Kassaregister: Zertifizierte Kassensysteme in Schweden

Wenn Sie ein schwedisches Unternehmen sind oder in Schweden verkaufen, werden Sie schnell auf drei Begriffe stoßen: Skatteverket (die schwedische Steuerbehörde), kassaregister (Kasse) und kontrollenhet (Kontrolleinheit).

Wir erklären die Grundlagen:

• welche Regeln gelten,
• warum es sie gibt,
• wer verpflichtet ist,
• und was sich ändert.

Außerdem werfen wir einen Blick auf moderne Optionen wie cloudbasierte Kassensoftware und zertifizierte Cloud-Kontrolleinheiten.

Fiskalisierung in Schweden: Wichtige Begriffe

• Skatteverket: Schwedische Steuerbehörde. Sie legt die Kassensystem-Regeln fest, führt Listen der herstellererklärten Kassen und zertifizierten Kontrolleinheiten und führt Inspektionen durch.
• Kassaregister: Die Kasse. Jedes System, das Verkäufe registriert, muss zertifiziert sein und die technischen Vorschriften der Steuerbehörde erfüllen (SKVFS 2014:9, nun weiterentwickelt zu SKVFS 2021:17). Es muss mit einer zertifizierten Kontrolleinheit funktionieren.
• Kontrollenhet: Die Kontrolleinheit, eine Sicherheitskomponente, die jeden Belegvorgang empfängt, einen Kontrollcode generiert und Daten zur Prüfung speichert. Sie kann Hardware oder Cloud (via API) sein.

Warum Kassen in Schweden vorgeschrieben sind

Schweden führte verpflichtende zertifizierte Kassen ein, um regelkonforme Unternehmen zu schützen und Steuerhinterziehung in bargeld- und kartendominierten Branchen zu erschweren. Die Regeln sind im Tax Procedure Act und in den Vorschriften von Skatteverket definiert, insbesondere:

• SKVFS 2014:9 (technische Anforderungen, die Kassensysteme erfüllen müssen, um konform zu sein),
• SKVFS 2014:10 (Regeln für den Einsatz von Kassensystemen).

Seit 2010 müssen Händler, die die Kriterien erfüllen, zertifizierte Systeme mit Kontrolleinheit nutzen; die Durchsetzung erfolgt landesweit.

Welche Anforderungen gelten für Kassensysteme in Schweden und welche Rolle spielt Skatteverket?

Unternehmen, die Bargeld-, Karten- oder vergleichbare elektronische Zahlungen annehmen und den jährlichen Umsatzschwellenwert überschreiten (SEK 235.200 ab 2025), müssen ein zertifiziertes Kassensystem nutzen, das mit einer zertifizierten Kontrolleinheit verbunden ist. Die Kontrolleinheit erzeugt eindeutige Kontrollcodes und speichert Transaktionsdaten – entweder als physisches Gerät oder als Cloud-Service via API.

Alle Systeme müssen bei der Steuerbehörde registriert werden. Zudem sind tägliche Abläufe einzuhalten, einschließlich der Ausstellung eines Belegs für jede Transaktion (Papier oder elektronisch) und der Erstellung eines Tagesabschlussberichts.

1. Zertifizierung von Kassensystem und Kontrolleinheit

Ein zentrales Element des schwedischen Fiskalisierungssystems ist die Verwendung zertifizierter Geräte. Kassensysteme müssen eine Herstellererklärung enthalten, die die Einhaltung der technischen Regeln von Skatteverket bestätigt (hauptsächlich SKVFS 2014:9). Die angeschlossene Kontrolleinheit muss ebenfalls zertifiziert sein und Sicherheits- und Funktionsstandards erfüllen (z. B. SKVFS 2009:2).

2. Meldung an die Steuerbehörde

Nach Erhalt eines zertifizierten Kassensystems und einer Kontrolleinheit müssen Unternehmen diese bei Skatteverket registrieren. Die Registrierung erfolgt hauptsächlich über einen Online-Dienst der Behörde. Änderungen am registrierten System müssen innerhalb von zwei Wochen gemeldet werden, einschließlich:

• Erwerb einer zusätzlichen Kasse,
• Austausch einer bestehenden Kasse oder Kontrolleinheit,
• Anschluss einer Kasse an eine andere Kontrolleinheit.

Welche Änderungen stehen bevor?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle von den Fiskalisierungsvorschriften betroffenen Kassen die aktualisierten technischen Standards der Verordnung SKVFS 2021:17 erfüllen. Eine zentrale Änderung ist, dass Kassensysteme mit Journal-Speicher Transaktionsprotokolle in einem standardisierten XML-Format ausgeben können müssen.

Wo gelten diese Vorschriften?

Die Fiskalisierungsvorschriften gelten landesweit. Es gibt keine regionalen Varianten (wie z. B. in Spanien). Die Regeln werden zentral von der schwedischen Steuerbehörde festgelegt und durchgesetzt.

Wer muss der Verpflichtung nachkommen?

Ein zertifiziertes Kassensystem ist erforderlich, wenn Sie in Schweden Waren oder Dienstleistungen verkaufen, Bargeld, Karten oder vergleichbare elektronische Zahlungen annehmen und Ihre jährlichen Umsätze mit diesen Zahlungen das Vierfache des Preisbasisbetrags (SEK 235.200 für 2025) übersteigen. Unterhalb dieser Grenze gilt eine Befreiung.

Weitere tätigkeitsbasierte Ausnahmen umfassen u. a. Taxibetriebe und unbeaufsichtigten Verkauf über Automaten.

Chancen für Cloud-Fiskalisierung: Zertifizierte Kontrolleinheiten via API

Schwedens Rechtsrahmen schreibt keinen reinen Hardware-Ansatz vor. Solange die funktionalen und sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt sind, kann eine Kontrolleinheit auch als zertifizierte cloudbasierte Lösung via API umgesetzt werden, ähnlich wie in Deutschland oder Österreich.

Eine Cloud-Lösung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Flexibilität: Nahtlose Integration mit modernen Cloud-POS-Systemen und anderen Business-Tools, geringere Abhängigkeit von proprietärer Hardware.
• Reduzierte Hardware-Abhängigkeit: Mobile POS mit Cloud-APIs benötigen keine sperrigen Server oder spezielle Hardware. Das senkt Kosten und ermöglicht zentrale Updates.
• Skalierbarkeit: Optimal für große Infrastrukturen mit vielen Kassen an mehreren Standorten.
• Zuverlässigkeit und Compliance: Zertifizierte Cloud-Services werden vom Anbieter gepflegt. Updates und regulatorische Änderungen werden schnell umgesetzt, was die Compliance-Last für Unternehmen verringert.