Ajuste del UStAE: así se revisan y validan correctamente las facturas electrónicas

El 15 de octubre de 2025, el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) publicó una carta sobre la adaptación del Decreto de Aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido, en la que se concretan los requisitos para la factura electrónica obligatoria en operaciones entre empresas nacionales. Las actualizaciones se centran en errores de formato, reglas comerciales y contenido, así como en sus consecuencias.

La introducción de la factura electrónica obligatoria para operaciones entre empresas nacionales a partir del 1 de enero de 2025 marca un punto de inflexión estratégico en la digitalización de la economía alemana. Este cambio no solo aumenta la transparencia, sino que también transfiere al receptor de la factura nuevas y ampliadas obligaciones. El procesamiento correcto de las facturas electrónicas entrantes es esencial para garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales y no poner en riesgo la deducción del IVA soportado.

¿Qué se entiende por factura electrónica?

👉 Factura electrónica

Una factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento electrónico (Decreto de Aplicación del IVA, UStAE 14.1 párr. 2).

Formatos permitidos:

• Formatos que cumplen la norma europea EN 16931.
• Formatos acordados entre emisor y receptor que permitan una extracción correcta y completa de los datos requeridos.

👉 Otra factura

Se consideran “otras facturas” a las facturas en formato papel o en otros formatos electrónicos que no cumplen los requisitos de una factura electrónica.

Ejemplos de otras facturas electrónicas son los archivos PDF sin conjuntos de datos integrados, o los archivos de imagen.

💡 Importante

Un archivo que, debido a errores de formato, no cumple los requisitos de un formato estructurado también se considera como otra factura.

¿Cuáles son los errores más comunes en la facturación electrónica?

La correcta clasificación de un documento como “factura electrónica” o “otra factura” es el primer y más importante paso, ya que determina todo el proceso de revisión posterior y tiene consecuencias fiscales directas. Basándose en ello, existen tres categorías de errores comunes que las empresas deben tener en cuenta.

❌ Errores de formato

Un error de formato se produce cuando un archivo de factura no cumple las especificaciones técnicas de la sintaxis o no permite una extracción correcta y completa de los datos.

• Ejemplo: una estructura XML incorrecta.
• Consecuencia: el archivo no se considera fiscalmente como una factura electrónica, sino como“otra factura”. Esto puede contradecir la obligación del emisor de enviar una factura electrónica.

❌ Errores de reglas comerciales

Se trata de violaciones de las dependencias lógicas de la información dentro de una factura electrónica. Las reglas comerciales son especificaciones técnicas que verifican la coherencia de los datos.

• Ejemplos: información incompleta (p. ej., falta un campo obligatorio como “BT-10 Buyer reference”) o información contradictoria (p. ej., el importe del impuesto calculado no coincide con el tipo impositivo indicado).
• Consecuencia: algunos de estos errores pueden ser relevantes fiscalmente (por ejemplo, un cálculo de impuestos incorrecto), mientras que otros (como la ausencia de “Buyer reference”) se consideran fiscalmente irrelevantes. Es necesario evaluar cada caso individualmente.

💡 Consejo práctico

No todos los errores de reglas comerciales implican el rechazo de la factura. Se recomienda un procedimiento de control interno que clasifique los errores en dos categorías: errores críticos, fiscalmente relevantes (por ejemplo, cálculo impositivo incorrecto) que requieren aclaración inmediata, y errores no críticos, que pueden ignorarse o comunicarse al proveedor en un proceso conjunto (por ejemplo, falta de campos de referencia opcionales).

❌ Errores de contenido

Un error de contenido es una infracción de los requisitos fiscales obligatorios según §§ 14 y 14a de la Ley del IVA (UStG). Esto se refiere a la exactitud material de los datos de la factura.

• Ejemplos: indicación de un tipo impositivo incorrecto, descripción de servicios insuficiente o falta del número fiscal del emisor. Un error de contenido también puede existir si el archivo es técnicamente válido (sin errores de formato o reglas comerciales).
• Consecuencia: la factura se considera “no conforme”, lo que puede poner en peligro la deducción del IVA soportado.

✅️ Revisar las facturas electrónicas en 3 pasos

Un proceso de verificación sistemático y comprensible es clave para minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento normativo. Con él se cubren todos los aspectos relevantes, desde la validación técnica y el control de contenido, hasta el archivo seguro.

1️⃣ Validación formal y técnica

El primer paso se centra en garantizar la capacidad técnica de envío y recepción, así como en comprobar errores de formato y reglas comerciales. Constituye la base técnica para el procesamiento posterior.

Idealmente, este paso se automatiza mediante el uso de una “aplicación de validación adecuada”, como recomienda el BMF en varias ocasiones. Dicho software es capaz de:

• Garantizar la capacidad de envío y recepción: con la integración de un proveedor adecuado se asegura que las facturas electrónicas se envíen correctamente y que siempre exista capacidad de recepción.
• Verificación del formato: la aplicación comprueba si el archivo recibido cumple las especificaciones técnicas de un formato estructurado permitido (por ejemplo, conformidad con el esquema XML de la norma EN 16931).
• Verificación de reglas comerciales: idealmente, la aplicación verifica la coherencia lógica y la integridad de los datos extraídos según las reglas definidas del formato correspondiente.

Basándose en esta validación, se procede con los siguientes pasos:

• En caso de errores de formato: la factura se considera legalmente “otra factura”. El receptor debe verificar si esto cumple con la obligación del emisor de enviar una factura electrónica.
• En caso de errores de reglas comerciales: los errores detectados deben evaluarse. Mientras algunos son fiscalmente relevantes (por ejemplo, cálculo impositivo inconsistente), otros pueden ignorarse (por ejemplo, ausencia del campo ‘BT-10 Buyer reference’).
• Si la verificación se supera: la factura ha pasado la primera fase técnica y se puede continuar con la revisión de contenido y comercial.

2️⃣ Revisión de contenido y comercial

Una validación técnica exitosa no exime al receptor de su deber de revisar el contenido de la factura. Un archivo puede ser técnicamente correcto y, aún así, contener datos incorrectos o incompletos.

Los puntos clave en esta fase van más allá de la validación automatizada.

• Integridad de los datos obligatorios: se debe asegurar que todos los datos requeridos por la ley del IVA (§§ 14, 14a UStG) estén contenidos en la parte estructurada de la factura electrónica. No basta con remitir un anexo con los datos principales.
• Exactitud material: se debe comprobar la corrección del contenido. ¿El tipo impositivo indicado es correcto? ¿La descripción del servicio es precisa y comprensible? ¿Los cálculos son correctos?
• Conciliación con la operación comercial: los datos de la factura deben coincidir con los documentos de respaldo (pedido, contrato, albarán). Este cruce crea una trazabilidad confiable entre la factura y el servicio efectivamente prestado.

3️⃣ Documentación y archivo adecuado

Tras la revisión técnica y de contenido, la correcta documentación y el archivo concluyen el proceso. Este paso es esencial para futuras auditorías fiscales.

Requisitos clave para el archivo de facturas electrónicas:

• Conservación del informe de validación: se recomienda conservar el informe técnico de validación como prueba del control realizado.
• Archivo en formato original: al menos la parte estructurada de la factura electrónica debe conservarse intacta en su forma original. Una simple conversión a otro formato (por ejemplo, PDF) no es suficiente.
• Garantizar autenticidad, integridad y legibilidad: estos tres principios deben mantenerse durante todo el periodo legal de conservación de diez años. (Nota: aunque la carta del BMF menciona ocho años, el § 14b párr. 1 UStG establece diez años. Por seguridad jurídica, se recomienda este plazo)
• Evaluación automática: debe garantizarse la capacidad de lectura automatizada de la parte estructurada para permitir el acceso digital de la administración tributaria durante una auditoría.

Las obligaciones de diligencia recaen en el receptor de la factura

En el proceso de facturación electrónica, el receptor asume una responsabilidad clave que va más allá de la simple recepción del documento. Debe realizar acciones activas de revisión y control para asegurar la deducción del IVA y garantizar el cumplimiento.

Elegir un partner confiable es clave para ahorrar un esfuerzo considerable, especialmente al establecer la capacidad técnica de envío y recepción, automatizar la validación técnica y archivar facturas electrónicas y pruebas. La transición a la factura electrónica no solo implica nuevas exigencias de cumplimiento, sino también una oportunidad para modernizar y aumentar la eficiencia de los procesos de facturación.