Elektronische Rechnungsstellung in Portugal: Was Sie 2026 wissen müssen

Durch die zunehmende Digitalisierung des globalen Handels, unternimmt Portugal bedeutende Schritte zur Modernisierung seiner steuerlichen Compliance durch elektronische Rechnungsstellung. Für B2B- (Business-to-Business) und B2G- (Business-to-Government) Unternehmen ist das Verständnis der aktuellen Anforderungen entscheidend, um einen reibungslosen und regelkonformen Betrieb sicherzustellen.

Dieser Leitfaden bietet einen professionellen und zugleich gut verständlichen Überblick über die portugiesische E-Invoicing-Landschaft und behandelt Vorgaben, Formate sowie wichtige Fristen.

Definition der wichtigsten Begriffe zur E-Rechnungsstellung

Bevor wir auf die Anforderungen eingehen, klären wir einige zentrale Begriffe, die Ihnen im portugiesischen E-Invoicing-Rahmen begegnen werden:

E-Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung wird heute weniger durch Effizienzgewinne als vielmehr durch steuerliche Compliance vorangetrieben, da Regierungen darauf abzielen, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und schneller auf Transaktionsdaten zuzugreifen. EU-Initiativen wie VAT in the Digital Age spiegeln diesen Wandel wider.

In diesem Kontext ist es wichtig, zwischen E-Rechnungsstellung und E-Reporting zu unterscheiden:

• E-Rechnungsstellung bezeichnet die Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht,
• während sich E-Reporting auf die Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde konzentriert – häufig mit je nach Land unterschiedlichen Zeitplänen und Datenanforderungen.

EN 16931, CIUS-PT und UBL 2.1

Für verpflichtende E-Rechnungen, insbesondere im B2G-Bereich, ist das erforderliche Format ein strukturiertes XML auf Basis des europäischen Standards EN 16931. Die nationale Spezifikation Portugals heißt CIUS-PT und wird häufig mithilfe von UBL 2.1 (Universal Business Language 2.1) umgesetzt, einem internationalen Standard für die XML-Struktur von E-Business-Dokumenten. Wenn in Portugal darauf Bezug genommen wird, ist damit konkret die nationale Anpassung UBL 2.1 CIUS-PT gemeint.

e-Fatura

Dies ist die Bezeichnung für das Online-Portal der portugiesischen Steuerbehörde (Autoridade Tributária e Aduaneira, kurz AT). Unternehmen nutzen zertifizierte Software, um Rechnungsdaten an dieses System zu melden. Verbraucher können dort ihre gemeldeten Rechnungen einsehen und für steuerliche Absetzungsansprüche verwalten.

ATCUD und QR-Code

Diese Codes sind auf allen Rechnungen (Papier oder elektronisch), die mit von der AT zertifizierter Software erstellt werden, verpflichtend.

• ATCUD (Código Único do Documento oder Unique Document Code): Eine eindeutige Kennung für jede Rechnung.
• QR-Code: Ein verpflichtender Code auf allen Rechnungen, der die Validierung und Meldung erleichtert.

Portugiesische Steuerbehörde (AT)

Die Autoridade Tributária e Aduaneira überwacht die Mehrwertsteuer-Compliance, SAF-T-Übermittlungen, zertifizierte Rechnungssoftware sowie alle Aspekte der Rechnungsberichterstattung.

Verpflichtende strukturierte E-Rechnungsstellung für Business-to-Government (B2G)

Auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen Lieferanten portugiesischer öffentlicher Stellen für alle B2G-Transaktionen strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Diese verwenden den nationalen CIUS-PT-Standard, der den EU-E-Invoicing-Standard (EN 16931) umsetzt und häufig Formate wie UBL 2.1 nutzt.

Rechnungen müssen über autorisierte Kanäle übermittelt werden (z. B. über die öffentliche FE-AP-Plattform oder andere akzeptierte Übermittlungsmechanismen).

Freiwillige, aber regulierte E-Rechnungsstellung für Business-to-Business (B2B)

Strukturierte E-Rechnungsstellung ist für B2B-Transaktionen in Portugal nicht verpflichtend. Unternehmen können weiterhin traditionelle Rechnungen (z. B. PDF) zwischen Unternehmen ausstellen.

Allerdings müssen alle Unternehmen die steuerlichen Rechnungsanforderungen einhalten: Rechnungen müssen mit von der Steuerbehörde (Autoridade Tributária e Aduaneira, AT) zertifizierter Software erstellt werden, eindeutige Kennungen (z. B. ATCUD) und QR-Codes enthalten, und die Rechnungsdaten müssen gemeldet werden (z. B. über SAF-T-Abrechnungsprozesse).

Elektronische Rechnungen, einschließlich PDFs, behalten in Portugal bis zum 31. Dezember 2026 denselben rechtlichen Wert wie Papierrechnungen. Laut dem Entwurf des Haushaltsplans 2026 können Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur (QES) ausstellen; die QES-Pflicht tritt erst ab dem 1. Januar 2027 in Kraft.

Bis dahin sind Aussteller weiterhin dafür verantwortlich, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungsdaten durch geeignete interne Kontrollen sicherzustellen, während ab 2027 die QES zur formalen, qualifizierten Methode wird, um diese Schutzmaßnahmen für PDF-E-Rechnungen nachzuweisen.