Januar 2026: Belgien macht E-Rechnung für B2B verpflichtend

Die elektronische Rechnungsstellung in Europa schreitet stetig voran und Belgien, wo strukturierte elektronische Rechnungen für Business-to-Government (B2G) bereits seit 2024 verpflichtend sind, setzt den nächsten Schritt.

Das Land erweitert den Anwendungsbereich auf B2B: Seit 1. Januar 2026 müssen alle in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen, die Rechnungen an andere in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen ausstellen, für diese B2B-Transaktionen E-Rechnungen verwenden.

Elektronische Rechnungsstellung unterscheidet sich von der traditionellen Rechnungsstellung dadurch, dass sie von der Erstellung bis zur Verarbeitung vollständig digital erfolgt, den physischen Umgang überflüssig macht und automatisierte, integrierte Workflows ermöglicht, die manuelle Dateneingaben und Fehler reduzieren.

Welche Anforderungen gelten für die B2B-E-Rechnung? Wer ist von den Änderungen betroffen? Und was bedeutet das alles in der Praxis?

1. Januar 2026: B2B-E-Rechnungspflicht in Belgien beginnt

Am 1. Januar 2026 führte Belgien eine landesweite Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Business-to-Business (B2B) Transaktionen ein. Dies stellt einen bedeutenden Wandel in der Art dar, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen, austauschen und verarbeiten, und betrifft POS-Anbieter, deren Systeme Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen unterstützen, direkt.

Diese neue Verpflichtung ist Teil eines breiteren Trends der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Europa und weltweit, da viele Länder verpflichtende E-Rechnungsregime eingeführt haben, um die Steuerkonformität zu modernisieren. Die Einführung der E-Rechnung wird durch staatliche Vorgaben vorangetrieben, um die Steuerkonformität zu verbessern und Betrug zu reduzieren.

Was ändert sich bei der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Belgien?

Nach den neuen Regeln müssen alle in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen, die an andere umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen verkaufen, ab Januar 2026 strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen.

Diese Anforderung gilt für die meisten inländischen B2B-Transaktionen und bedeutet, dass traditionelle Rechnungsformate wie PDF oder Papier nicht mehr ausreichen. E-Rechnungen sind maschinenlesbar und lassen sich direkt in Buchhaltungssysteme integrieren, wodurch der Bedarf an manueller Verarbeitung reduziert wird.

Diese strukturierten E-Rechnungen müssen maschinenlesbar sein und anerkannten Formaten folgen, wie z. B. solchen auf Basis europäischer Standards (z. B. EN 16931 und Peppol BIS), die eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglichen.

3-monatiges Toleranzfenster von Januar bis März 2026

Die belgischen Steuerbehörden kündigten eine dreimonatige Toleranzphase für das erste Quartal 2026 an – diese gilt für

• Unternehmen, die derzeit nicht über die technischen Möglichkeiten verfügen, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
• Unternehmen, die keine strukturierten elektronischen Rechnungen ausstellen können, weil ihre eigenen Systeme oder die Systeme Dritter, von denen sie abhängig sind, dies nicht ermöglichen.

Während der Übergangsfrist werden Strafen wegen Nichteinhaltung, die sich speziell auf die neuen E-Rechnungsregeln beziehen, in der Regel nicht angewendet, wenn Unternehmen nachweisen können, dass sie angemessene und rechtzeitige Schritte zur Einhaltung unternommen haben. Sie sind weiterhin verpflichtet, ihren Rechnungspflichten nachzukommen, indem sie alternative Formate wie PDF oder alternative Übermittlungswege wie E-Mail nutzen.

Nahezu Echtzeit-E-Reporting von Rechnungsdaten für 2028 geplant

Während sich die elektronische Rechnungsstellung auf den Austausch von Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format bezieht, bezeichnet E-Reporting die Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde.

Belgien plant, um 2028 eine nahezu Echtzeit-digitale Mehrwertsteuerberichterstattung über strukturierte Daten einzuführen, bei der Rechnungsdaten nahezu unmittelbar über ein 5-Ecken-Peppol-Modell an die Steuerbehörde gemeldet werden.