an die AEAT erst später beginnt (im Januar oder Juli 2026, je nach Art des Steuerpflichtigen).