Anpassung des UStAE: So prüfen und validieren Sie E-Rechnungen richtig

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses veröffentlicht, indem die Anforderungen an die obligatorische elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern konkretisiert werden. Die Updates fokussieren sich auf Fehler hinsichtlich Format, Geschäftsregeln und Inhalt sowie deren Konsequenzen.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 markiert einen strategischen Wendepunkt in der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Diese Umstellung erhöht nicht nur die Transparenz, sondern überträgt dem Rechnungsempfänger auch neue und erweiterte Sorgfaltspflichten. Die korrekte Verarbeitung eingehender elektronischer Rechnungen ist entscheidend, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten und den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung?

👉 E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE 14.1 Abs. 2).

Zulässige Formate sind:

• Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
• Formate, die zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart wurden und eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

👉 Sonstige Rechnung

Als „sonstige Rechnung" gelten Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben für eine E-Rechnung entsprechen.

Beispiele für sonstige Rechnungen in anderen elektronischen Formaten sind PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze und Bilddateien.

💡 Wichtig

Eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an ein strukturiertes Format nicht erfüllt, gilt ebenfalls als sonstige Rechnung.

Was sind die häufigsten Fehler bei der elektronischen Rechnungsstellung?

Die korrekte Klassifizierung eines Dokuments als „E-Rechnung“ oder „sonstige Rechnung“ ist der erste und wichtigste Schritt, denn er bestimmt den gesamten nachfolgenden Prüfungsprozess und hat direkte umsatzsteuerliche Konsequenzen. Basierend darauf gibt es drei häufige Fehlerkategorien, auf die Unternehmen achten müssen.

❌ Formatfehler

Ein Formatfehler liegt vor, wenn eine Rechnungsdatei nicht den technischen Vorgaben der Syntax entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion der Daten zulässt.

• Beispiel: Eine fehlerhafte XML-Struktur.
• Konsequenz: Die Datei wird umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“ eingestuft. Dies kann im Widerspruch zur Pflicht des Ausstellers stehen, eine E-Rechnung zu senden.

❌ Geschäftsregelfehler

Hierbei handelt es sich um Verstöße gegen die logischen Abhängigkeiten der Informationen innerhalb einer E-Rechnung. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften, die die Konsistenz der Daten prüfen.

• Beispiele: Unvollständige Informationen (z. B. ein Pflichtfeld wie „BT-10 Buyer reference“ fehlt) oder widersprüchliche Informationen (z. B. der berechnete Steuerbetrag passt nicht zum angegebenen Steuersatz).
• Konsequenz: Einige dieser Fehler können umsatzsteuerlich relevant sein (z.B. falsche Steuerberechnung), während andere (z.B. die fehlende „Buyer reference“) als umsatzsteuerlich unbeachtlich gelten. Eine Bewertung im Einzelfall ist erforderlich.

💡 Praxis-Tipp

Nicht jeder Geschäftsregelfehler erfordert eine Rechnungsabweisung. Empfohlen ist ein internes Kontrollverfahren, das Fehler in zwei Klassen einteilt: Kritische Fehler, die umsatzsteuerlich relevant sind (z.B. falsche Steuerberechnung) und eine sofortige Klärung erfordern, und unkritische Fehler, die ignoriert oder in einem Sammelprozess an den Lieferanten kommuniziert werden können (z.B. fehlende optionale Referenzfelder).

❌ Inhaltsfehler

Ein Inhaltsfehler ist ein Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG. Dies betrifft die materielle Richtigkeit der Rechnungsdaten.

• Beispiele: Die Angabe eines falschen Steuersatzes, eine unzureichende Leistungsbeschreibung oder das Fehlen der Steuernummer des Ausstellers. Ein Inhaltsfehler kann auch dann vorliegen, wenn die Datei technisch valide ist (keine Format- oder Geschäftsregelfehler).
• Konsequenz: Die Rechnung gilt dann als „nicht ordnungsmäßige Rechnung“, wodurch der Vorsteuerabzug gefährdet sein kann.

✅️ So prüfen Sie Ihre E-Rechnungen in 3 Schritten

Ein systematischer und nachvollziehbarer Prüfprozess ist der Schlüssel zur Risikominimierung und zur Sicherstellung der Compliance. Hiermit decken Sie von der technischen Validierung über die inhaltliche Kontrolle bis zur sicheren Archivierung alle relevanten Aspekte ab.

1️⃣ Formale und technische Validierung

Der erste Schritt konzentriert sich auf die Sicherstellung der technischen Versende- und Empfangsbereitschaft sowie eine Prüfung auf Format- und Geschäftsregelfehler. Er bildet das technische Fundament für die weitere Bearbeitung.

Idealerweise wird dieser Schritt durch den Einsatz einer „geeigneten Validierungsanwendung“ automatisiert, wie es im BMF-Schreiben mehrfach empfohlen wird. Eine solche Software unterstützt durch:

• Sicherstellung der Sende- und Empfangsbereitschaft: Mit Einbindung eines geeigneten Anwendungsanbieter wird sichergestellt, dass einerseits E-Rechnung korrekt versandt werden, und zu jeder Zeit Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen besteht. 
• Prüfung des Formats: Die Anwendung verifiziert, ob die empfangene Datei den technischen Spezifikationen eines zulässigen strukturierten Formats entspricht (z. B. Konformität mit dem XML-Schema der Norm EN 16931).
• Prüfung der Geschäftsregeln: Im Idealfall prüft die Anwendung die extrahierten Daten auf logische Konsistenz und Vollständigkeit gemäß den definierten Geschäftsregeln des jeweiligen Formats.

Basierend auf dieser Validierung kommt es zu den weiteren Schritten:

• Bei Formatfehlern: Die Rechnung gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“. Der Empfänger muss prüfen, ob dies im Einklang mit der Pflicht des Ausstellers steht, eine E-Rechnung zu senden. 
• Bei Geschäftsregelfehlern: Die festgestellten Fehler müssen bewertet werden. Während einige umsatzsteuerlich relevant sind (z. B. eine inkonsistente Steuerberechnung), können andere ignoriert werden (z. B. das Fehlen der Angabe im Feld ‚BT-10 Buyer reference‘).
• Bei bestandener Prüfung: Die Rechnung hat die erste technische Hürde genommen. Sie ist formal eine E-Rechnung und kann zur inhaltlichen und kaufmännischen Prüfung weitergeleitet werden.

2️⃣ Inhaltliche und kaufmännische Prüfung

Eine erfolgreiche technische Validierung entbindet den Rechnungsempfänger nicht von seiner Sorgfaltspflicht zur inhaltlichen Prüfung der Rechnung. Eine technisch einwandfreie Datei kann dennoch inhaltlich falsche oder unvollständige Angaben enthalten.

Die zentralen Prüfpunkte in diesem Schritt gehen über eine rein maschinelle Validierung hinaus.

• Vollständigkeit der Pflichtangaben: Es muss sichergestellt werden, dass alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sind. Ein Verweis auf eine Anlage mit den Kerndaten genügt nicht. 
• Materielle Richtigkeit: Die inhaltliche Korrektheit der Angaben muss kontrolliert werden. Stimmt der ausgewiesene Steuersatz? Ist die Leistungsbeschreibung korrekt und nachvollziehbar? Ist die Rechnung rechnerisch richtig?
• Abgleich mit dem Geschäftsvorgang: Die Rechnungsdaten müssen mit den zugrundeliegenden Geschäftsunterlagen (z. B. Bestellung, Auftrag, Lieferschein) abgeglichen werden. Dieser Abgleich schafft einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der tatsächlich erbrachten Leistung.

3️⃣ Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung

Nach erfolgreicher technischer und inhaltlicher Prüfung schließt die ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung den Prozess ab. Dieser Schritt ist für die Nachweisführung bei zukünftigen Betriebsprüfungen von entscheidender Bedeutung.

Die Kernanforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen sind:

• Aufbewahrung des Validierungsberichts: Es wird empfohlen, zum Nachweis der durchgeführten technischen Prüfung den Validierungsbericht aufzubewahren. 
• Archivierung im Originalformat: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine reine Konvertierung in ein anderes Format (z.B. PDF-Archiv) ist nicht ausreichend. 
• Sicherstellung von Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit: Diese drei Grundsätze müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gewährleistet sein. (Anmerkung: Während das BMF-Schreiben hier von acht Jahren spricht, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gemäß § 14b Abs. 1 UStG zehn Jahre. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist die Zehnjahresfrist empfohlen.) 
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die maschinelle Auswertbarkeit des strukturierten Teils muss für die Finanzverwaltung sichergestellt sein, um einen digitalen Zugriff im Rahmen einer Prüfung zu ermöglichen.

Die Sorgfaltspflichten liegen beim Rechnungsempfänger

Im E-Rechnungsprozess trägt der Rechnungsempfänger eine Kernverantwortung, die über den reinen Empfang eines Dokuments hinausgeht. Er ist zu aktiven Prüf- und Kontrollhandlungen verpflichtet, um den Vorsteuerabzug zu sichern und die Compliance zu gewährleisten.

Besonders bei der Herstellung der technischen Versende- und Empfangsbereitschaft, der Automatisierung der technischen Validierung sowie der Archivierung von E-Rechnungen und sonstigen Nachweisen, kann ein verlässlicher Partner signifikanten Mehraufwand ersparen. Die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet neben neuen Compliance-Anforderungen auch eine Chance zur Modernisierung und Effizienzsteigerung Ihrer Rechnungsprozesse.