Adaptation du UStAE : Comment vérifier et valider correctement les factures électroniques

Le 15 octobre 2025, le ministère fédéral des Finances (BMF) a publié une lettre adaptant le décret d’application de la taxe sur la valeur ajoutée, précisant les exigences relatives à la facture électronique obligatoire pour les opérations entre entreprises nationales. Les mises à jour se concentrent sur les erreurs liées au format, aux règles métier et au contenu ainsi que sur leurs conséquences.

L’introduction de la facture électronique obligatoire pour les opérations entre entreprises nationales à partir du 1er janvier 2025 marque un tournant stratégique dans la numérisation de l’économie allemande. Ce changement accroît non seulement la transparence, mais transfère également au destinataire de la facture de nouvelles obligations de diligence. Le traitement correct des factures électroniques reçues est essentiel pour garantir la conformité légale et ne pas compromettre le droit à la déduction de la TVA.

Que signifie une facture électronique ?

👉 Facture électronique

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement électronique (Décret d’application de la TVA, UStAE 14.1 par. 2).

Formats autorisés :

• Formats conformes à la norme européenne EN 16931.
• Formats convenus entre l’émetteur et le destinataire de la facture permettant une extraction correcte et complète des données requises.

👉 Autre facture

Sont considérées comme « autres factures » les factures sous forme papier ou dans d’autres formats électroniques qui ne respectent pas les exigences d’une facture électronique.

Exemples : fichiers PDF sans ensembles de données intégrés et fichiers image.

💡 Important

Un fichier qui, en raison d’erreurs de format, ne respecte pas les exigences d’un format structuré est également considéré comme une autre facture.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans la facturation électronique ?

La classification correcte d’un document comme « facture électronique » ou « autre facture » est la première et la plus importante étape, car elle détermine le processus de vérification ultérieur et a des conséquences fiscales directes. Trois catégories d’erreurs fréquentes doivent être surveillées.

❌ Erreur de format

Une erreur de format se produit lorsqu’un fichier de facture ne respecte pas les spécifications techniques de la syntaxe ou ne permet pas une extraction correcte et complète des données.

• Exemple : une structure XML défectueuse.
• Conséquence : le fichier n’est pas considéré comme une facture électronique au sens fiscal, mais comme une « autre facture ». Cela peut contrevenir à l’obligation de l’émetteur d’envoyer une facture électronique.

❌ Erreur de règle métier

Il s’agit d’infractions aux dépendances logiques entre les informations au sein d’une facture électronique. Les règles métier sont des prescriptions techniques vérifiant la cohérence des données.

• Exemples : informations incomplètes (ex. : un champ obligatoire tel que « BT-10 Buyer reference » est manquant) ou informations contradictoires (ex. : le montant de la taxe ne correspond pas au taux indiqué).
• Conséquence : certaines de ces erreurs peuvent être pertinentes fiscalement (ex. : calcul erroné de la taxe), tandis que d’autres (ex. : absence de référence acheteur) ne le sont pas. Une évaluation au cas par cas est nécessaire.

💡 Conseil pratique

Toutes les erreurs de règles métier ne nécessitent pas un rejet de facture. Il est recommandé de mettre en place un contrôle interne distinguant : les erreurs critiques (pertinentes fiscalement, nécessitant une correction immédiate) et les erreurs non critiques (peuvent être ignorées ou communiquées périodiquement au fournisseur).

❌ Erreur de contenu

Une erreur de contenu constitue une violation des mentions obligatoires selon les articles 14 et 14a de la loi allemande sur la TVA (UStG). Elle concerne l’exactitude matérielle des données de la facture.

• Exemples : taux de TVA incorrect, description de prestation insuffisante, ou absence du numéro fiscal de l’émetteur. Une telle erreur peut exister même si le fichier est techniquement valide (sans erreur de format ni de règle métier).
• Conséquence : la facture est alors considérée comme « non conforme », ce qui peut compromettre le droit à la déduction de TVA.

✅️ Comment vérifier vos factures électroniques en 3 étapes

Un processus de vérification systématique et traçable est la clé pour minimiser les risques et assurer la conformité. Il couvre la validation technique, le contrôle du contenu et l’archivage sécurisé.

1️⃣ Validation formelle et technique

Cette étape vise à garantir la capacité d’envoi et de réception technique ainsi qu’à vérifier les erreurs de format et de règles métier. Elle constitue la base technique du traitement ultérieur.

Idéalement, cette étape est automatisée grâce à une « application de validation adéquate », comme recommandé à plusieurs reprises dans la circulaire du BMF. Ce type de logiciel aide à :

• Assurer la capacité d’envoi et de réception des factures électroniques à tout moment.
• Vérifier que le fichier reçu respecte les spécifications techniques d’un format structuré autorisé (par ex. : conformité au schéma XML de la norme EN 16931).
• Contrôler la cohérence logique et la complétude des données extraites selon les règles métier définies du format.

Résultats possibles :

• En cas d’erreur de format : la facture est considérée comme une « autre facture ». Le destinataire doit vérifier si cela est conforme à l’obligation de l’émetteur.
• En cas d’erreurs de règles métier : les erreurs détectées doivent être évaluées selon leur pertinence fiscale.
• Si la validation est réussie : la facture peut passer au contrôle de contenu et commercial.

2️⃣ Contrôle du contenu et commercial

Une validation technique réussie ne dispense pas le destinataire de sa responsabilité de contrôle de fond. Une facture techniquement correcte peut contenir des erreurs matérielles ou des informations incomplètes.

Points de contrôle clés :

• Exhaustivité des mentions obligatoires : toutes les mentions légales doivent figurer dans la partie structurée de la facture électronique.
• Exactitude matérielle : le taux de TVA est-il correct ? La description de la prestation est-elle claire ? Les montants sont-ils exacts ?
• Correspondance avec le processus commercial : les données de la facture doivent correspondre aux documents sous-jacents (commande, bon de livraison, etc.).

3️⃣ Documentation et archivage conforme

Après les vérifications techniques et de contenu, il est essentiel d’assurer une documentation et un archivage corrects pour les contrôles fiscaux futurs.

Exigences principales :

• Conservation du rapport de validation : il sert de preuve de la vérification technique.
• Archivage au format original : la partie structurée de la facture électronique doit être conservée intacte dans sa forme d’origine.
• Authenticité, intégrité et lisibilité : ces trois principes doivent être garantis pendant la période légale de conservation de dix ans (bien que la circulaire du BMF mentionne huit ans).
• Exploitabilité automatique : la partie structurée doit rester accessible à l’administration fiscale pour un audit numérique.

Les obligations de diligence incombent au destinataire de la facture

Dans le processus de e-facturation, le destinataire porte une responsabilité centrale dépassant la simple réception du document. Il doit entreprendre des contrôles actifs pour sécuriser la déduction de TVA et assurer la conformité.

S’associer à un partenaire fiable pour la mise en place de la validation technique, l’automatisation et l’archivage peut réduire considérablement la charge administrative. La transition vers la facture électronique représente non seulement de nouvelles exigences de conformité, mais aussi une opportunité de moderniser et d’optimiser vos processus de facturation.