Gesetzliche Vorschriften sind ständigem im Wandel und es ist nicht immer einfach, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Anfang Januar 2024 wurde die deutsche Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr zur Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation von Kassenvorgängen festlegt, aktualisiert. Die Umstellung auf digitale Belege ist eine gute Möglichkeit, die nahtlose Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und gleichzeitig von vielen weiteren Vorteilen zu profitieren.

Was sind die neuen verpflichtenden Belegangaben (KassenSichV 2024)?

Eine wesentliche Änderung der KassenSichV im Jahr 2024 betrifft die Pflichtangaben auf dem Beleg. Ab Januar 2024 müssen alle in Deutschland ausgestellten Quittungen die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems (ERS) und des Sicherheitsmoduls (TSE) sowie den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten.

Es wird empfohlen, die TSE-Signatur in einem QR-Code zu speichern, was die Kassen-Nachschau erheblich beschleunigt. Die Verwendung eines QR-Codes anstelle von Klartext für die erforderlichen TSE-Daten verkürzt auch den Beleg, der entsprechend der Belegausgabepflicht für jede Transaktion ausgehändigt werden muss, und spart Papier und Ressourcen.

Digitale Belege zur Einhaltung von KassenSichV und Bonpflicht – mehr als eine Formalität

Papier zu sparen und schädliche Chemikalien in Papierbelegen zu vermeiden ist eine gute Idee, aber inwiefern können digitale Quittungen maßgeblich zu Ihrem Geschäftserfolg beitragen?

Die Vorteile digitaler Belege gehen über die reine Einhaltung von Vorschriften hinaus

• Einfache und schnelle Integration mit Ihrem POS-System

Elektronische Belege können problemlos über eine API integriert werden, mit umfangreicher Dokumentation und Entwicklerressourcen, die alle technischen Aspekte abdecken. Sie bleiben immer vollständig konform mit allen gesetzlichen Anforderungen rund um den Beleg sowie der DSGVO, ohne sich um kontinuierliche Funktions-Updates, Partnerschaftsmanagement und Integrationen mit Drittanbieterdiensten kümmern zu müssen.

• Internationales Roll-out möglich

Einmal implementiert, kann der digitale Beleg in allen europäischen Ländern verwendet werden, in denen die Gesetzgebung den Ersatz des gedruckten Belegs durch eine digitale Lösung erlaubt. Dazu gehören zum Beispiel Deutschland, Österreich, Frankreich und Spanien.

• Einfache Nutzung für EndkundInnen

Anstelle eines gedruckten Kassenbons können die Kunden ihre digitalen Quittung bequem über einen QR-Code abrufen, der an der Kasse angezeigt wird. Dies ermöglicht eine einfache Archivierung und Speicherung, einschließlich Google Wallet™.

• Optimales KundInnenerlebnis

Wie bei der Bequemlichkeit von Selbstbedienungskassen im stationären Handel liegen die versteckten Möglichkeiten, Bedürfnisse von KundInnen abzudecken, oft zwischen den Zeilen - und manchmal sind es Details, die dazu beitragen. Ein Kunde ist unzufrieden und möchte seinen Einkauf umtauschen? Vielleicht hat er den Papierbeleg verloren oder er ist nicht mehr lesbar, was ihn davon abhält, sein Ziel zu erreichen und so zu einer nicht zufriedenstellenden Interaktion mit Ihrem Unternehmen führt. Mit digitalen Belegen kann überall und jederzeit darauf zugegriffen werden.

• Individuell anpassbar für jeden Bedarf

Ob ein Logo, Barcodes für Kundenbindungsprogramme oder Werbebanner - die Möglichkeiten sind endlos. Über das Händler-Dashboard ist es einfacher denn je, flexibel zu bleiben, Belege anzupassen und detaillierte Performance-Einblicke zu erhalten. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Optimierung des gesamten Prozesses.

• Ein zusätzlicher Marketingkanal mit unbegrenztem Potenzial

Stellen Sie sich einen Kunden vor, der einen Papierbeleg erhält, an dessen Ende ein Gutschein inkludiert ist. Vielleicht schaut er sich den Beleg genauer an und bewahrt ihn in seiner Brieftasche auf, um ihn erst lange nach dem Aktionszeitraum wiederzufinden. Oder er wirft den Beleg gleich weg und verpasst so das positive Erlebnis, beim nächsten Einkauf ein Angebot genutzt zu haben. Beides ist sowohl für KundInnen als auch für Unternehmen frustrierend. Durch die Ausgabe digitaler Quittungen haben KundInnen alles, was sie brauchen, jederzeit in der Hand und können so zur Kundenbindung beitragen.

• Ein wertvoller Kundenkontaktpunkt in jeder Branche

Vom Erreichen anonymer Kunden im Einzelhandel über Einsparungen bei der Drucker-Infrastruktur für mobile Dienstleister bis hin zur schnelleren Ausgabe von Quittungen und kürzeren Wartezeiten in der Gastronomie - elektronische Belege unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Abläufe.

Die Umstellung auf digitale Belege ist eine Investition in die Zukunft. Neben der nahtlosen Einhaltung von Vorschriften geht es darum, das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen, um Belege nicht nur als reine Formalität zu verwenden. Es ist eine großartige Möglichkeit, gesetzliche Konformität sicherzustellen und gleichzeitig den KundInnen ein optimales Einkaufserlebnis zu bieten und in einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft vorauszudenken.

Also, warum warten?