Hardware-, Software- oder hybride Fiskalisierung: Welches Modell gilt?

Ein POS-Anbieter, der in Madrid bereits live ist, gewinnt eine Restaurantgruppe mit Standorten in Brüssel, Budapest und Berlin. In jeder dieser Städte fragt das Gesetz, wie ein Verkauf gegen nachträgliche Änderungen geschützt wird, und die vier Antworten fallen unterschiedlich aus.

In Madrid steckt der Schutz in der Rechnungssoftware. In Brüssel brauchen die Kasse und eine Blackbox an der Theke jeweils ein staatliches Zertifikat. In Budapest muss der Beleg aus einer Kasse kommen, die die Steuerbehörde zugelassen hat. In Berlin kann die Restaurantgruppe zwischen einem zertifizierten Gerät und einem zertifizierten Cloud-Dienst wählen.

Diese Aufteilung ergibt sich aus dem Recht, das sich von Land zu Land unterscheidet. Jedes Modell legt fest, wo der Schutz sitzen muss, und wer weiß, welches Modell in einem Markt gilt, hat den Großteil der technischen Fragen geklärt, bevor das erste Scoping-Gespräch beginnt.

Das Wichtigste in Kürze

Europäische Fiskalisierungsvorschriften folgen drei Modellen. Softwaremodelle wie Spaniens Verifactu stellen Regeln für das Rechnungssystem auf und kommen ohne Gerät aus. Hardwaremodelle wie Belgiens zertifiziertes Kassensystem für Horeca-Betriebe (derzeit im Übergang zum vernetzten SCE/GKS 2.0) und Ungarns Kassenvorschriften verlangen zertifizierte oder zugelassene Geräte am Point of Sale. Hybride Modelle wie in Deutschland, Österreich und Schweden definieren eine Sicherheitsfunktion und akzeptieren sowohl ein lokales Gerät als auch einen Cloud-Dienst.

Die eine Frage, die jeden Markt einordnet

Eine Fiskalisierungsvorschrift soll verhindern, dass ein erfasster Verkauf unbemerkt geändert oder gelöscht wird. Unterschiedlich ist, wen der Gesetzgeber dafür in die Pflicht nimmt. Er kann den Softwarehersteller verantwortlich machen, Geräte verlangen, die die Behörde zugelassen hat, oder einen technischen Standard festlegen und jede Form akzeptieren, die ihn erfüllt.

Softwaremodelle: Die Regeln stecken im Rechnungssystem

Spanien ist das deutlichste Beispiel. Das Real Decreto 1007/2023 legt die Anforderungen an Rechnungssoftware fest (sistemas informáticos de facturación): was jeder Rechnungsdatensatz enthalten muss und wie Datensätze verkettet und geschützt werden, damit sie sich nicht verändern lassen. Ein Fiskalgerät kommt darin nicht vor. Die baskischen Provinzen haben mit TicketBAI ein eigenes System, und auch dieses regelt Software statt Hardware.

Den Nachweis erbringt, wer die Software ausliefert. Nach Artikel 13 der Verordnung gibt der Hersteller eine declaración responsable ab, eine in das Produkt eingebettete Erklärung, dass es die Regeln erfüllt, und hält sie für den Kunden und die Agencia Tributaria (AEAT) bereit. Im Kern ist das eine Selbstzertifizierung: Kein staatliches Prüflabor testet das Produkt, und kein Register nimmt es auf.

Spanien ist nicht das einzige Softwaremodell, und die anderen weisen Konformität auf anderem Weg nach. In Frankreich muss Kassensoftware vier Bedingungen erfüllen (Unveränderbarkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung), nachgewiesen entweder durch die Zertifizierung einer akkreditierten Stelle oder, seit dem 21. Februar 2026, durch eine Selbstattestierung des Herstellers. In Portugal muss Rechnungssoftware von der Steuerbehörde, der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), zertifiziert sein. Keiner der beiden Märkte verlangt ein Fiskalgerät; fiskalys Beitrag zu Drittzertifizierung und Selbstzertifizierung vergleicht die Nachweismodelle.

Hardwaremodelle: Das Gesetz benennt das Gerät

In einem Hardwaremodell prüft und genehmigt die Behörde das Gerät, das den Verkauf erfasst. Konforme Software allein erfüllt die Vorschrift nicht, weil der Schutz in einer Komponente sitzen muss, die die Behörde zertifiziert oder zugelassen hat.

Belgien wendet das auf den Horeca-Sektor an, also auf Hotels, Restaurants und Cafés. Ein Restaurant oder Caterer, dessen Umsatz aus Speisen 25.000 € pro Jahr ohne Mehrwertsteuer übersteigt, muss Belege aus einem registrierten Kassensystem ausgeben (Königlicher Erlass Nr. 1, Artikel 21bis); Getränke zählen bei dieser Schwelle nicht mit. Das System besteht aus zwei zertifizierten Teilen: der Kasse selbst und einem Fiscal Data Module (FDM), der sogenannten „Blackbox“.

Der FÖD Finanzen, Belgiens föderale Steuerverwaltung, zertifiziert beide auf Grundlage des Gesetzes vom 30. Juli 2013 und seiner Durchführungserlasse, zuletzt des Ministeriellen Erlasses vom 29. April 2024. Der Hersteller stellt den Antrag, lässt einen Prototyp zertifizieren und registriert danach jede verkaufte Einheit.

Die zweite Generation des Systems, SCE 2.0 (SCE steht für système de caisse enregistreuse), ist seit dem 1. Juli 2026 für neue Horeca-Betriebe Pflicht, auf Grundlage eines am 3. Juni 2026 veröffentlichten Königlichen Erlasses. Betriebe mit der ersten Generation stellen bis zum 1. Juli 2027, 1. Juli 2028 oder 1. Januar 2029 um, je nachdem, wann sie ihre neueste Kasse gekauft haben. Sowohl die Kasse als auch das FDM brauchen eine SCE-2.0-Zertifizierung.

SCE 2.0 verbindet die Box mit dem Internet, aber sie bleibt eine Box. Laut der technischen Beschreibung des FÖD Finanzen hat das neue FDM ein eigenes Statusdisplay oder LEDs und mindestens 2 GB Pufferspeicher, und es ist per Kabel oder WLAN mit der Kasse verbunden. Neu ist, dass es Transaktionsdaten an die Cloud des FÖD Finanzen weiterleitet.

Hybride Modelle: Das Gesetz benennt eine Funktion, keine Form

Deutschland, Österreich und Schweden definieren, was die Sicherheitskomponente leisten muss, und akzeptieren dann sowohl ein Gerät an der Kasse als auch einen Dienst in der Cloud. Die gesetzliche Pflicht liegt beim Unternehmen, das die Wahl in der Praxis gemeinsam mit seinem POS-Anbieter trifft.

Alle drei setzen ihr Vertrauen in eine Zertifizierung oder ein Zertifikat, nicht in den Ort, an dem die Komponente sitzt:

• Deutschland: § 146a AO und die KassenSichV verlangen eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jede Transaktion absichert. Sie kann ein USB-Stick, eine SD-Karte oder ein eingebettetes Modul sein oder eine Cloud-TSE. In jedem Fall muss das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sie zertifizieren.
• Österreich: Die RKSV verlangt eine Signaturerstellungseinheit. § 12 RKSV lässt zwei Formen zu, eine Smartcard oder ein Hardware-Sicherheitsmodul (HSM), und das HSM kann bei einem Vertrauensdiensteanbieter stehen und über das Internet erreicht werden. Eine fiskalisierungsspezifische Produktzertifizierung wie in Deutschland gibt es in Österreich nicht; stattdessen muss die Hardware nach eIDAS als qualifizierte Signatur- oder Siegelerstellungseinheit zertifiziert sein, und auch das Signaturzertifikat stammt von einem Vertrauensdiensteanbieter.
• Schweden: Kapitel 39 des Steuerverfahrensgesetzes (skatteförfarandelagen, SFS 2011:1244) verlangt, dass Kassen mit einem Kontrollsystem arbeiten. Die ursprüngliche Form ist eine physische kontrollenhet; ein cloudbasiertes kontrollsystem ist seit dem 1. Januar 2021 zulässig (SKVFS 2020:9). Die schwedische Steuerbehörde (Skatteverket) verlangt, dass beide von einer akkreditierten Stelle zertifiziert sind.

Mehr dazu in fiskalys Vergleich von Hardware- und Cloud-Fiskalisierung.

Italien: hybrid im Gesetz, der Wechsel zur Software läuft bereits

Italien liegt zwischen den Kategorien, ist der Cloud aber näher, als es scheint. Heute kann ein Unternehmen seine täglichen Verkaufsdaten (corrispettivi telematici) über einen registratore telematico (RT) übermitteln, ein Fiskalgerät an der Kasse, das bei der Inbetriebnahme und danach alle zwei Jahre eine verificazione periodica braucht (AdE-Provvedimento vom 28. Oktober 2016, § 1.7). Oder es nutzt das kostenlose Webverfahren „Documento Commerciale Online“ der Agenzia delle Entrate (AdE), das auf § 1.11 desselben Provvedimento beruht und ganz ohne Hardware auskommt.

Mit diesem Webverfahren hat der Übergang bereits begonnen. fiskaly SIGN IT lite ist eine einfache, schnelle API, die das Kassensystem mit der AdE verbindet, corrispettivi telematici übermittelt und Handelsbelege (documenti commerciali) nach den aktuellen Steuerregeln erzeugt, alles ohne RT-Gerät.

Der nächste Schritt ist der Weg über zertifizierte Software, geregelt im Gesetzesdekret 1/2024, Artikel 24, und im AdE-Provvedimento Nr. 111204 vom 7. März 2025. Er läuft in zwei Stufen ab: Eine autorisierte Stelle zertifiziert die Lösung, danach entscheidet die Commissione Misuratori Fiscali über die Homologation. Einige Anbieter, darunter fiskaly, sind bereits in der Pilotphase. Homologiert ist noch keine Lösung, doch die ersten Zertifizierungen und Homologationen werden in den kommenden Monaten erwartet, wie fiskalys Leitfaden zu den Zertifizierungsanforderungen in Italien erklärt.

Wo das Gesetz die Wahl lässt, entscheiden Kosten und Skalierung

Sobald ein Markt die Wahl lässt, wird die Frage operativ, und hier liegt der Cloud-Weg vorn. Ein Cloud-Signaturdienst wird zentral erneuert, gepatcht und skaliert. Läuft eine Zertifizierung aus oder taucht eine Sicherheitslücke auf, erledigt der Anbieter das einmal, für alle Kassen gleichzeitig. Neue Standorte sind in Minuten angebunden.

Hardware verlagert diese Arbeit an die Theke. Jede Kasse braucht ihre eigene Einheit, jede Einheit hat ein Ablaufdatum, und jeder Austausch und jedes Firmware-Update muss jeden Standort einzeln erreichen.

Der übliche Einwand lautet, dass ein Cloud-Dienst ausfällt, wenn die Verbindung abbricht. Das kann passieren, aber auch Hardware fällt aus, und die hybriden Modelle legen fest, was ein Unternehmen tun muss, wenn seine Sicherheitskomponente nicht verfügbar ist, ganz gleich, in welcher Form.

Der eigentliche Unterschied ist also, wer die Hardware wartet und wie viele Standorte eine Korrektur erreichen muss. Bei einem Cloud-Dienst sind das ein Anbieter und null Standorte.

Was das für Ihre POS-Roadmap bedeutet

Für einen POS-Anbieter, der seinen nächsten Markt plant, bestimmt das Modell den Zuschnitt der Arbeit, bevor jemand Code schreibt.

In Softwaremärkten wird Compliance zu einer Funktion Ihres Produkts, ob Sie die Erfassungs- und Verkettungslogik selbst bauen oder über eine API beziehen. Im spanischen Modell der Selbstzertifizierung unterzeichnet der Hersteller des Rechnungssystems die Erklärung.

In Hardwaremärkten ist die behördliche Zulassung Ihrer Geräte die Voraussetzung für den Marktzugang. In Belgien braucht Ihre Kasse ein eigenes Zertifikat des FÖD Finanzen und muss mit einem zertifizierten FDM zusammenarbeiten.

Ein hybrider Markt lässt Ihnen eine Architekturentscheidung, und ihre Kosten wachsen mit jedem neuen Standort. Der Hardware-Weg bringt jeder Kasse eine Einheit, eine Installation und ein Ablaufdatum. Der Cloud-Weg bringt eine API-Integration und eine Abhängigkeit vom Anbieter dahinter.

Auch die Modelle ändern sich. Prüfen Sie daher vor der Planung, wo ein Markt gerade steht.

Für die Restaurantgruppe vom Anfang ergeben sich daraus vier Projekte: eine Software-Integration in Madrid, eine zertifizierte Kasse mit Blackbox in Brüssel, eine von der ungarischen Steuerbehörde NAV zugelassene Kasse in Budapest und eine Wahl zwischen Gerät und Cloud in Berlin.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Erst einordnen, dann planen: Ob ein Markt die Software regelt, die Geräte zulässt oder die Wahl lässt, entscheidet, ob Sie eine Funktion bauen, Hardware zertifizieren lassen oder eine Architektur wählen.
• Softwaremärkte binden Compliance an Ihr Produkt: Spanien akzeptiert die eigene Erklärung des Herstellers, Frankreich eine Zertifizierung oder eine Selbstattestierung des Herstellers, Portugal verlangt eine AT-Zertifizierung.
• Hardwaremärkte belassen die Zulassung beim Gerät: Belgiens vernetzte Blackbox ändert daran für die betroffenen Betriebe nichts.
• Hybride Märkte verlagern die Kosten in die Flotte: Jede Hardware-Einheit muss einzeln installiert und ersetzt werden, deshalb wächst der Abstand zwischen beiden Wegen mit jedem Standort.
• Italien wechselt bereits zur Software: Das Webverfahren der AdE braucht schon heute kein Gerät, und die ersten zertifizierten Softwarelösungen werden in den kommenden Monaten erwartet.

So passt fiskaly ins Bild

fiskaly ist ein cloud-nativer Anbieter von Fiskalisierungs-APIs, dem über 1.900 B2B-Kunden vertrauen. fiskaly arbeitet in Software- und Hybridmodellen, in denen Compliance in der Cloud liegen kann.

In den hybriden Märkten ist SIGN DE die marktführende, vom BSI zertifizierte Cloud-TSE, SIGN AT deckt die österreichische RKSV ab, und SIGN SE bietet ein cloudbasiertes kontrollsystem, zertifiziert nach dem Standard SKVFS 2020:9 von Skatteverket. In Spanien deckt SIGN ES Verifactu, SII, TicketBAI und NaTicket über eine API ab. SIGN FR und SIGN PT stehen für die Softwaremodelle in Frankreich und Portugal bereit.