GKS 2.0 und FDM in Belgien
Belgien führte sein Fiskalisierungssystem erstmals 2015 mit Schwerpunkt auf den HoReCa-Sektor (Hotels, Restaurants und Catering) ein.
HoReCa-Unternehmen, die einen bestimmten Umsatzschwellenwert überschreiten, sind seither verpflichtet, das Geregistreerd Kassasysteem (GKS) zu verwenden, das ein zertifiziertes Kassensystem, ein Fiscal Data Module (FDM) und eine Virtual Smart Card (VSC) kombiniert, um jede Transaktion sicher aufzuzeichnen. Dieses hardwarebasierte System trug dazu bei, die Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit während Vor-Ort-Prüfungen durch die belgischen Steuerbehörden (FPS Finance) sicherzustellen.
Mehr als ein Jahrzehnt später bereitet sich Belgien nun auf den nächsten Schritt vor: GKS 2.0 – ein modernes System, ähnlich den digitalen Ansätzen anderer europäischer Länder, das die Echtzeitübermittlung von Verkaufsdaten an die FPS einführen wird.
Fiskalisierung in Belgien bisher: Das Registrierte Kassensystem (GKS) und das Fiscal Data Module (FDM)
Das belgische Fiskalisierungssystem gilt derzeit für den HoReCa-Sektor (Hotels, Restaurants und Catering). Unternehmen mit einem Verkaufsumsatz vor Ort von über 25.000€ sind verpflichtet, das zertifizierte Kassensystem GKS (Geregistreerd Kassasysteem) zu verwenden.
Im aktuellen System wird die fiskalische Compliance durch drei Hauptkomponenten erreicht:
- ein zertifiziertes Kassensystem (GKS),
- ein Fiscal Data Module (FDM), das alle Transaktionsdaten sicher speichert und signiert, umgangssprachlich bekannt als „Black Box“ (Zwarte Doos oder Boîte Noire),
- eine Virtual Smart Card (VSC), die mit der Mehrwertsteuernummer des Händlers verknüpft ist.
Die Transaktionsdaten werden lokal im FDM gespeichert, und die Steuerbehörden führen Vor-Ort-Prüfungen durch, um die Einhaltung und Datenintegrität zu überprüfen. Bei jeder Transaktion muss das GKS einen Beleg erzeugen, der dem Kunden ausgehändigt wird.
Das Geregistreerd Kassasysteem (GKS) oder Système de Caisse Enregistreuse (SCE)
Das Registrierkassensystem (GKS oder SCE) ist Belgiens Fiskalisierungsrahmen, der für eine transparente und manipulationssichere Transaktionsaufzeichnung im HoReCa-Sektor sorgt. Es verpflichtet betroffene Unternehmen, ein zertifiziertes Kassensystem zu verwenden, das mit einem Fiscal Data Module (FDM) und einer Virtual Smart Card (VSC) verbunden ist.
Gemeinsam zeichnendiese Komponenten jeden Verkauf auf, signieren und speichern ihn sicher, wodurch eine digitale Prüfspur entsteht, die die Steuerbehörden bei Inspektionen überprüfen können. Das GKS wurde eingeführt, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen und sicherzustellen, dass alle Verkäufe vor Ort korrekt an die FPS Finance gemeldet werden.
Obwohl das System die Compliance effektiv gewährleistet, führte die Abhängigkeit von physischer Hardware zu betrieblichen Herausforderungen – der Weg ist damit frei für das flexiblere, cloudbasierte GKS 2.0.
Das Fiscal Data Module (FDM)
Das Fiscal Data Module (FDM) ist eine Schlüsselkomponente des belgischen Fiskalisierungssystems GKS und auch unter den Bezeichnungen Black Box, Zwarte Doos oder Boîte Noire bekannt.
Es dient als sicheres Hardwaregerät, das für die Aufzeichnung, Signierung und Speicherung aller vom POS-System generierten Transaktionsdaten zuständig ist. Jeder Verkauf wird mit einem einzigartigen kryptografischen Schlüssel digital signiert, wodurch sichergestellt wird, dass die Transaktion nach der Aufzeichnung nicht mehr verändert oder gelöscht werden kann.
Das FDM fungiert als lokale Sicherheitsvorrichtung für Finanzdaten und ermöglicht es dem FPS Finance, die Echtheit und Vollständigkeit der Verkäufe bei Vor-Ort-Kontrollen zu überprüfen.
Die Virtual Smart Card (VSC)
Die Virtual Smart Card (VSC) ist eine digitale Sicherheitskomponente innerhalb des belgischen GKS-Systems, die das Kassengerät eines Unternehmens mit seiner eindeutigen Mehrwertsteuernummer verknüpft. Sie ersetzt die physische Smartcard, indem sie die kryptografischen Schlüssel, die zur Signierung von Transaktionen und Authentifizierung des Händlers verwendet werden, sicher verwaltet.
Jede Transaktion, die vom Kassensystem aufgezeichnet und im Fiscal Data Module (FDM) gespeichert wird, wird über die VSC digital signiert, wodurch sichergestellt wird, dass jeder Verkauf dem richtigen Steuerpflichtigen zugeordnet werden kann. Im Wesentlichen gewährleistet die VSC die Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit der fiskalischen Daten im GKS-Rahmen.
Der nächste Schritt für Steuer-Compliance in Belgien: GKS 2.0 und Echtzeitübermittlung
Belgien befindet sich derzeit in der Modernisierung seines Systems. Mit der Einführung von GKS 2.0 (oder SCE 2.0) bewegt sich das Land in Richtung eines stärker digitalisierten Fiskalisierungsmodells.
Geplante Hauptänderungen umfassen:
- Das aktualisierte FDM wird ohne Karte funktionieren und Daten in Echtzeit direkt an die Steuerbehörden (FPS) übermitteln – sowohl FDM als auch POS müssen zertifiziert sein
- Die Möglichkeit, digitale Belege auszustellen
- Verbesserte Verarbeitungsgeschwindigkeit für Unternehmen und Prüfer
- Kommunikation mit der FPS Finance Cloud und sichere Speicherung, wodurch der Bedarf an Vor-Ort-Prüfungen minimiert wird
Ursprünglich für Mitte 2025 geplant, wurde die Einführung von GKS 2.0 für neue Unternehmen auf den 1. Januar 2026 verschoben.
Bestehende Unternehmen, die bereits SCE 1.0 verwenden, werden schrittweise ab dem 1. Juli 2026 auf SCE 2.0 umgestellt, abhängig vom Installationsdatum ihres aktuellen Systems.
Die belgische Regierung prüft außerdem, den Anwendungsbereich von SCE 2.0 zu erweitern, sodass es künftig auch für andere Branchen außerhalb des HoReCa-Sektors verpflichtend werden könnte. Bisher wurden jedoch keine weiteren Details veröffentlicht.
