Verifactu Helpdesk: Leitfaden für die Einhaltung der Vorschriften in Spanien

Wir wissen, dass es viele Fragen zu Verifactu gibt — besonders jetzt, da die Einführung für Unternehmen immer näher rückt.

Bei fiskaly möchten wir helfen, die Vorschriften verständlich zu machen. Deshalb haben wir den Verifactu Helpdesk ins Leben gerufen: einen Bereich, in dem wir die häufigsten Fragen, die uns von Fachleuten und Unternehmen erreichen, klar und praxisnah beantworten.

Falls Sie ebenfalls Fragen haben, erfahren Sie am Ende des Artikels, wie Sieuns diese zusenden können 👇

1️⃣ Können Rechnungen mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen im System hochgeladen und ein Verifactu-Datensatz erstellt werden?

Ja. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen ausstellt — z. B. 10%, 21% oder 0% — ist das kein Problem: Das System kann Rechnungszeilen (line items) mit individuellen Mehrwertsteuersätzen verarbeiten.

Mit fiskaly SIGN ES können Sie Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen senden, ohne dass die Nachvollziehbarkeit oder Integrität der Datensätze verloren geht. Alles wird gemäß dem von der AEAT festgelegten Format und den technischen Anforderungen generiert.

2️⃣ Ich bin selbstständig und arbeite auf mehreren mobilen Verkaufsständen im Pauschalsteuersystem. Muss ich Verifactu erfüllen?

Ja. Auch wenn Sie im Pauschalsteuersystem arbeiten, gilt die Verifactu-Pflicht, sobald Sie Rechnungen oder Belege über ein elektronisches Fakturierungssystem ausstellen. In diesen Fällen empfiehlt sich ein POS oder Kartenlesegerät mit integriertem Verifactu-System, das Ihnen erlaubt, gültige Belege zu erstellen und Datensätze auch bei Veranstaltungen zu übermitteln. Es gibt bereits Lösungen, die Sie nur an Verkaufstagen aktivieren können, um Kosten zu sparen.

3️⃣ Ich bin selbstständig (Bar, Friseursalon …). Muss ich ab Juli 2027 konforme Belege ausstellen?

Ja. Ab dem 1. Juli 2027 müssen alle Selbstständigen, die Rechnungen über ein digitales System ausstellen, Verifactu erfüllen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Das bedeutet, Sie müssen eine Software oder ein Kassensystem verwenden, das die Anforderungen des Königlichen Dekrets 1007/2023 (Integrität, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit) erfüllt und die von der AEAT geforderten Datensätze erzeugen kann.

4️⃣ Ich nutze Waagen, die Tagesumsätze drucken, aber nicht mit Software verbunden sind. Kann ich diese Daten in Verifactu importieren oder mit einem anderen Programm Rechnungen erstellen?

Nein. Eine Rechnung muss zum Zeitpunkt der Transaktion erstellt werden, nicht als Tageszusammenfassung. Zudem verlangt die Vorschrift, dass die Rechnung dem Kunden sofort mit QR-Code und Hash-Signatur übergeben wird – beides wird in Echtzeit generiert. Ein späteres Duplizieren über andere Programme ist weder praktikabel noch konform. 

Unsere Empfehlung: Verwende Waagen mit integriertem Verifactu-Fakturierungsmodul, um jede Transaktion korrekt zu erfassen.

5️⃣ Wenn ich Rechnungen manuell mit Block und Stift ausstelle (Name, Steuernummer, Preis, Datum) – muss ich mich an Verifactu anpassen?

Nein. Verifactu gilt nicht, wenn Sie kein elektronisches Fakturierungssystem nutzen. Wenn Sie Rechnungen manuell und ohne digitale Geräte erstellen, fallen Sie nicht unter das Königliche Dekret 1007/2023. Wenn Sie jedoch später Software zur Fakturierung nutzen, müssen Sie sich an die Vorschrift halten. Mehr zu diesen Sonderfällen erfahren Sie in der ersten Ausgabe unseres Helpdesks hier.

6️⃣ Kann ich Rechnungen mit einem früheren Datum (z. B. vom Vormonat) ausstellen, wenn sie auf Lieferscheinen basieren?

Nein. Laut Verifactu und der Rechnungsverordnung RD 1619/2012 müssen zwei Daten unterschieden werden:

• Ausstellungsdatum: Tag, an dem die Rechnung erstellt wird.
• Leistungsdatum: Tag, an dem der Verkauf oder die Dienstleistung stattgefunden hat.

Das Verifactu-System speichert beide Daten sowie Datum und Uhrzeit der Datensatzgenerierung.

Das Ausstellungsdatum muss immer dem tatsächlichen Erstellungsdatum entsprechen. In diesem Moment erzeugt das System den Hash-Wert und den QR-Code und übermittelt den Datensatz an die AEAT.

Beispiel: Wird die Rechnung am 4. Oktober ausgestellt, ist dies das Ausstellungsdatum – auch wenn die Leistung am 30. September erbracht wurde.

7️⃣ Unser Unternehmen nutzt US-Software, die Rechnungen in USD ausstellt. Können wir diese für Verifactu verwenden, wenn wir die Daten an die AEAT senden?

Nicht direkt. Die Software muss mit dem spanischen Antibetrugsgesetz konform sein und über eine Verantwortungserklärung gemäß RD 1007/2023 verfügen. Außerdem müssen Rechnungen an die AEAT in Euro erstellt und übermittelt werden.

Unsere Empfehlung: Verwenden Sie zertifizierte lokale Software oder einen Integrator wie fiskaly SIGN ES, der die Einhaltung aller Vorschriften garantiert und Bußgelder vermeidet.

8️⃣ Ich bin selbstständig und habe nur wenige Kund:innen. Brauche ich eine zertifizierte Anwendung oder kann ich das AEAT-Portal nutzen?

Das kommt darauf an. Wenn Sie nur wenige Rechnungen ausstellen, können Sie die kostenlose Anwendung der AEAT verwenden. Wenn Sie jedoch ein anderes Fakturierungssystem nutzen, muss dieses Verifactu-konform sein.

Denken Sie daran: Selbstständige haben bis zum 1. Juli 2027 Zeit, sich anzupassen. Unsere Empfehlung: Für wenige Rechnungen reicht die AEAT-App; bei höherem Volumen ist zertifizierte Software besser geeignet.

9️⃣ Wir sind im SII-System, stellen aber Rechnungen im Namen einiger Lieferanten aus. Müssen wir Verifactu erfüllen?

Das hängt vom Lieferanten ab. Bei Selbstfakturierung (wenn der Leistungsempfänger die Rechnung im Namen des Lieferanten ausstellt) liegt die Verantwortung beim Aussteller — also bei Ihnen. Sie müssen also Verifactu nur für Lieferanten erfüllen, die nicht dem SII-System unterliegen. 

Laut der letzten Änderung des Königlichen Dekrets 254/2025 sind SII-Unternehmen ausgenommen. Wenn Sie jedoch Rechnungen im Namen Dritter außerhalb des SII ausstellen, gelten die Anforderungen des RRSIF (RD 1007/2023). In diesem Fall muss der Datensatz vom System erstellt und gesendet werden, mit dem die Rechnung ausgestellt wird.

fiskaly SIGN ES: Die einfachste Lösung zur Einhaltung von Verifactu

fiskaly SIGN ES ist eine API, die Ihre Software mit Verifactu, TicketBAI (Baskenland), NaTicket (Navarra) und dem Crea y Crece-Gesetz für die B2B-eRechnung konform macht.

Mit nur einer schnellen und sicheren Integration können Sie die von der AEAT geforderten Rechnungsdatensätze erstellen, signieren und speichern.

Eine einfache und sichere Verifactu-API

• Sofortige Einhaltung von Verifactu und dem Antibetrugsgesetz
• Flexible Integration in jedes ERP-, POS- oder Fakturierungssystem
• Automatische Hash- und QR-Erstellung für jede Rechnung
• Cloud-Infrastruktur mit ISO-Zertifizierung für sichere Datenspeicherung
• Automatische Updates bei Gesetzesänderungen
• Garantierte Sicherheit und Datenschutz nach ISO 27001 und ISO 9001

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Bei fiskaly beantworten wir in jeder neuen Ausgabe des Verifactu Helpdesk reale Nutzerfragen.