Fiskal-Compliance in Portugal: Was sind ATCUD, SAF-T und QES?

Das portugiesische Steuersystem kombiniert strenge Vorschriften zur Rechnungsstellung mit modernen digitalen Standards. Obwohl das Land kein Echtzeit-Rechnungsfreigabesystem wie Italien (SDI) oder Spaniens digitale Übermittlung von umsatzsteuerbezogenen Transaktionsdaten (SII) betreibt, ist sein Compliance-Rahmen ebenso robust: Die Fiskalisierung in Portugal basiert auf zertifizierter Software, standardisierten Rechnungsformaten, digitalen Signaturen und strukturierten Meldepflichten.

Sie sind ein Unternehmen oder POS-Anbieter und planen, in den portugiesischen Markt zu expandieren? Dann ist es an der Zeit, sich mit den zentralen Begriffen rund um Fiskalisierung in Portugal vertraut zu machen: rechtliche Grundlagen, obligatorische Formate und bevorstehende Anforderungen; einschließlich ATCUD, QR-Codes, digitaler Signaturen und UBL 2.1/CIUS-PT.

Das portugiesische Fiskalisierungsmodell

Die Fiskalisierung in Portugal wurde schrittweise umgesetzt, beginnend mit der Einführung der SAF-T (PT)-Datei für digitale Prüfungen im Jahr 2008, gefolgt von der Verpflichtung zur Verwendung zertifizierter Rechnungsstellungssoftware von 2010 bis 2011, dem eigentlichen Beginn des modernen Steuersystems.

Im folgenden Jahrzehnt erweiterte Portugal seine Kontrollen mit der monatlichen SAF-T-Berichterstattung (2013), einer wichtigen gesetzlichen Aktualisierung durch das Decreto-Lei 28/2019 und schließlich der Einführung von QR-Codes und ATCUD (zwischen 2021 und 2023), womit das heutige vollständig digitale und nachvollziehbare Rechnungsstellungssystem vervollständigt wurde.

In Portugal basiert seine Fiskal-Compliance auf:

• Zertifizierte Rechnungsstellungssoftware, die von der portugiesischen Steuerbehörde (Autoridade Tributária e Aduaneira, kurz AT) genehmigt ist
• Monatliche Übermittlungen der SAF-T (PT)-Prüfdatei
• QR-Code und ATCUD (Código Único do Documento) auf allen steuerrelevanten Dokumenten
• Standardisierte E-Rechnungsstellung (UBL 2.1 via CIUS-PT) für öffentliche Aufträge (B2G)
• Elektronische Signaturen, die auf verpflichtende qualifizierte elektronische Signaturen (QES) für PDF-Rechnungen umgestellt werden, deren Frist bis 2027 verlängert wurde.

Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Anforderungen.

1. Zertifizierte Rechnungsstellungssoftware

Um in Portugal compliant zu bleiben, müssen Rechnungsstellungs- und POS-Systeme von der Steuerbehörde (AT) zertifiziert sein und eine Reihe technischer und sicherheitsrelevanter Standards erfüllen. Zertifizierte Software muss die Datenintegrität, Nachverfolgbarkeit und ordnungsgemäße Prüfbarkeit aller steuerrelevanten Dokumente gewährleisten.

Die wichtigsten Anforderungen an zertifizierte Rechnungsstellungssoftware sind:

• SAF-T (PT)-Kompatibilität, damit steuerliche Prüfungsdaten im Standardformat exportiert werden können
• Kryptografische Signatur von Rechnungen mit RSA-Schlüsseln, um sicherzustellen, dass jedes Dokument eindeutig identifizierbar und manipulationssicher ist
• Sicherer Benutzerzugriff, der unautorisierte Änderungen verhindert und alle Änderungen aufzeichnet
• Keine versteckten Änderungsfunktionen, die eine Modifikation steuerlicher Daten ohne Spuren ermöglichen
• Vollständige Audit-Trail-Protokolle, die Zeitstempel, Rechnungsnummer, Beträge und Verknüpfungen zu vorherigen Transaktionen enthalten
• Registrierung und Zertifizierung des Herstellers bei der AT, einschließlich Einreichung des öffentlichen Schlüssels der Software und formeller Erklärung
• Auflistung im offiziellen AT-Register zertifizierter Software, wobei die Zertifizierung widerrufen werden kann, wenn Regeln nicht eingehalten werden.

Diese Anforderungen gelten seit 2011 und bilden die Grundlage des portugiesischen Fiskalisierungsrahmens.

2. SAF-T (PT) für die Rechnungsberichterstattung

SAF-T (PT) steht für „Standard Audit File for Tax“, eine strukturierte XML-Datei, die von der portugiesischen Steuerbehörde definiert wurde und detaillierte Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsdaten enthält. Unternehmen müssen ihre Rechnungsdaten jeden Monat an die AT übermitteln, wodurch SAF-T zu einem zentralen Bestandteil der steuerlichen Compliance in Portugal wird.

3. ATCUD (Código Único do Documento): Ein eindeutiger sequentieller Code für jede Rechnung

Eines der wichtigsten Elemente der modernen portugiesischen Fiskalisierung ist ein Code, der jede Rechnung und jedes steuerrelevante Dokument in Portugal eindeutig identifiziert: ATCUD (Código Único do Documento).

Er verknüpft jedes Dokument mit einer autorisierten Rechnungsserie und gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit für die Steuerbehörde. Für POS-Anbieter ist die korrekte Unterstützung von ATCUD entscheidend für die rechtliche Konformität.

ATCUD-Anforderungen, die POS-Anbieter sicherstellen müssen:

• Anforderung oder Validierung der Rechnungsserie des Steuerpflichtigen, der jede Serie bei AT registrieren muss, um den Validierungscode zu erhalten
• Automatische Generierung des ATCUD für jede Rechnung und jedes Dokument in der Serie
• Deutliche Anzeige des ATCUD auf gedruckten oder digitalen Rechnungen (Kopfzeile oder ausgewiesener Bereich)
• Strikte sequentielle Nummerierung ohne Lücken oder Rückdatierungen
• Führung eines Audit-Trails, der den ATCUD und die entsprechenden Rechnungsdaten speichert
• Verwaltung mehrerer Serien, wenn der Kunde separate Sequenzen verwendet (z. B. POS, Webshop, Backup-System)

Ein vollständig konformes POS-System muss die ATCUD-Generierung in jeden Rechnungsworkflow integrieren, um die portugiesischen Fiskalisierungsanforderungen zu erfüllen.

4. QR-Code auf Rechnungen

Portugal verlangt, dass auf allen steuerrelevanten Dokumenten ein QR-Code gedruckt oder angezeigt wird. Dieser QR-Code verschlüsselt wichtige Steuerinformationen, sodass die Steuerbehörde und Verbraucher die Rechnung leicht überprüfen und digital melden können. Er ist ein Kernelement des digitalen Fiscalisierungsmodells Portugals.

5. E-Rechnungsstellung und qualifizierte elektronische Signatur (QES): Verschiebung auf Januar 2027

📢 Portugal hat die vollständige Umsetzung der E-Rechnungsstellung, einschließlich der Verpflichtung zur Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES), auf Januar 2027 verschoben.

Derzeit verlangt Portugal strukturierte XML-E-Rechnungen (CIUS-PT) gemäß dem Standard EN 16931 für alle B2G-Transaktionen und fördert PEPPOL-basierte Übermittlung für eine bessere Interoperabilität. Bisher gilt diese standardisierte Struktur nicht für B2B-Transaktionen, da diese eine qualifizierte Signatur erfordern.

QES steht für Qualified Electronic Signature (qualifizierte elektronische Signatur). Sie stellt die höchste Stufe elektronischer Signaturen gemäß der EU-eIDAS-Verordnung dar und hat denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Signatur. Eine QES wird mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät und einem qualifizierten digitalen Zertifikat erstellt, das von einem akkreditierten Vertrauensdienstleister ausgestellt wird. Sie garantiert die Authentizität des Ausstellers und die Integrität des Dokuments.