Kassaregister: Cajas registradoras certificadas en Suecia
Si eres una empresa sueca o vendes en Suecia, pronto te encontrarás con tres palabras: Skatteverket (la Agencia Tributaria sueca), kassaregister (caja registradora) y kontrollenhet (unidad de control).
Desglosamos lo esencial:
- Cuáles son las reglas
- Por qué existen
- Quién debe cumplir
- Qué está cambiando.
También hablaremos de opciones modernas como software POS en la nube y unidades de control certificadas en la nube.
Fiscalización en Suecia: Términos clave
- Skatteverket: la autoridad tributaria de Suecia. Establece y aplica las reglas sobre cajas registradoras, mantiene las listas de cajas declaradas por los fabricantes y de unidades de control certificadas, y realiza inspecciones.
- Kassaregister: la caja registradora. Todo sistema que registre ventas debe estar certificado y cumplir las normas técnicas de la Agencia Tributaria Sueca (SKVFS 2014:9, ahora en evolución a SKVFS 2021:17). Debe funcionar con una unidad de control certificada.
- Kontrollenhet: la unidad de control, un componente de seguridad que recibe cada evento de recibo, genera un código de control y almacena los datos para auditoría. Puede ser hardware o en la nube (vía API).
¿Por qué se requieren cajas registradoras en Suecia?
Suecia introdujo cajas registradoras certificadas obligatorias para proteger a las empresas cumplidoras y dificultar la evasión fiscal en sectores con gran uso de efectivo y tarjetas.
Las reglas se definen en la Ley de Procedimiento Tributario y en los reglamentos de Skatteverket, específicamente:
- SKVFS 2014:9: detalla los requisitos técnicos que deben cumplir las cajas registradoras para ser consideradas conformes.
- SKVFS 2014:10: define las normas para el uso de cajas registradoras.
Desde 2010, los comerciantes que cumplen con las condiciones deben usar sistemas certificados con una unidad de control, con aplicación a nivel nacional.
¿Cuáles son los requisitos de las cajas registradoras en Suecia y cuál es el rol de Skatteverket?
Las empresas que acepten pagos en efectivo, tarjeta o métodos electrónicos equivalentes y superen el umbral anual de facturación (235.200 SEK a partir de 2025) deben usar una caja registradora certificada conectada a una unidad de control certificada.
La unidad de control genera códigos únicos y almacena los datos de las transacciones, y puede ser un dispositivo físico o un servicio en la nube accesible vía API.
Todo el equipo fiscal debe registrarse en la Agencia Tributaria Sueca, y se deben seguir procedimientos diarios, incluyendo emitir un recibo por cada transacción (en papel o electrónico) y generar un reporte de fin de día.
1. Certificación de la caja registradora y la unidad de control
Un elemento clave del sistema de fiscalización en Suecia es el uso de equipos certificados. Las cajas registradoras deben incluir una declaración del fabricante que confirme el cumplimiento de las normas técnicas de Skatteverket (principalmente SKVFS 2014:9).
La unidad de control conectada también debe estar certificada, siguiendo estándares de seguridad y funcionalidad establecidos por la Agencia Tributaria (como SKVFS 2009:2).
2. Registro ante la Agencia Tributaria
Tras obtener una caja registradora y una unidad de control certificadas, las empresas deben registrarlas ante Skatteverket. El registro se realiza principalmente a través de un servicio en línea de la Agencia.
Cualquier cambio en los equipos registrados también debe reportarse en un plazo de dos semanas, incluyendo:
- Adquisición de una caja registradora adicional.
- Sustitución de una caja registradora o unidad de control existente.
- O conexión de una caja registradora a una unidad de control diferente.
¿Qué cambios vienen?
Desde el 1 de enero de 2027, todas las cajas registradoras cubiertas por las normativas de fiscalización deberán cumplir con los estándares técnicos actualizados establecidos en el reglamento SKVFS 2021:17 de la Agencia Tributaria Sueca.
Un cambio central es que las cajas registradoras con memoria de diario deberán poder producir registros de transacciones en un formato XML estandarizado.
¿Dónde se aplican estas regulaciones?
Los requisitos de fiscalización se aplican en todo el país. No hay variantes provinciales (como en España), las reglas son establecidas y aplicadas centralmente por la Agencia Tributaria Sueca.
¿Quién debe cumplir con la obligación?
Debe usar una caja registradora certificada si vende bienes/servicios en Suecia y acepta efectivo, tarjetas o pagos electrónicos equivalentes y sus ventas anuales de esos pagos superan cuatro veces el importe base (235.200 SEK para 2025) en el año fiscal.
Si está por debajo de ese nivel, queda exento.
Exenciones adicionales basadas en la actividad incluyen, por ejemplo, operaciones de taxi y ventas no atendidas mediante máquinas expendedoras.
Oportunidades para la fiscalización en la nube: unidades de control certificadas vía API
El marco regulatorio sueco no exige un enfoque solo de hardware. Mientras se cumplan los requisitos funcionales y de seguridad, una unidad de control también puede implementarse como solución certificada en la nube vía API, similar a otros países como Alemania o Austria.
Cumplir mediante un servicio en la nube ofrece ventajas frente al enfoque de hardware:
- Flexibilidad: las unidades de control en la nube se integran perfectamente con sistemas POS modernos en la nube y permiten conexiones fluidas con otras herramientas empresariales, reduciendo la dependencia de hardware propietario.
- Menor dependencia de hardware: a diferencia de los POS tradicionales, los POS móviles con APIs en la nube no dependen de servidores locales voluminosos ni de hardware especial. Esto reduce costos y permite que las actualizaciones se implementen centralmente.
- Escalabilidad: ideal para infraestructuras más grandes que gestionan un gran número de registradoras en múltiples ubicaciones.
- Fiabilidad y cumplimiento: los servicios en la nube certificados son mantenidos por el proveedor, y las actualizaciones o cambios normativos se cubren rápidamente, eliminando parte de la carga de cumplimiento de las empresas.
