Europas Weg zum E-Beleg: Vorschriften, Zeitpläne und Compliance
Sie haben wahrscheinlich schon einmal einen zerknitterten Kassenbon im Supermarkt entgegengenommen, in Ihre Tasche gesteckt und ihn spätestens auf dem Weg zum Parkplatz vergessen. Doch was wie ein unwichtiges Stück Papier wirkt, ist Teil einer tiefgreifenderen Entwicklung.
In ganz Europa setzen Regierungen systematisch Schritte, um den Papierbeleg, wie wir ihn kennen, zu digitalisieren – und dieser Wandel passiert schneller, als den meisten Unternehmen bewusst ist.
Der Vorstoß hin zu digitalen Belegen ist eng verknüpft mit Steuer-Compliance, VerbraucherInnendaten, Umweltbedenken und einem der derzeit umstrittensten Rechtsstreitigkeiten vor dem Europäischen Gerichtshof. Bis Ende 2026 könnte der Beleg, den KonsumentInnen achtlos wegwerfen, Teil einer hochregulierten digitalen Spur sein oder vollständig in einer rein digitalen Form verschwinden.
Werfen wir einen Blick darauf, was in den einzelnen Regionen Europas passiert und was das für Ihr Unternehmen bedeutet.
🇫🇷 Frankreich: Digitale Belege als Standard
Status: Automatischer Druck von Papierbelegen verboten
Inkrafttreten: 1. Januar 2023
Rechtsgrundlage: Gesetz gegen Verschwendung und für die Kreislaufwirtschaft (AGEC)
Frankreich hat nicht auf eine Genehmigung gewartet, sondern einfach den automatischen Druck von Papierbelegen verboten. Seit dem 1. Januar 2023 drucken Einzelhändler auf Grundlage des AGEC-Gesetzes keine Kassenbons mehr standardmäßig aus. KundInnen können zwar weiterhin einen Papierbeleg verlangen, doch die Grundannahme hat sich umgekehrt: digital zuerst, Papier nur noch als Ausnahme.
Warum hat Frankreich diesen Schritt gemacht? Weil Thermopapierbelege, die mehr als die Hälfte aller Belege in Europa ausmachen, giftige Chemikalien wie BPA oder BPS enthalten, die sie nicht recycelbar und gesundheitsschädlich machen. Eines der zentralen Argumente lautet, dass bereits der Kontakt mit einem Thermobeleg für mehr als 10 Sekunden dazu führen kann, dass man diesen schädlichen Stoffen ausgesetzt ist, die mit Krebs und hormonellen Störungen in Verbindung gebracht werden. Allein der Einzelhandel produziert schätzungsweise 10.600 Rollen Thermopapier pro Jahr, von denen jede über ihren Lebenszyklus hinweg rund 2,5 Gramm CO2-Emissionen verursacht.
Französische KundInnen erhalten Belege heute per SMS, E-Mail, QR-Code oder über Banking-Apps. Dabei wird die DSGVO-Compliance zunehmend zum Stolperstein, was zusätzliche Recherche, operative Anpassungen und insgesamt erheblichen Aufwand erfordert. Händler, die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern für den Versand digitaler Belege erfassen, unterliegen strengen Datenschutzvorschriften. Sie dürfen diese Daten ausschließlich für die Übermittlung des Belegs verwenden, nicht für unaufgeforderte Marketingzwecke nutzen und müssen sie nach der Übermittlung löschen.
Zusammengefasst
Frankreich hat bewiesen, dass es machbar ist. Die eigentliche Bewährungsprobe besteht darin, ob sich Unternehmen angepasst haben oder die Regeln schlicht ignorieren.
🇩🇪 Deutschland: Rechtliche Unsicherheit bis zur EuGH-Entscheidung
Status: Digitale Belege unter strengen Bedingungen erlaubt
Zentrale Regelungen: Belegausgabepflicht (2020), KassenSichV, TSE-Anforderungen
Auch in Deutschland kommt Bewegung in das Thema E-Beleg. Auf Grundlage der Belegausgabepflicht von 2020 und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) dürfen Händler digitale Belege ausstellen, allerdings unter strengen Anforderungen an Sicherheit und Manipulationsschutz. Jede Transaktion muss mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgezeichnet, digital signiert und überprüfbar sein, was traditionell als Erfordernis eines gedruckten Belegs verstanden wurde.
Die neue Praxis, einen QR-Code für den Download eines digitalen Belegs anzuzeigen, hat naturgemäß Diskussionen unter RechtsexpertInnen ausgelöst. Im August 2025 bot ein deutscher Lebensmitteleinzelhändler seinen KundInnen die Wahl zwischen Papierbeleg oder QR-Code mit Link zu einem digitalen Beleg an. Das Landesamt für Mess- und Eichwesen Niedersachsen erhob Einspruch und verwies auf die Messgeräterichtlinie, die offenbar gedruckte, dauerhafte Belege vorschreibt. Der Fall landete vor dem Europäischen Gerichtshof, der nun entscheiden muss, ob QR-Codes den EU-rechtlichen Anforderungen genügen. Dieser Fall ist von enormer Bedeutung, da die Entscheidung des EuGH den Ton für ganz Europa vorgeben wird.
Inzwischen schreitet die Einführung zwar schneller voran, aber es gibt noch einiges zu tun.
Die aktuelle Umfrage „Deutschland an der Kasse“ von fiskaly, durchgeführt vom Marktforschungsinstitut Appinio (November 2025), ergab, dass die Akzeptanz von E-Belegen bei den VerbraucherInnen gemischt, aber insgesamt positiv ist: 43,1 % der Befragten halten digitale Belege für eine sinnvolle Alternative zur Papiervariante und würden sie selbst nutzen, während weitere 22,5 % sie ebenfalls als gute Alternative ansehen, aber persönlich nicht nutzen würden.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme einschließlich der TSE-Zertifizierungsdetails den Steuerbehörden zu melden (die sogenannte Meldepflicht). Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle bestehenden Systeme registriert sein, andernfalls drohen Bußgelder.
Zusammengefasst
Deutschland verfügt bereits über den rechtlichen Rahmen und die Möglichkeit, E-Belege anzubieten, perspektivisch sogar in Kombination mit dem Übergang zu E-Rechnungen. Das QR-Code-Urteil könnte bestätigen, dass E-Belege per QR-Code rechtlich gleichwertig sind und damit die Option eröffnen, vollständig papierlos zu arbeiten und ausschließlich E-Belege anzubieten.
🇮🇹 Italien: Gestaffelter verpflichtender Übergang
Status: Stufenweises Verbot automatisch gedruckter Papierbelege beschlossen
Rechtsgrundlage: Parlamentsresolution Nr. 7-00286 (Juni 2025)
Italien geht bedacht, aber entschlossen vor. Im Juni 2025 wurde die Resolution Nr. 7-00286 verabschiedet, die ein stufenweises Verbot automatisch gedruckter Papierbelege einführt. Der Zeitplan ist gestaffelt:
- 1. Januar 2027: Große Einzelhändler müssen auf digitale Belege umstellen
- 1. Januar 2028: Unternehmen oberhalb einer definierten Umsatzschwelle müssen nachziehen
- 1. Januar 2029: Die Pflicht gilt für alle Händler
Wie in Frankreich bleiben Papierbelege auf Wunsch verfügbar, doch digital wird zum Standard. Belege werden per SMS, E-Mail oder über mobile Apps direkt am Point of Sale an KundInnen übermittelt. Händler müssen ihre Kassensysteme so aufrüsten, dass die Transaktionsdaten nicht nur – wie bereits vorgeschrieben – gemeldet werden, sondern zusätzlich in Form eines Belegs an die KundInnen übermittelt werden.
Zusammengefasst
Italien hat sich klar dazu verpflichtet, den Wandel bis 2029 abzuschließen, und gibt Unternehmen damit Zeit zur Vorbereitung.
🇧🇪 Belgien: Infrastrukturorientierter Ansatz
Status: Papierbelege optional, kein direktes Verbot
Strategischer Fokus: VAT in the Digital Age (ViDA)
2023 machte Belgien Papierbelege für Einzelhandelstransaktionen optional. Kein Verbot, aber ein klarer politischer Richtungswechsel zugunsten digitaler Alternativen. Die Regierung schuf keinen dramatischen legislativen Moment, sondern gab die Richtung vor und überließ den Marktkräften die Umsetzung.
Noch wichtiger ist, dass sich Belgien als Testfeld für die umfassendere EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) positioniert hat. Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle B2B-Rechnungen elektronisch ausgestellt werden, und diese Infrastruktur wird mit Blick auf E-Belege aufgebaut. Ab dem 1. Januar 2028 wird Belgien ein nahezu Echtzeit-E-Reporting einführen, sodass die Steuerbehörden Rechnungsdaten erhalten, sobald sie zwischen Unternehmen übermittelt werden. Mit der Verabschiedung von ViDA im März 2025 strich Belgien bedingte Formulierungen aus seiner Gesetzgebung und machte das Mandat unumkehrbar.
Zusammengefasst
Belgien konzentriert sich nicht auf das Verbot von Belegen, sondern auf den Aufbau der digitalen Infrastruktur, die Papierbelege obsolet machen wird.
🇦🇹 Österreich: Freiwillige Digitalisierung
Status: Optionale digitale Belege ausdrücklich erlaubt
Rechtsgrundlage: Kassenpaket 2026 (10. Dezember 2025)
Inkrafttreten: 1. Oktober 2026
Österreich hat vor kurzem sein „Registrierkassen-Paket 2026“ (10. Dezember 2025) veröffentlicht, das einen bewusst permissiven Ansatz gegenüber digitalen Belegen verfolgt. Ab dem 1. Oktober 2026 dürfen österreichische Unternehmen optionale digitale Belege per QR-Code oder Weblink ausstellen, ohne Wertgrenze für Transaktionen
Österreich baut damit Hürden für die digitale Einführung ab und belässt die Entscheidung freiwillig. Papierbelege bleiben auf Wunsch der KundInnen verfügbar, doch Händler haben nun eine ausdrückliche Erlaubnis, digital zu arbeiten.
Wichtig ist zudem, dass der zentrale RKSV-Rahmen (Registrierkassensicherheitsverordnung), der 2017 eingeführt wurde, unverändert bleibt: Transaktionen müssen weiterhin sicher aufgezeichnet, digital signiert und über QR-codierte Belege überprüfbar sein. Dies gewährleistet Transparenz im Kampf gegen Umsatzsteuer- und Steuerbetrug.
Zusammengefasst
Österreich erlaubt die digitale Einführung ohne Verpflichtung und positioniert sich damit als wirtschaftsfreundlich, während es sich schrittweise in Richtung Digitalisierung bewegt.
🇸🇪 Schweden: Vollständig digital-first Umgebung
Status: Papierbelege nicht mehr erforderlich
Inkrafttreten: 1. Juli 2024 (Reform des Rechnungswesens)
Schweden wählte einen völlig anderen Ansatz. Anstatt Kassenbelege am Point of Sale zu regulieren, reformierte es die Anforderungen an die Buchhaltung. Seit dem 1. Juli 2024 sind schwedische Unternehmen nicht mehr verpflichtet, Papierbelege aufzubewahren, sobald diese digitalisiert wurden.
Die Konsequenz ist tiefgreifend: Unternehmen können nun einen Beleg scannen und das Papier entsorgen, sofern die digitale Kopie sicher und unveränderbar ist. Die Informationen müssen weiterhin sieben Jahre lang aufbewahrt werden, können jedoch ausschließlich in digitaler Form existieren.
Noch radikaler: Die schwedische Steuerbehörde aktualisierte Ende 2024 ihre Position und erklärte, dass Händler nun ausschließlich digitale Belege anbieten dürfen und keinen Papierbeleg als Rückfalloption bereitstellen müssen. Lehnen KundInnen einen digitalen Beleg ab, entbindet dies den Händler nicht von der Belegpflicht; kann oder wollen KundInnen keinen digitalen Beleg erhalten, ist das ihre Entscheidung – der Händler hat seine Pflicht erfüllt.
Zusammengefasst
Schweden hat Belege vom Papier entkoppelt und eine echte Digital-First-Umgebung geschaffen.
🇪🇸 Spanien: Technische Grundlagen ohne Verpflichtung
Status: Papierbelege weiterhin erlaubt
Zentrale Systeme: Verifactu, AEAT-genehmigte Digitalisierungsplattformen
Spanien baut eine umfassende Infrastruktur für elektronische Transaktionen auf, anstatt die Digitalisierung von Belegen unmittelbar vorzuschreiben. Derzeit hat Spanien Papierbelege nicht verboten. Stattdessen erlaubt es Unternehmen, Papierbelege nach dem Scannen über genehmigte Plattformen, die den Vorgaben der AEAT (spanische Steuerbehörde) entsprechen, rechtssicher zu digitalisieren und zu vernichten. Der Prozess erfordert die Erfassung der Belege oder vollständigen Rechnungen direkt über die Handykamera (nicht aus dem Speicher hochgeladen), um Zertifizierungs- und Prüfanforderungen zu erfüllen.
Das Verifactu-System mit seinen QR-Code-Verifikationsanforderungen und Vorgaben zur digitalen Signatur bereitet den Boden für verpflichtende digitale Belege, doch ein offizielles Datum wurde bislang nicht festgelegt.
Zusammengefasst
Spanien erleichtert derzeit die Nutzung papierloser Belege und Rechnungen, indem es das technische und rechtliche Gerüst für eine digitale Belegzukunft aufbaut, ohne eine harte Frist zu setzen.
Was die Digitalisierung von Belegen für Ihr Unternehmen bedeutet
Was all dies verbindet, ist der Aufbau einer Echtzeit-Steuer-Compliance-Infrastruktur in Europa. Durch die Zentralisierung von Beleg- und Rechnungsdaten aus B2C-, B2B- und B2G-Transaktionen entwickelt sich Europa hin zu kontinuierlichen Transaktionskontrollen, anstatt sich auf periodische Prüfungen zu verlassen.
Frankreichs Verbot setzte ein klares Signal, doch inzwischen ist deutlich, dass jedes Land seinen eigenen Weg wählt – abhängig von lokalen Prioritäten, Herausforderungen bei der Steuererhebung und der jeweiligen Unternehmenskultur. Das deutsche QR-Code-Urteil des EuGH könnte alles verändern; entscheidet das Gericht, dass digitale Belege den EU-Standards genügen, sind Folgereaktionen zu erwarten.
Die Frage für Ihr Unternehmen lautet nicht mehr, ob Sie digital werden sollten, sondern wann. Investitionen in Kassensysteme, Datenerfassungsinfrastruktur und DSGVO-konforme Kommunikationskanäle für KundInnen sind keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.
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